Управление временем — психология

Как управлять собственным временем. Секреты эффективного тайм-менеджмента

kantrium.com | MySuomi.com | HELSINKI | TourMANN.com

Вопрос, как управлять собственным временем— важнейший вопрос человеческого бытия. Из всех жизненных ресурсов ресурс времени самый невосполнимый.

Известное выражение «timeismani»- «время-деньги» не совсем точно отражает именно эту характеристику времени жизни человека, связанному с невосполнимостью.

Человек, потерявший деньги, через какое-то время может восполнить свою потерю, затратив на это усилие.

Но сколько усилий мы ни будем затрачивать, как хорошо мы не научимся управлять временем в настоящем,  мы в наших поисках «утраченного времени» (известное произведение Марселя Пруста) никогда не сможем  вернуть прошлое время.

 В философии Востока, учившей людей управлять собственным временем,  скоротечную жизнь сравнивают  с самой короткой остановкой поезда.

Само по себе это должно нацелить человека на исключительно вдумчивое расходование данного  невосполнимого ресурса.

Между тем огромное количество людей, подпавших под влияние современной индустрии развлечений и философий потребления думают совсем о другом: куда убить время, как его потратить с наибольшим удовольствием для себя.

Причем качество этого удовольствия тогда может вызвать только улыбку.

Если мы хотим достичь в жизни любых серьезных результатов, если для нас важно не только ставить цели, но и   достигать их, мы должны научиться правильно относиться к собственному жизненному времени.

 Практическая наука управления  жизненным временем называется в психологии тайм-менеджментом. В основе любого тайм-менеджмента заложено планирование времени, собственных действий, которые вам нужно осуществить за конкретный временной промежуток.

Иногда люди планируют очень небольшие промежутки собственной жизни, расписывая свои действия буквально по минутам. В других случаях люди планируют день, неделю, месяц, год своей жизни. А иногда и всю жизнь.

Известен случай с ученым Любищевым, который, как известно, ставил перед собой цели интенсивного самообразования и восхождения к вершинам знания.

Когда он составил список специальной литературы, который ему необходимо прочесть, чтобы стать глубоко образованным человеком, он подсчитал время, которое ему придется потратить на чтение этой литературы и поразился длительностью этого периода. Оказалось, что ему для этого нужно несколько сот лет. И его планы по самообразования явно не вмещаются в оставшиеся годы его жизни.

Современные люди редко стремятся заполнить свое внутренне время также тщательно как Любищев.

Но полезно знать примеры ответственного отношения человека к собственному времени. Искусство планирования собственного времени начинается с умения разделять свои дела, которые нам предстоит делать на важные и на срочные.

Когда я провожу консультации и тренинги с людьми, желающими научиться искусству  управлять собственным временем , то есть  основам  тайм-менеджмента, я обычно предлагаю им  составить список самых важных и самых срочных дел.

Потом мы сравниваем оба списка и пытаемся ответить на вопрос: с чего же надо начинать с самого важного или с  самого срочного?

Многие люди убеждены , что в первую очередь нужно делать самое срочное, а важное подождет. Но другие настаивают на том, что важное важнее, чем срочное. И они более правы, чем те, кто постоянно занимается разгребанием срочным проблем упуская важное.

Конечно в идеале, хорошо научиться совмещать важные и срочные занятия. В этом случае  человек научиться держать в своей руке «нить необходимости».

Так на Востоке называют самую краткую и прямую дорогу самой важной и значимой для человеческой эволюции цели.

Для того чтобы находить эту нить, важно и управлять временем своей жизни, важно чтоб внутри человека был внутренний правитель, господин времени или субъект эволюции, «я, кровно заинтересованное в саморазвитии».

 Если человек не воспитал в себе подобного сознательного субъекта саморазвития, господина времени, то сколько бы он не пытался планировать свою жизнь, у него ничего не получится.

У каждого процесса, а время — это  основной жизненный процесс должен быть свой хозяин, субъект, господин. Но чтобы такой субъект внутри субъекта появился, требуются вложения усилий и заполнение своего внутреннего времени серьезной работой над собой.

Только внутренний господин, который сидит на троне сознания всегда (как у просветленных людей), или часто (как  у тех,  кто стремится к совершенству) способен контролировать процесс заполнения внутреннего времени и реальную наполненность жизни внешними событиями.

Внутреннее психологическое время, которое мы проживаем субъективно отличается от  астрономического внешнего времени.

Люди с древности заметили эту особенность и отразили ее в пословицах и поговорках. Счастливые периоды своей жизни время субъективно течет очень быстро, настолько быстро, что человек не замечает, как через него стремительно проносятся часы, недели и месяцы.

Пословица «счастливые часов не наблюдают» говорит как раз об этом. Но в моменты скуки, несчастий и ожиданий, время как раз тянется томительно, медленно и человек мысленно все время подгоняет его, словно ленивую, нежелающую ехать лошадь.

Известно, в детстве и в ранний период жизни людям кажется, что время движется очень медленно. Но чем старше человек, тем стремительнее и неумолимее этот стремительный бег времени.

Потому, чтобы наше развитие протекало сбалансировано, осознанно и целенаправленно нам необходимо сгармонизировать между собой внешнее и внутреннее время. Только тогда вы поймете, как управлять собственным временем.

Где–то необходимо время полезно замедлять, а в других случаях его нужно ускорять и подстегивать, конечно, без излишней спешки. 

Для этого полезно заполнить внутреннее время практикой осознанности и сознательного присутствия в каждый момент своего жизненного времени.

Чем больше часов, минут и секунд будет проходить как бы в присутствии вашего духовного Я, тем более плодотворно и  многоцветно будет протекать душевная внутренняя жизнь человека.

Если мы путем сознательной работы над собой сформируем внутри себя постоянное Я или субъект управления временем, тем больше мы заполним наше время созидательным трудом, полезным и нам и миру.

Если это  субъект не сформирован очень многие советы по тайм-менеджменту будут малополезны, поскольку внутри нас не будет того Я, которое будет способно эти советы воспринять и выполнить.

Источник: http://www.Kluchnikov.ru/stati-avtorskie/biznes-dengi-uspeh/1114-kak-upravlyat-sobstvennym-vremenem-sekrety-effektivnogo-tajm-menedzhmenta.html

Управление временем на личном примере: 10 тезисов

Одним из самых дорогих и невосполнимых ресурсов, которым обладаем мы все, является время. В среднем у нас есть 66,29 лет, что эквивалентно 24212 дням, или 34865280 минутам, или 2091916800 секундам.

Учитывая, что треть времени человек тратит на сон, а у большинства читателей этой статьи целая треть этого ресурса уже потрачена, драгоценного времени не так уж и много остаётся, чтобы им разбрасываться. Время — это деньги, время — это жизнь.

Не бывает избытка и недостатка времени — его лишь надо ценить и уметь пользоваться его течением, словно потоком рек — благодаря которому человек перемещается на судах и использует силу воды в мельницах. Делать это следует также правильно, чтобы не грести против течения. Даже самые маленькие потоки точат скалы, и секунды могут складываться в года полезных дел и успехов.

Я сам в процессе обдумывания и написания этой статьи часто сетовал на нехватку времени. От задумки до исполнения прошёл не один месяц, и, чтобы эта статья не показалась переписыванием очередных тезисов из тайм-менеджмента, я потратил не так уж и мало минут, часов, дней и перепробовал разные идеи, которыми хочу поделиться.

Итак, если вы хотите заняться тайм-менеджментом, то займитесь им, а не читайте о нём! Это раз. Если вас интересуют практики, методы, приёмы — обращайтесь к первоисточникам: С. Кови, Г. Архангельскому, Д. Аллену — от управления собой, личным пространством, трюкам. Это два. В моей же статье пойдёт речь о собственном опыте, о потоке времени и о том, как в нём находится.

«Помните, что ваше собственное решение добиться успеха важнее, чем сотни других» — Авраам Линкольн Итак, всё началось с того, что в один из майских дней моя жизнь изменилась, и вместо стандартного графика с восьми до пяти и следованию roadmap мне самому стало необходимо раздавать, создавать графики и следить за их исполнением. С технической точки зрения это несложно: выделяем задачу, устанавливаем сроки, назначаем ресурс. Так как ресурсы у нас живые — люди, а также изменяющийся код, для поправки внесём риски и затраты на чаепития, на лобзание ляжки няшки в столовой, на сложность и заковыристость проблем и требований — что даже проще, т.к. требует оценки исполнения того или иного алгоритма, или применения технологии. Берём задачку в Jira, щелкаем и… С технической точки зрения… А на практике это не совсем так. Вместо того, чтобы усесться в кресло и передвигать ресурсы, приходится быть вовлечённым во весь процесс, не только своего куска кода, а всего проекта, или даже нескольких проектов, не совсем друг с другом пересекающихся. Т.е. отвечать на вопросы, принимать решения, объяснять… и, собственно в этой мышиной возне, в постоянном переключении с задачу на задачу и с человека на человека стал проходить мой день… Я задумался над этим и решил, что здесь, наверное, что-то не так, т.к. моё время мне нужно и самому, а не только моим подчинённым и проектам. А раз так – то, значит, надо научиться им управлять.

Для начала стоит понять, что мы сами хотим. Это принципиальный вопрос. Не только в работе, но и в жизни. У каждого из нас есть роли в жизни. Моими ролями, к примеру, можно назвать: работник, друг, учитель, ученик, сын, муж и т.д… Стоит выделить главные и принципиальные именно для вас.

У всех они будут отличаться, конечно, но, скорее всего, нам всем хотелось бы иметь и хорошую карьеру, и быть хорошим другом, и отличным супругом, и как-то проявить себя в обществе — своим талантом или общественным признанием.

И тем проще и лучше будет жить, чем гармоничнее и более равномерно (конечно, с учётом внутреннего коэффициента важности) эти области будут развиваться.

Во вторую очередь, надо составить список всех дел, проектов, желаний, которые в данный момент имеются и классифицировать, к какой области они будут относиться.

Вполне может быть и так, что некоторые желания или дела, которые мы зачастую откладываем, которые давят на нас, окажутся и вовсе не важными для наших ориентиров. Здесь следует выбрать самое важное и не размениваться на мелочи.

Что именно будет влиять на наши ключевые сферы жизни? Когда это важно? Будет ли это важно в будущем?

Для себя, для простоты, я выделил всего-навсего четыре сферы:

  • Карьера
  • Саморазвитие
  • Общество
  • Семья

На практике каждую из категорий можно было бы моём случае так же разбить:

Карьера — список того, что отвечает за успех в профессиональном плане — шагов, действий, свершений, приобретаемых навыков. Сюда же я отнёс и профессиональное (и корпоративное в том числе) обучение (себя в роли ученика), так и роль учителя и ментора — обмен опытом, тренинги.

Саморазвитие — т.к. одна из неприятнейших для меня вещей в жизни — это прозябание в существующих условиях. Мне важна тяга к развитию — знаний, навыков. Так, например, сюда я включил занятия языком, чтение литературы (профессиональной и художественной), занятия спортом, получение прав, тайм-менеджмент, хобби.
Общество – как общение с коллегами, друзьями, так и налаживание и поддержание связей с людьми, в том числе и какие-то публикации.
Семья — это и взаимоотношения с родными и с любимыми. Как включая рутину, дела, материальные взаимоотношения, так и нематериальные взаимоотношения.

В итоге, после тщательного разбора/анализа, я оставил 28 задач, требующих моего пристального внимания и исполнения. Это третий тезис: зная, чего и когда вы хотите — начните это делать!

«Мы – это то, что мы делаем постоянно. Совершенство – это не действие, а привычка» — Аристотель

Обязательно попробуйте,- и вам понравится! В моём случае, помимо должностных обязанностей на работе, нахождения в курсе новых тенденций и технологий, совершенствования навыков, мне надо было ходить в автошколу, заниматься английским, поддерживать физическую форму, читать книги, журналы, смотреть фильмы, встречаться с друзьями, родителями, дарить комплименты любимой и баловать её время от времени кулинарными шедеврами. Так, через несколько дней у меня появилось чувство времени. Точнее, чувство нехватки времени. И время стало жалко терять на рассматривание котиков в интернете. Кроме того, возникла проблема, состоящая в том, что, несмотря на то, что важная задача висела в списке, она упорно не хотела выполнятся.

Читайте также:  Лицевая гимнастика - психология

Четвертым тезисом будет типичный совет из тайм-менеджмента: формулируйте в задачах не цели, а действия. В моём случае “поддерживать физическую форму” преобразовалось в “записаться в фитнес-клуб”, “сходить в фитнес клуб”, “делать зарядку”. Цель стала разделимой и измеряемой, а значит – исполняемой. Если следовать терминологии Глеба Архангельского, то, чтобы съесть слона, надо его проглатывать по бифштексам, хотя бы ежедневно (еженедельно). Результатом переработки моего списка бифштексов и лягушачьих дел (маленькие, но неприятные дела, которые ежедневно откладываются на завтра) стало приведение списка целей к списку повторяемых и измеряемых дел — недельное планирование.

Конечно, согласен, это странно звучит, что семь раз следует “сделать комплимент” — и отметить за день галочкой “выполнено”, но вполне измеряемый подход, позволяющий оценить качество той или иной выбранной сферы жизни. Вряд ли я скажу, что это для меня менее важно, чем проверить отчёты от своих подчинённых.

В результате этих поисков и выводов, у меня образовалась следующая электронная таблица, в которой следовало ежедневно отмечать прогресс и отслеживать показатели успешности. Вопреки моим ожиданиям, за первые две недели результаты против поставленных для меня целей оказались не просто хуже, а катастрофически хуже.

Конечно, не каждое дело в таблице обязательно к 100% исполнению, но если она окрашивается в красный цвет вместо зелёного — это тревожный сигнал. Поэтому я немножко усложнил excel-книгу, собирая статистику по дням недели, по неделям, по сферам. Определил для себя, что такое «продуктивный» и «эффективный» день и неделя.

Эффективностьпродуктивность по дням недели:

Продуктивность:

Эффективность (плановая):

Эффективность (актуальная):

В итоге повторного анализа, я, конечно, сделал выводы, что некоторые дела можно совмещать (например, читать можно по пути на работу, как, впрочем, и смотреть фильмы), художественную литературу можно достать и в виде аудиозаписи, а потому послушать как по дороге, так и в том же фитнес-клубе.

Вместо просмотра новостных порталов можно настроить нужную выборку, rss-фиды, и/или брать с ресепшена тематический журнал, распечатки и читать их во время обеда. Дело сдвинулось с мёртвой точки, но не слишком уж и хорошо. Я перечитал наставления Любищева и старался им следовать, но, увы, всего не удавалось достигнуть.

Что же отнимало моё время?

Пятый тезис: знайте время в лицо: куда и на что вы тратите время. Проще всего начать со статистики: сколько и на какие сферы оно уходит. Большая часть будет ожидаемой — это сон, дорога, какая-то рутина — сборы с работы и на работу, приготовления ко сну, быт и тому подобное.

На мой взгляд, самым эффективным методом оценки является запись своей занятости в журнал. Мне удобным оказалось использование тетради формата А4, куда я вносил время начала какого-то действия обычной шариковой ручкой. Это не значит, что каждые пять минут надо туда записывать, что вы делаете в это время — вносите записи при изменении вашей деятельности.

Таким образом, можно отследить, какие дела составляют полезное время, а какие — нет. Главное – записывать, как есть: отвлеклись на вопрос коллеги — запишите. Отвлеклись на интернет — запишите. Как вернётесь к делам, так снова внесите следующую пометку. В итоге должен получиться достаточно рваный график, в котором то и дело будут дыры из “мусорного времени”.

Как с ним бороться — дело исключительно ваше. Что полезного сделаете в ожидании транспорта и как отнесетесь к отвлекающему вас коллеге. В моём случае большую часть мусорного времени составляли именно эти две категории.

С первым понятно — слушаем аудиокнигу, а со вторым – вместо тенденции быть универсальным справочником, я решил, что вопросы лучше накапливать и разбирать во время летучек скопом. Обычно, до 99% информации находится в гугле или собственном мозге у человека (стоит лишь его встормошить) за короткое время.

Кроме того, с точки зрения дисциплины и ответственности, такой подход также предпочтительнее.

Не буду останавливаться на этом подробно, скажу лишь, что такая “по-пятиминутная” оценка своего времени сильно увеличила и мою эффективность и производительность, и моих ребят — оценить паразитические срочные дела (телефонные звонки, вопросы, е-мейлы, горящие реакции на баги, а так же на стороннее и не очень важное для проекта украшательство и вылизывание кода, прилепливание фич — код должен проходить проверки, и ревью против стандартов и спецификаций). Постоянные отвлечения и переключения внимания выводят из состояния потока и просто заставляют ещё лишние минуты, а то и десятки барахтаться, чтобы войти в прежнее русло.

«Вы можете делать что угодно, но не все» — Дэвид Аллен.

Однако, оставалась плавающая, третья, категория мусорного времени — когда под конец дня этот установленный самим собой режим хотелось нарушить и сидеть в интернетах вместо чего-то полезного.

Хотя это и странно звучит, но одним из подходов было заставить себя вместо траты этого времени на безделье тратить его в более продуктивном ключе — на тот же просмотр фильмов — но время от времени я не мог сам себя перебороть, прокрастинация брала надо мной верх, а в некоторые дни на меня скатывалось безрассудное отчаяние от того, как всё распланировано, и какие рамки и несоответствия им есть у меня. Как бы такой локальный “пинарик” не пинал меня, он время от времени меня и демотивировал и требовал выключиться из жизни на день-другой. День. Два дня. Неэффективных и безрассудных.

«Причиной всякой неудачи являются необдуманные действия» — Алекс Маккензи.

Тогда я снова начал рассуждать и анализировать, как же так стало получаться. Пусть и раз в месяц или два, но такие дыры были, и были стабильной тенденцией. Меня они не устраивали. Отсюда шестой тезис: эффективность управления временем не в количестве поддерживаемых дел, а в их качестве.

Я стал понимать, что чем дальше, тем хуже могу вести параллельные дела в день.

Грубо говоря, если мне за день следовало написать код, подготовить тренинг, заняться английским, посетить бассейн и прочитать несколько глав из профессиональной литературы, то эффективными из этих дел, продуктивными оказывались 2-3, а остальные — формально начатыми, как-то наспех сделанными, что влияло на ощущение от результата, что, в конечном итоге, отражалось и на моей подсознательной оценке своих действий. Да, конечно, я мог время от времени, как и раньше, сразу выполнить эффективно и 5 и 7 и больше таких ресурсоёмких и требующих концентрации проектов, но на протяжении каких-то непродолжительных интервалов времени, после которых и следовал срыв. Мой вывод стал таким, что следует планировать не только недельный список лягушек, но иметь план на день, в котором чётко будут обозначены не более трёх ключевых дел. Кстати, это наблюдение объяснило мне и просадку производительности в понедельник, когда зачастую оставались хвосты от выходных. Ведь отдых — это тоже активность, дело, занятие, а не довесок в «оставшееся время».

Тезис седьмой: переключайтесь полностью. Отведите своим делам ровно столько времени и те рамки, коих они заслуживают. Другими словами: не думайте о работе дома, а, приходя на работу — работайте. Не пересиживайте на работе, но и не сбегайте с неё. Уважайте свой выбор и дома, и на работе.

Неожиданное “лишнее время”, на чём-то сэкономленное, всегда можно заполнить важными делами. Установите правило: «Ваши рабочие часы — это ваше время, а не время вашего начальника и табельщика». Научитесь его ценить больше, чем другие — т.к. только вы знаете его истинную ценность, инвестируйте в себя.

Если работа у вас 8 часов в день, то посвятите это время тому, что наиболее коррелирует с вашими делами из сфер, связанных с работой. Если вы проводите время с семьёй, то и проводите его с семьёй, а не с общением с телевизором или рюмкой коньяка, а тем более не занимаясь параллельно подготовкой к предстоящему рабочему дню.

Ищите возможности. Переключайтесь. Разграничивайте.

Тезис восьмой: проводите ревизии время от времени. Сбор статистики и планирование — это хорошо, но недостаточно. Т.к. ваши цели и ценности могут меняться, рано или поздно придётся вносить изменения в таблицу, список целей и желаний. То же самое и насчёт коэффициентов. Тем не менее, всё равно будьте честны с собой, не подгоняйте цифры под результаты.

Тезис девятый: имейте всегда под рукой список дел. Если у вас нет такого списка, обязательно заведите. Я говорю не о списке регулярных дел, не о списке лягушек, а о каких-то одноразовых целях и задачах. Они могут быть как привязаны ко времени, так и нет. Он могут быть как привязаны к месту, так и нет. В любом случае, всегда держите его перед глазами и/или под рукой.

Сейчас не так уж и мало инструментов, которые позволяют управлять такими списками задач, и тот же Outlook вполне сгодится для этих целей, хотя мне ближе по душе простой, но доступный для любой платформы RememberTheMilk. Вносите задачу, если надо, указываете время и место, определяете сферу, приоритет. И время от времени просматриваете.

Главное, делайте это регулярно: формулируйте цели и дела как действия.

Добиться успеха — полдела; главное — это его удержать — Орисон Скотт Марден.

Тезис десятый: будьте в потоке! После появления чувства времени, ощущения его ценности (особенно ценности минут, проведённых с любимыми и/или с любимым хобби), вам непременно захочется следовать своим целям, ценностям, планам и быть при этом более гибким.

Снова по аналогии с водой — поток имеет огромную мощь, движущую силу и направление, при этом он не разбивается, а огибает препятствия и скалы.

Для достижения этого можно пробовать разные методики, можно учиться на ошибках — в любом случае, у вас больше будет получаться успевать сделать это эффективно. Это будет приносить удовлетворение и освобождать время на новые дела. Чем больше вы делаете, тем больше вы успеваете.

Так что под конец просто желаю удачи и желания поймать свою волну в управлении собой и своим временем. И, если вы ещё не вспомните мой первый тезис, то вспомните вечно актуальную китайскую поговорку:

Путь длиной в тысячу ли начинается с одного шага — Лао Цзы.

Источник: https://habr.com/post/177225/

Что такое тайм менеджмент или как управлять своим временем

Здравствуйте уважаемы читатели блога! Сегодня я хочу разобрать с вами вопрос: Что такое тайм менеджмент ? Наверняка с каждым такое случалось, когда запланировали кучу дел и в спешке пытаетесь их завершить, но времени катастрофически не хватает и от этого сверху накапливается еще больше неразрешенных проблем. И если так жить день за днем, то в результате мы рискуем приобрести хроническую усталость, стресс и бессонницу. А это сказывается не только на работе, но и влияет на личную жизнь.

Филип Честерфилд в 1700-х годах сказал :

Так вот, тайм менеджмент — это как  раз и есть наш помошник в организации времени, который научит распоряжаться им эффективно, и без риска для здоровья. Ведь когда мы едем в поезде очень быстро, и один пейзаж сменяет другой- мы ничего не  успеваем рассмотреть, со временем глаза устают и мы не получаем никакого удовольствия. Верно?

А если мы будем управлять своим временем, мы вернем  власть в свою жизнь, научимся разглядывать и замечать пейзажи за окном, отдыхая при этом и набираясь ресурсов для последующих свершений. Ведь это значимо не только в жизни офисных работников и при ведении бизнеса для руководителей, но и для женщин в декрете.

Особенно ценно, если Вы научите детей планировать каждый час, чтобы они эффективно использовали его в учебе,  имели возможность отдыхать и полноценно развивались. Заинтересовало? Тогда двигаемся дальше.

Программа тайм-менеджмента

Постановка целей

Основой является верное определение целей и постановка их перед собой. То есть, понять для себя, чего Вы хотите, каким образом можете этого достичь и когда. Для этого взять блокнот или электронную записную книгу и все расписать. Самое главное, это определить первостепенную цель, ради которой реализовываются остальные.

Необходимо учесть момент, чтоб они были в балансе, а не полностью противоположны друг другу ( к примеру, сложно строить свой бизнес и при этом много времени уделять семье и бытовым вопросам). Насколько они совместимы с реальностью, чтобы точно рассчитать свои силы (маме в декрете без няни будет очень сложно, опять таки строить бизнес).

Высоких результатов достигают люди, у которых достижение целей не идет вразрез с их ценностями, ведь если Вам придется «переступать» через свои личные определения «что хорошо, а что плохо», то со временем, осознанно или нет, Вы начнете препятствовать сами себе.

Также необходимо будет их проранжировать или выписать в две колонки, так как цели бывают краткосрочными ( которые обычно разрешаются в течении одного дня) и долгосрочными ( когда задание кажется невыполнимым,его делят на этапы, тогда легче справиться с ним и проконтролировать)

Более подробно о постановке целей, вы можете прочитать тут…

Приоритеты

Следующим основным принципом , после определения целей, является расставление приоритетов. Сделать это можно с помощью одного результативного инструмента, который называется матрица Эйзенхауэра (военный, политический деятель, и Президент США, между прочим).

Заключается она в том, чтобы разделить каждую вашу задачу на одну из этих категорий ( со временем можно будет просто обозначать разными цветами):

  1. Важные и срочные одновременно. Достигать их должны лично Вы и незамедлительно;
  2. Значимые, но не срочные. Можете спланировать выполнение после срочных и важных;
  3. Срочные, но не важные. Вполне можно , а порой даже нужно поручать реализацию другим;
  4. Не значимые и не срочные. Обычно не требуют внимания, так как разрешаются сами собой, попутно с другими заданиями.

Пока ничего сложного, уважаемые читатели, правда ведь? Это основы, и они помогут  в таком деле, как управление временем.

Более подробно об этом методе можете почитать тут: «Незаменимый помошник в расстановке приоритетов Таблица Эйзенхауэра»

Планирование

Ведь мало ставить цели и расставлять приоритеты, необходимо также уметь правильно планировать свой день. Потому что именно план дня поможет проранжировать краткосрочные и долгосрочные задачи. Для этого с утра выпишите список дел по мере убывания их значимости.

Если есть возможность и пространство позволяет, купите доску, на которой маркером будете выписывать необходимое на день. Тогда она всегда будет перед глазами. В крайнем случае можно обойтись и обычным ежедневником.

Самым главным правилом планирования дня- это начинать с отдыха, в первую очередь позаботиться о своем личном времени, чтобы энергии и ресурсов хватало на выполнение работы, только тогда она будет результативна. Но учтите, необходимо выяснить, когда вы просто теряете время.

Также необходимый инструмент для каждого, исследовать так называемые «хронофаги» — излишнее просиживание перед телевизором , частое обновление почты или общение с людьми, которые впустую теряют Ваше время, в общем, когда минуты уходят, не принося пользы.

Если не выходит их полностью исключить из своей жизни, то хотя бы постарайтесь значительно сократить.

Методы

Предлагаю рассмотреть очень эффективный метод, который называется «по помидору». Для начала разъясню,что эти самые помидоры продаются в интернет-магазинах и устроены по принципу будильника с таймером.

Итак, когда Вы уже составили список дел, выберите из них долгосрочное, или так называемое, «Великое дело». Заведите помидор на 25 минут и выполняйте задание, пока он не зазвенит. Сделайте короткий перерыв в 5 минут. И если дело не закончено, потратьте  на него еще следующие  25 минут. А через четыре помидора возьмите себе большой перерыв в 20-30 минут.  И так далее…

Важно! Правила этого метода :

— отключайте телефон, чтобы не отвлекаться;

— если работу закончили, а еще много времени- идите дальше по списку дел;

—   когда выполняете работу и вдруг вспомнили о другом деле- сделайте пометку в списке, вернетесь к нему после перерыва и потратите другие 25 мин.

Со временем Вы заметите качественность и эффективность своих усилий.

Подробнее об этой технике вы можете почитать тут.

Также есть отличная методика, которая помогает контролировать движение к цели и повышает осознанность этого процесса. Называется:

«Пять пальцев»

Она заключается в том, что каждый палец обозначает какой-то из параметров контроля над временем и делами.

В свободное время после рабочего дня,  лучше всего перед сном, просто взгляните на свою ладонь и задайте себе вопросы. Их запомнить легко, так как параметры подобраны под первым буквам названия пальцев.

  • Большой палец- означает Бодрость, Ваше физическое состояние. Узнайте у себя, что сделали для своего здоровья, как позаботились о своем хорошем самочувствии и каким образом поддерживали свою физическую форму в течении дня.
  • Указательный — Услуга, сотрудничество, помощь. Задайте вопрос : « Улучшились ли мои взаимоотношения с коллегами или в семье?», « Чем я был полезен другим?».
  • Средний — Состояние. « Какие чувства я сегодня испытывал?», « В каком эмоциональном состоянии провел день?», « Каким образом я справлялся с негативными состояниями и каким образом находил ресурс для поддержки настроения?»
  • Безымянный — Близость к цели. Подумайте, что сегодня сделали, чтобы приблизиться к своей цели? Чего достигли за день? И где именно находитесь относительно достижения поставленной задачи?
  • Мизинец- Мысли, информация и знания. Очень помогает для закрепления и усвоения. Просто вспомните, что нового сегодня узнали и какие знания приобрели.

Самым последним принципом в программе тайм-менеджмента является наработка необходимых привычек. Мы уже об этом говорили, составление списка по значимости, планирование, исключение хронофагов…

Мои рекомендации и личные наблюдения

  • Попробуйте определить для себя, в какое время дня Вы наиболее активны, просто подметить время, когда производительность на высшем уровне. И именно на это время планировать самые длительные и трудновыполнимые задачи.
  • Всегда учитывайте возможность форс-мажора, и оставляйте хотя бы полчаса свободного времени на такие неожиданные ситуации, чтобы иметь возможность вносить коррективы в расписание.
  • Необходимое правило- это соблюдать временной сеттинг. Если кто-то опаздывает на совещание, он нарушает границы всех участников, так как отбирает время. Чтобы этого не происходило, необходимо начинать без опоздавшего, на ответственности которого уже будет самостоятельное включение в процесс, который он пропустил.
  • Для результативного выполнения плана работы важна правильная мотивация. Об этом мы уже говорили в предыдущей статье «10 способов как повысить мотивацию в работе уже завтра». Если вы будете нацелены на результат, и будете замечать свои достижения — производительность намного увеличится.
  • Всегда анализируйте свои ошибки и сложности, выписывайте их, со временем у Вас появится опыт их разрешения и будет уменьшатся затратность ресурсов. Вы тогда осознанно будете подходить к вопросам о том, что происходит в жизни, что Вы с ней делаете, зачем и каким образом. Мы не идеальны, и все удерживать в своей голове не всегда выходит.

Заключение

И напоследок, уважаемый читатель, хочу порекомендовать Вам почитать одну замечательную книгу Брайана Трейси: « Тайм-менеджмент по Брайану Трейси». Для более детального изучения эффективности управления своим временем. Успехов Вам и  до новых встреч на страницах моего блога.

Источник: http://qvilon.ru/samorazvitie/chto-takoe-tajm-menedzhment.html

Статьи из категории Управление временем

В наше время, когда скорость жизни и трудовой деятельности велика, чрезвычайно популярны технологии организации времени и повышения эффективности его использования.

Управление временем или тайм-менеджмент – это процесс сознательного контроля над количеством времени, потраченного на деятельность, при котором специально увеличивается ее эффектность и продуктивность.

Тайм-менеджмент включает в себя постановку целей, планирование, расстановку приоритетов, распределение ресурсов, делегирование, анализ временных затрат и другие методы, помогающие управлять временем и грамотно его организовывать.

От умения управлять временем зависит не только успех в работе и карьере, но и жизненная успешность.

Почему с возрастом время течет быстрее?

Управление временем

Время – относительное понятие, придуманное людьми для обозначения той формы, в которой протекают физические и психические процессы жизнедеятельности.

Время нужно для того, чтобы измерять жизнь.  Но почему с возрастом время течет быстрее? Теории ускорения времени Еще А. Эйнштейн говорил, что время – это иллюзия, так же как и пространство.

С великим физиком согласны и психологи. Продолжить чтение

Тайм-менеджмент: метод Баффета

Управление временем

Пожалуй, можно предположить, что обладатель состояния, превышающего 50 млрд долларов, частый гость списков богатейших людей мира и самый успешный инвестор XX века Уоррен Баффет знает, как распорядиться своим временем. Что уж там — скорее всего, он знает об этом больше, чем кто-либо ещё в мире! Уоррен Баффет придумал отличную трехступенчатую страгтегию повышения личной продуктивности. Она Продолжить чтение

Как научиться вставать рано по утрам

Управление временем

У каждого человека есть «внутренние часы», называемые биоритмами. Эти природные ритмы определяют работоспособность в разное время суток.

Ученые выяснили, что уже в шесть часов утра в организме людей появляется гормон «пробуждения» – кортизол.

Почему же тогда для многих подъем в это время представляет немалую трудность? Сова или жаворонок? Физиология играет большую роль в умении просыпаться Продолжить чтение

Целеполагание. Как спланировать будущее

Управление временем

Управление временем для современных людей превратилось в настоящее искусство, овладеть которым получается не у каждого.

Для достижения успеха в карьере и личной жизни, человеку приходится расписывать свой распорядок дня поминутно.

Краткосрочные и долгосрочные цели В жизни активного и целеустремленного человека дорога каждая секунда, ему не хватает двадцати четырех часов в сутках, чтобы осуществить запланированный комплекс Продолжить чтение

8 советов – как успевать делать много дел

Управление временем

Вот посмотришь на некоторых людей, и диву даешься, как они все успевают? И на работе все идеально, к тому же какие-то дополнительные нагрузки могут брать, и с детьми своими позанимаются, и выглядят хорошо, и в семье все ладно, при этом еще успевают заняться чем-то для души, для себя, спортом, хобби. На самом деле все очень Продолжить чтение

К самодисциплине через планирование

Управление временем

Далеко не все люди добиваются успеха и признания в своей жизни.

А ведь так хочется быть лучшим в своей области, привлекать внимание людей своими достижениями, жить достойно и богато. Одним из ключей успеха является самодисциплина.

С ней, собственно говоря, все и начиналось у людей, добившихся в жизни признания. А дисциплина предполагает под собой четкое планирование Продолжить чтение

Источник: https://ourmind.ru/category/articles/rabota/time-management

Правила тайм-менеджмента – как управлять временем и всё успевать

Зачастую люди, уделяющие повышенное внимание развитию своей карьеры, сталкиваются с серьезной проблемой: для всех служебных обязанностей не хватает и 24 часов в сутках.

Помочь справиться с этим могут современные технологии тайм-менеджмента, которые позволяют правильно организовать свое рабочее время и тем самым повысить профессиональную эффективность.

Тайм-менеджмент – наука о времени

Тайм-менеджмент (в пер. с англ. – «управление временем») – наука о методах определения того, что для человека важно и на что в первую очередь следует потратить время. Ее возникновение относят к 60-м годам XX века.

Тогда в странах Запада благодаря развитию бизнеса стремительно ускорился темп жизни. Резко возросла нагрузка у людей, занятых в сфере управления. Они начали испытывать хроническую нехватку как рабочего, так и свободного времени. Постепенно процесс распространился и на остальные категории служащих.

Чрезмерная занятость, утрата работоспособности и увеличение стресса у многих людей привели к появлению новой науки – тайм-менеджмента, в основу которой было положено не стремление успеть все и сразу, а принцип достижения максимального результата за минимальное время. Главным инструментом для этого стало планирование.

Эффективный план – ставим цели

Чтобы составить эффективный план, нужна цель. Выясните, чего вы хотите достичь, а потом устанавливайте четкие временные рамки: когда именно вы планируете добиться желаемого. В тайм-менеджменте выделяются краткосрочные и долгосрочные цели.

Они определяются в зависимости от срока реализации. Если первые могут существовать на бумаге в виде текущей задачи на день, например позвонить десяти клиентам, то вторые – на год и более вперед, допустим, продвинуться по карьерной лестнице.

По словам Брайана Трейси, бизнес-консультанта и автора бестселлеров по повышению персональной эффективности, если решение проблемы занимает слишком много времени, чтобы разобраться с ней зараз, стоит разбить ее на несколько этапов, а те, в свою очередь, на подэтапы. Каждому из них нужно отвести время. Затем составляется план, и вы, следуя ему, будете переходить от одной задачи к другой. А то, что вы делаете, шаг за шагом приближает вас к заветной цели.

Определив вашу долгосрочную цель, все ее этапы и подэтапы, начните фиксировать планы на каждый день. Чтобы исписанный лист был не просто бесполезным перечнем дел, стоит ориентировать его на результат.

Например, пишите в списке не «составить отчет», а «отчет составлен», чтобы по окончании процесса можно было поставить рядом с записью жирную галочку. Это сильное мотивирующее средство.

Четко сформулируйте итог, которого вы хотите достичь при решении задачи.

Принцип Парето – 20 против 80

Иногда перечень рабочих дел настолько обширен, что вы рискуете не уложиться в стандартные 8 часов. Поэтому лучше расположить дела в порядке срочности и важности. В случае наличия срочных дел рутинную работу отложите. Классики тайм-менеджмента считают, что большинство людей не достигают карьерных высот вовсе не из-за меньших способностей, а потому, что не умеют выделять главное.

Эту идею наглядно демонстрирует правило, выведенное итальянским экономистом и социологом Вильфредо Парето: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата». Так что рекомендуется выделить те 20% дел, которые обеспечивают максимальный эффект, и начинать свой день с них.

Не забудьте показать руководству составленный план. Даже если ваш руководитель не увлечется тайм-менеджментом, как и вы, он будет в курсе, какие наиболее горящие служебные обязанности вы выполняете в первую очередь, а какие – откладываете. А также сможет повлиять на план и помочь вам определиться с приоритетами. Благодаря этому не возникнет несогласованности в работе.

Матрица планирования Эйзенхауэра

Чтобы составить эффективный план своих целей и задач, воспользуйтесь матрицей планирования Дуайта Эйзенхауэра, 34-го президента США. Он занимал этот пост с 1953 по 1961 год. Она предусматривает четыре варианта комбинаций по параметрам: срочное, не срочное, важное, не важное.

Составьте список этих обозначений напротив каждого дела. И оцените временные затраты для их выполнения. Отсортируйте дела по степени важности и держите таблицу перед глазами, чтобы сосредоточиться на главном.

Оставьте «запасное» время

По мнению Глеба Архангельского, классика российского тайм-менеджмента, при планировании дня нужно рассчитывать не более 60% времени, а 40% – так называемые буферные зоны – оставлять на случай возникновения срочных и непредвиденных задач. Форс-мажор есть всегда, это тоже нужно учитывать. И не стоит расписывать свой день минута в минуту, такой план все равно не сработает.

В случае если неожиданных задач не возникло, займитесь выполнением важных, но не срочных дел. Например, разберите бумаги в своем столе – если договоры с клиентами сегодня вам не нужны, это не значит, что они вскоре не пригодятся. Так вы решите проблему до того, как она станет горящей и потребует вашего времени в самый неподходящий момент.

Ну, а если этот подход не позволит избежать форс-мажора (например, у вас возникает необходимость отправиться на срочную встречу, которая займет половину рабочего дня), то следует:

  • Поручить часть запланированных дел другому сотруднику, если у вас есть помощники.
  • Перенести дела на более поздний срок (полностью или частично).
  • Отклонить задачи.

При составлении плана в первую очередь выделите «жесткие» задачи, которые должны осуществляться в строго определенное время, например встречи.

Следите за тем, чтобы они не были запланированы строго друг за другом, без временного интервала. Ваш партнер или клиент может опоздать, встреча – затянуться, и это потянет за собой смещение всех остальных задач.

Организация времени руководителя

Организация рабочего дня для управленца имеет свои особенности: это общение с подчиненными, постановка задач, контроль и разрешение конфликтов между сотрудниками.

Посреди всего этого хаоса нужно сосредоточиться на проблемах и решать их эффективно. Классики тайм-менеджмента на этот счет дают четыре совета:

  • Не назначайте на день более четырех встреч, иначе вы вряд ли сможете действовать эффективно.
  • Делегируйте полномочия: если вы выполняете работу, которую мог бы сделать сотрудник вашего отдела, и его час времени стоит дешевле, чем ваш, – значит, вы зря расходуете деньги компании.
  • Установите еженедельные часы приема подчиненных – политика открытых дверей отучает сотрудников от самостоятельности и ведет к неразумной трате времени.
  • При планировании рабочего дня создайте условия для того, чтобы сосредоточиться на решаемой проблеме хотя бы в течение двухтрех часов.

Метод ограниченного хаоса

При реализации плана с краткосрочными целями, как правило, проблем не возникает. А вот с длительными могут возникнуть сложности, особенно если таких проектов несколько.

Трудно держать в голове множество деталей. В то же время регулярная работа над мелочами отнимает время и не дает сконцентрироваться на главном.

Выход – «метод ограниченного хаоса», описанный в одноименной книге Глеба Архангельского.

Для каждого проекта заведите отдельную папку и помещайте туда все относящиеся к теме материалы. Периодически вспоминайте о них и просматривайте. Носите с собой маленький блокнот для записи мыслей. А затем распределяйте записи по папкам. Когда придет время обработать материалы, у вас уже будет несколько хороших идей или решений.

Для очень сложных и долгих проектов, когда предстоящая работа психологически подавляет вас своими масштабами, эффективен метод «швейцарского сыра».

Он основан на том, что к делу нужно приступать постепенно, проделывая в задаче «дырки» наподобие тех, что видны на срезе швейцарского сыра. Таким образом вы начнете ощущать движение вперед, появится мотивация продолжать решение задачи до получения необходимого результата.

Контроль управления временем

Все вышеперечисленные функции тайм-менеджмента будут не столь эффективными, если не проводить контроль.

Он охватывает три задачи:

  • Осмысление физического и эмоционального состояния.
  • Сравнение запланированного с результатом.
  • В случае необходимости корректировка плана.
  • Эта несложная процедура поможет лучше понять, чего вам удалось добиться и какие шаги стоит предпринять для наилучшей организации рабочего времени.

Источник: https://vseznam.ru/blog/tekhnologii_tajm_menedzhmenta_upravleniem_vremenem/2013-02-28-156

Методы управления временем

Методы управления временем очень важны, поскольку оправдание №1 в том, что мы не в состоянии добиться успеха в любой жизненной области, часто звучит так: у меня нет времени.

Данная статья – попытка Psychology-best.ru уничтожить эту фразу в нашем жизненном пространстве. Потому что это не только неточная оценка ситуации, но она также не позволяет нам узнать, что происходит на самом деле и как это исправить.

Фраза «У меня нет времени» является неточной, потому что время непрерывно, постоянно. Как вы проводите этот постоянный поток времени, является отражением того, кто вы,  каковы ваши личные ценности. Хотя иногда это так, иногда – нет. Вот в чем проблема.

Мы наиболее довольны жизнью, когда наши действия являются точным отражением наших ценностей.

Что понимается под словом ценности? Рассмотрим следующие сферы жизни: отношения, семья, работа/учеба, отдых, здоровье, духовность.

Теперь спросите себя, какие идеалы вы хотели бы воплотить в каждой из этих областей вашей жизни? Например, для здоровья – физически активный образ жизни. Для семьи – быть любящей матерью. Это ценности.

Действия, которые вы делаете, показывают, какое значение для вас имеют эти ценности.

Для того, чтобы быть любящей матерью, вы можете читать своему ребенку каждый вечер сказку. В идеале вы делаете что-то каждый день, что отражает ваши ценности.

Когда действия не соответствуют ценностям, люди испытывают симптомы депрессии, тревожности и других негативных чувств. В такой ситуации вы легко можете увидеть, что ваши действия отошли далеко от того, что вы действительно цените.  

Или вы можете заметить, что вы совершенно упустили из виду ваши ценности. И в этом случае ваши действия будут в значительной степени обусловлены моментом, другими действиями, эмоциями или еще чем-либо другим. В любом случае, это время для перестройки, для овладения методами управления временем.

Замените фразу «У меня нет времени»

Попробуйте в течение одной недели заменить фразу «У меня нет времени» фразой «Я хочу делать то, что, по моему мнению, более важно». Это сказать легко, но это трудно сделать. Потому что при произнесении этой фразы вы часто будете чувствовать себя нехорошо, поскольку она проливает свет на ваши действия.

Представьте себе, вы говорите кому-то, что не пришли на его день рождения, потому что вы решили сделать то, что вы  считаете более важным. Ой! Другие вещи, более важные, неужели? Давайте выясним …

Ведите журнал

Следующая задача состоит в том, чтобы вести журнал каждого действия (по часам), что вы делали в течение недели. Это деятельность открывает вам глаза, если вам действительно интересны ваши действия. В конце недели посмотрите на свой журнал.

Вы, на самом деле, считаете, что все действия были более важными, чем несколько минут физических упражнений? Хм … Может быть, просмотр повтора сериала не имел такого значения в вашей жизни.

Может быть, переписка в «Одноклассниках» могла бы подождать, пока более важные вещи будут сделаны.

Далее, для освоения методами управления временем определите мероприятия, которые не очень хорошо соотносятся с вашими ценностями. Задайте вопрос, может быть, они вызваны  вашими эмоциями? Возьмем просмотр сериала. Может быть, вы это сделали, потому что устали после долгого дня, но это действие не подключено никак к вашим ценностям?

Эти временные интервалы перерыва в деятельности  могут использоваться, чтобы делать вещи, которые более непосредственно связаны с какой-то из ваших ценностей.

Распределите время по ценностям

Если вы считаете, что все ваши действия соответствуют вашим ценностям, то можете заняться лучшим распределением своего времени, по ценностям.

Например, 70 часов работы и 0 минут физических упражнений является неправильным распределением времени. Ваши действия в течение времени должны быть сбалансированы по всем вашим ценностям.

В противном случае вы создаете для себя проблемы в забытых областях вашей жизни.

Если вы чувствуете, что вы не можете урезать время какого-то действия, чтобы освободить время для другого, попробуйте совмещать действия. Это, например, общение с другом во время прогулки в парке, звонок маме во время похода в продуктовый магазин. Варианты безграничны. И это тоже один из методов управления временем.

Если вы пытаетесь похудеть, очевидно, что необходимо производить какие-то действия в своей жизни. Вытеснение менее ценных действий не только будет формировать вашу жизнь в соответствии с вашими ценностями, но и вы будете испытывать больше удовлетворения и радости. Методы управления временем сделают вашу жизнь более насыщенной и наполненной.

Я иногда задаюсь вопросом, что неизлечимо больные люди думают о всех нас. Они, должно быть, качают головами в презрении, когда наблюдают, как мы проводим свое время. Как мы медленно убиваем себя стрессами.

Как мы не делаем все зависящее от нас, чтобы заботиться о себе. Как мы не понимаем, что мы тоже – временны.

У нас есть роскошь – посмотреть в десятый раз бессмысленный сериал, пропустить день рождения друга и не позвонить родным …

Если у вас возникли проблемы формирования вашей жизни в соответствии с вашими ценностями, перестройте свое время.  Инвестируйте его в ваши ценности.  Методы управления временем вам в этом помогут.

[message type=»success»] «Время монета жизни. Только вы можете определить, как она будет потрачена» Карл Сэндберг[/message] 

Источник: http://psychology-best.ru/psixologiya-uspexa/metody_upravlenija_vremenem.html

Ссылка на основную публикацию