Тайм-менеджмент: мифы и заблуждения — психология

Мифы и заблуждения о тайм-менеджменте

Общеизвестен факт, что любое явление, которое становится «модным», моментально обрастает собственной мифологией. Эта мифология образует систему понятий, которая принимается на веру и не подвергается сомнению.

При этом, абсолютное большинство людей не задумывается о том, соответствует ли она реальности. Это явление существует столько же, сколько существует человек как вид. Некоторые подобные заблуждения безобидны и милы.

Но заблуждения относительно любого менеджмента, а тем более менеджмента времени, приводят к реальным ошибкам в жизни и работе, снижают мотивацию и убивают веру в себя.

Я нигде не встречал системного критического анализа тайм-менеджмента в целом и связанной с ними мифологии.

Ниже я постараюсь разобрать основные популярные мифы о тайм-менеджменте.

Миф первый: Без тайм-менеджмента невозможно быть успешным человеком

Рис. 1

Главная опасность этого мифа в том, что он приравнивает организованность к успешности. А это не одно и то же. Это подмена сути — инструментом. Души – механикой.

На первый взгляд этот миф кажется очень правдоподобным. Как можно достичь успеха, если вы не умеете сознательно и системно управлять своим временем и делами? Кажется, что никак.

Однако, любой успех – это в первую очередь принятие решений. И только во вторую очередь их исполнение. Если вы не принимаете решения или принимаете неправильные, то никакой тайм-менеджмент вам не поможет в принципе. Вы будете делать кучу дел, ведущих вас в никуда.

Пример из жизни

Константин – успешный бизнесмен. Когда я впервые познакомился с ним и его стилем ведения дел, я впал в ступор. Он был воплощением антитайм-менеджмента. Абсолютная непредсказуемость, кажущаяся хаотичность в мыслях, действиях и решениях.

И при этом — выдающиеся бизнес-достижения. За счет чего? В первую очередь – за счет огромного опыта, блестящей интуиции, умения принимать точнейшие решения в условиях дефицита информации, не теряться в сложных ситуациях, быть гибким и бесстрашным.

И это – не единичный пример. Ни Константину, ни подобным ему классические системы тайм-менеджмента были не нужны. Успеха они добивались без их помощи.

Миф второй: Существуют универсальные системы, подходящие всем людям

Рис. 2

В большинстве книг по тайм-менеджменту незаметно проводится мысль о том, что система управления временем является внеличностной. Это же менеджмент! А он  — штука универсальная. В лучшем случае авторы делят людей на рационалов и интуитов или упорядоченных и хаотиков.

Большую глупость сложно представить. Система управления временем встраивается в образ жизни человека и меняет его (и образ, и человека). Если она этого не делает – она не эффективна. А образ жизни человека зависит от его ценностей, убеждений, познавательных фильтров и стратегий, жизненной ситуации, типа нервной системы, особенностей характера, деятельности и т.п.

Попытка изменить свой образ жизни с помощью копирования разработанных кем-то методик похожа на попытку пересадить себе чужой орган. Ваше тело примет его только в условиях подавления иммунитета, то есть частичного разрушения вашей идентичности. То же самое происходит и при копировании чужого образа жизни. Он неорганичен для вас. По большому счету возможны всего три альтернативы:

Он разрушит вашу личность, если вы будете фанатично ему следовать. Вы от него откажетесь или модифицируете до неузнаваемости (но это редкий вариант).

Случайным образом он совпадет с особенностями вашей личности и вы сможете его применять на постоянной основе (это еще более редкое событие).

Именно с этим связан еще один миф.

Миф третий: Тайм-менеджмент не работает

Рис. 3

Количество людей, которые попробовали жить по «тайм-менеджерски» и отказались от этого, в десятки раз превосходит количество тех, у кого это получилось.

Для того, чтобы вы управляли своим временем действительно эффективно и без насилия над своей природой, вы должны сконструировать систему тайм-менеджмента «под себя». Это требует предварительного анализа особенностей своей личности, деятельности, образа жизни и ситуации.

Пример из жизни

Он тоже про Константина, точнее про его печальный опыт внедрения тайм-менеджмента.

Константин любил посещать всевозможные тренинги, семинары и прочие развивающие мероприятия. На одном из них какой-то харизматичный «змей-искуситель» сумел внедрить в буйную голову Константина «бациллу тайм-менеджмента».

Константин решил попробовать и нанял себе «гуру» тайм-менеджмента. Этот «учитель» был абсолютной противоположностью Константину по темпераменту и большинству личностных характеристик. Однако, он обладал большой убедительностью. Эксперимент по внедрению тайм-менеджмента в жизнь Константина длился около 7 месяцев.

Константин стал меньше доверять своей интуиции и начал опираться в своих решениях на боле формальные и рациональные методы. В результате, впервые за последние 14 лет своей карьеры бизнесмена он получил серьезные убытки (несколько десятков миллионов) и оказался на грани банкротства.

Теперь, находясь рядом с Константином, лучше о тайм-менеджменте не говорить, а то можно получит в морду.

Миф четвертый: Тайм-менеджмент гарантирует личное развитие

Рис. 4

Многие технологии тайм-менеджмента включают в себя блоки, посвященные целеполаганию. Это очень правильно и целесообразно. Но здесь кроется опасная ловушка.

Она заключается в том, что, дойдя до определенной стадии развития, человек попадает в кризис, связанный с необходимостью переосмысления себя и своей жизни. Он должен совершить своего рода квантовый скачок. Вместо этого ему, в рамках тайм-менеджмента, подсовывают довольно примитивные технологии целеполагания.

В подавляющем большинстве случаев эти технологии сами по себе хороши. Однако, они позволяют выбирать цели, исходя из уже хорошо знакомых вам смыслов и ценностей. И совершенно не работают тогда, когда вы испытываете экзистенциальный кризис. Старые смыслы вас уже не поддерживают, а новых вы пока не нашли или не осознали.

Если вы попадетесь в эту ловушку, то вместо того, чтобы совершить внутреннюю работу над собой и, своего рода, квантовый скачок, вы будете двигаться к целям, которые для вас уже не актуальны. Вы потеряете время и усугубите собственный кризис.

Пример из жизни

Елена – талантливый человек, долгое время проработавший топ-менеджером крупной компании и наконец-то открывшая свой бизнес.

При этом Елена всегда осознавала, что область ее профессионального развития ни в период работы наемным сотрудников, ни в момент открытия своего бизнеса по-настоящему ей не интересна. Она была успешной и высокопрофессиональной. Но все эти годы ее мучило ощущение, что она не на своем месте.

Спустя полтора года после открытия своего бизнеса, это ощущение стало очень сильным. И тут Елена… пошла на тренинг по целеполаганию и тайм-менеджменту.

С ее точки зрения она просто неправильно ставила себе цели и планировала их достижение.

Будучи человеком эмоциональным и увлекающимся, Елена вышла с тренинга окрыленной и со списком новых целей в руках.

Восемь месяцев Елена работала над достижением своих новых целей и добилась своего. Что в результате? Тяжелое разочарование и депрессия. Потеря смысла и мотивации к движению вперед.

Когда я спросил Елену, почему, с ее точки зрения так получилось, она ответила, что те цели, которые она поставила на тренинге были абсолютно искусственными и поверхностными.

За время тренинга она не сумела и не успела почувствовать и понять к каким новым смыслам зовет ее жизнь.

В условиях дефицита времени и групповой работы она сформировала цели-пустышки: внешне привлекательные и вызывающие одобрение окружающих, но совершенно не отвечающие ее глубинным потребностям.

Миф пятый: Тайм-менеджмент сразу начинает экономить вам время

Рис. 5

Этот миф, возможно, вызвал наибольшие потери среди новобранцев тайм-менеджмента. Вот как выглядит типичная история жертвы этого мифа.

Василий – менеджер среднего звена. Его повышают и делают руководителем подразделения. Объем задач и ответственность резко возрастают. Василий перестает успевать и справляться. Но он не сдается, а покупает гиперпопулярную в менеджерских кругах книгу по тайм-менеджменту.

Для чего Вася это делает? Дурацкий вопрос. Для того, чтобы успевать больше. Однако, с изумлением и раздражением Вася отмечает, что при попытке применить великую мудрость, заключенную в книге, он успевает меньше, жить ему становится сложнее, а свободного времени не прибавляется. И, самое смешное, что все эти явления только усугубляются с течением времени.

Немного побарахтавшись в этой ситуации и исчерпав резервы силы воли, Вася мощно «забивает» на всякий тайм-менеджмент. А в дальнейшем, услышав это волшебное слово, реагирует агрессивно и нецензурно.

Что произошло? Трагический конфликт между мифом и реальностью.

Мифологический тайм-менеджмент – это волшебная таблетка быстро и навсегда избавляющая вас от проблем со временем. Реальный тайм-менеджмент – это мучительный процесс изменения образа жизни и выработки совершенно новых и непривычных навыков.

Как только вы начинаете внедрять мало-мальски сложную систему тайм-менеджмента в свою жизнь, ваша эффективность резко снижается вместо того, чтобы повысится! И она остается низкой до тех пор, пока не будут выработаны новые навыки и привычки. И их выработка требует дополнительного времени, мотивации и энергии.

Поскольку человек – это ленивое и верящее в сказки существо, мало кто проходит этот путь до конца. Большинство «сливаются» по дороге.

Практическое задание

Если вы никогда не пробовали внедрить в свою жизнь тайм-менеджмент, напишите пожалуйста:

  • Каких целей вы хотели бы достичь с его помощью, какие желания реализовать?
  • Что в вашем образе жизни сейчас мешает вам достигнуть этих целей?
  • Что в вас/вашем характере мешает достигнуть этих целей?

Если вы пробовали какую-либо из систем тайм-менеджмента, но не достигли в этом успехов, ответьте пожалуйста на следующие вопросы:

  • Какие системы тайм-менеджмента вы использовали?
  • Как бы вы охарактеризовали особенности этой системы/систем?
  • Каких целей вы хотели достичь с их помощью?
  • Что помешало вам достичь этих целей?
  • Что вас не устроило в той системе тайм-менеджмента, которую вы применяли?

Если вы пробовали какую-либо из систем тайм-менеджмента, внедрили ее и применяете до сих пор, ответьте пожалуйста на следующие вопросы:

  • Какими основными свойствами обладает ваша система управления временем?
  • Есть ли в вашей системе управления временем то, что кажется вам неудобным или не до конца эффективным? Если «да», то опишите это.
  • Что бы вы хотели улучшить в своем тайм-менеджменте?

P.S. Отвечая на вопросы, пожалуйста не ограничивайтесь такими общими и ничего не значащими понятиями, как «лень», «прокрастинация». Они ничего не объясняют, а только закрывают дорогу к возможным позитивным переменам. 

Справка

Компания «Новые технологии бизнес-обучения» предлагает удобный каталог бизнес-тренингов, который содержит более 100 программ.

Каталог разделен на 22 направления, в том числе это тренинги по продажам, тренинги для руководителей, тренинги переговоров, тренинги по тайм-менеджменту, управлению конфликтами, тренинги для call-центров, тренинги по сервису, тренинги по телефонным продажам, публичным выступлениям, работе с возражениями, деловой коммуникации, а также консалтинг и коучинг специалистов разных уровней от менеджеров среднего звена (групповой коучинг) до индивидуального коучинга руководителей компаний и владельцев бизнеса.

Подобный структурированный каталог, где представлены бизнес-тренинги на большинство актуальных тем, во многом является уникальным на рынке бизнес-обучения. 

Новости

Коучинг для руководителей и владельцев бизнеса от Михаила Казанцева

Коучинг Михаила Казанцева для владельцев бизнеса и руководителей «Процветание.

Новый взгляд» — это индивидуальная программа системных изменений, которая основана на трех ключевых составляющих: личности, стратегиях взаимодействий, управлении ситуацией.

Такой трехмерный подход опробован Михаилом Казанцевым в течение двадцатилетней практики коуча. В виде законченной системы он является авторским ноу-хау.

В отличие от большинства тренеров и коучей, которые обучают целеполаганию и технологиям успеха, Михаил Казанцев рассматривает процветание не как состояние, а как ситуацию.

«Процветание.  Новый взгляд» — это новое понимание жизненного успеха и процветания, своих ключевых ресурсов и предназначения, гармонизация личных и профессиональных целей, формирование внутреннего стержня для преодоления сложных жизненных ситуаций и кризисов. Наконец, это просто возможность почувствовать себя более счастливым.

Читайте также:  Конфликт смыслов в теории когнитивного диссонанса - психология

Программа коучинга адресована владельцам и руководителям компаний. Ряд модулей программы — молодым карьеристам.

Источник: http://www.b-mode.ru/articles/2017/mifi-i-zabluzhdeniya-o-taym-menedzhmente.83.html

5 заблуждений тайм-менеджмента

Каждый, кто хоть немного интересуется темой жизненного успеха и повышением личной эффективности, не раз задумывался над тем, каким образом можно повысить эффективность использования собственного времени.

Мы учим своих детей составлять распорядок дня и дарим им настенный календарь с фотографиями поп-звезд по случаю начала учебного года. Владельцы компаний регулярно проводят специальные тренинги для сотрудников и дарят им на новый год ежедневники с логотипом фирмы.

Большинство из нас, так или иначе, использует различные системы тайм-менеджмента и инструменты для эффективного планирования своего времени — от записных книжек до специальных карманных электронных приспособлений.

И, тем не менее, время так и остается самым неуловимым и неуправляемым жизненным ресурсом.

Мне кажется, главная причина наших затруднений, связанных с планированием времени, кроется в том, как мы относимся к этому важнейшему ресурсу. Вслед за «революционными» системами тайм-менеджмента мы ищем новые способы управления временем, вместо того, чтобы честно признаться себе в том, что мы в принципе не можем управлять тем, на что мы не имеем никакого влияния.

Человек, который научился преодолевать земное притяжение и использовать закон всемирного тяготения в своих целях, так и не может научиться влиять на течение времени. Возможно, от того, что люди пока не смогли придумать ничего лучшего, чем простой учет потраченного времени, и возникли следующие заблуждения о системах тайм-менеджмента.

Самое главное заблуждение № 1. Тайм-менеджмент — это система контроля и управления временем.

Правда заключается в том, что тайм-менеджмента не существует в природе.

Мы можем управлять деньгами, другими материальными ресурсами, людьми, собственным здоровьем и даже, отчасти, собственной судьбой — всем тем, на что мы можем оказывать влияние. Временем управлять нельзя.

Лучшее, что человек может сделать — это осознать природу времени и научиться строить свою жизнь с учетом его двух основных особенностей — ограниченность временного ресурса и необратимость течения времени.

Отсюда возникает заблуждение № 2. Время — это нечто неосязаемое.

Это вовсе не так. Мы просыпаемся по утрам примерно в одно и то же время. Мы обычно можем примерно сказать, сколько времени у нас заняло то или иное дело. Однако, мы не можем обладать временем в какой-то физической форме, накопить или отложить немного «на потом».

Тот факт, что мы привыкли воспринимать время как нечто неосязаемое, приводит к тому, что мы не в состоянии его реалистично воспринимать. В большей степени нам мешает наш собственный разум. Животные, например, прекрасно соотносят свои действия с учетом реального времени.

Они знают, когда наступает время охотиться, когда спать, а когда играть со своими сородичами, хотя и не пользуются часами, не имеют ежедневников и не составляют списка важных дел. Люди же сознательно планируют свои дела, но не учитывают при этом реальность — ограниченность временного ресурса, и его необратимость.

Нам необходимо изменить само восприятие времени и осознать, что количество времени строго ограничено в пределах суток. Если мы не выполнили какого-то дела сегодня, и решили перенести его на завтра, говоря себе, что завтра у нас будет больше времени, то мы обманываем сами себя.

Ведь завтра у нас будет ровно столько же времени, 24 часа — и ни секундой больше! Мы не можем растянуть сутки или вернуться в прошедший день, чтобы завершить то, что не сделано.

Заблуждение № 3. Для того чтобы быть успешным и все успевать, необходимо научиться делать все быстро и эффективно.

При таком подходе мы заполняем день до отказа различными делами и задачами, пытаясь успеть сделать как можно больше и заполнить любую свободную минуту чем-то полезным.

При этом часть процессов оказываются скомканными и выполняются некачественно — отчет, составленный на скорую руку, который все равно придется переделывать, обед на бегу, не приносящий ни пользы, ни удовольствия, быстрый визит к клиенту, не ведущий к улучшению взаимоотношений. При этом многие важные дела остаются вовсе невыполненными — занятия спортом, время с семьей, саморазвитие. Если вы научитесь воспринимать свой день как ограниченное пространство, которое может вместить только определенное количество дел и событий, вы будете сознательно выбирать именно те задачи, которые для вас по-настоящему важны в этот период вашей жизни.

Заблуждение № 4. Нужно составлять список важных дел не только на день, но и на неделю и на месяц.

Откажитесь от составления списков дел и замените его на перечень основных направлений по которым вы работаете в данный период жизни. Во-первых, с точки зрения реальности — вы должны быть достаточно гибки для того чтобы реагировать на разнообразные непредвиденные обстоятельства, которые то и дело возникают в жизни.

А это означает, что ваш список будет все равно постоянно меняться и дополняться. Во-вторых, мы все весьма нереалистично оцениваем временные затраты на то или иное дело, и не учитываем время на раскачку, подготовку или завершение дела, что по некоторым данным составляет до 20 процентов времени.

В-третьих, когда вы используете список, то психологически, начинаете выполнение дел с самого первого пункта в списке, вычеркивая дела по мере их выполнения. Таким образом, вы редко доходите до конца списка, и переносите невыполненные дела на следующий день или неделю.

В следующий раз все повторяется снова и те дела, которые оказались в конце списка опять не выполняются. Таким образом, та часть задач, которая находится в конце Вашего списка, вероятно никогда не будет выполнена.

И последнее заблуждение № 5. Многозадачность — это путь к эффективному использованию времени.

Предполагается, что человек, способный держать в голове несколько задач одновременно будет более эффективным работником, особенно если это руководитель. Это еще один миф традиционного тайм-менеджмента. Не существует такой вещи, как многозадачность. Ее просто нет в природе.

Наш мозг может довольно быстро переключаться с одной задачи на другую, но в один момент времени он выполняет только одну задачу.

При многозадачности постоянное переключение внимания требует дополнительных затрат времени и энергии, что в результате снижает эффективность, замедляет мышление и повышает утомляемость. Гораздо большего можно достичь, если полностью сфокусироваться на чем-то одном.

Ученые Университета Мичигана провели соответствующие исследования и выяснили, что при многозадачности производительность труда снижается в среднем на 30%.

Перечисленные пять заблуждений не позволяют большинству людей реалистично взглянуть на свое отношение ко времени. Стремясь сделать больше за меньшее время, мы не даем себе возможности в полной мере пережить чувство удовлетворения от достигнутой цели, помечтать о своих планах на будущее, да и просто задуматься, почему нам так важно выполнить то или иное дело.

Если до сих пор вам не удается преодолеть чрезмерную загруженность делами при помощи традиционного планирования, предлагаю вам воспользоваться альтернативным подходом к использованию временного ресурса и планированию ваших дел. Этот подход поможет вам лучше почувствовать две основные особенности времени — ограниченность и необратимость. Я называю этот подход «методом чемодана».

Метод чемодана

Для того чтобы лучше осознать природу времени, давайте проведем такую аналогию. Представьте, что вы собираетесь в поездку и раскладываете необходимые вещи по чемоданам.

Пространство внутри каждого чемодана ограничено, и вы можете поместить туда только определенное количество предметов.

Если вы попытаетесь набить чемодан вещами в объеме большем, чем он в состоянии вместить, то они будут лежать в беспорядке, скомканные и непригодные к использованию, а какие-то из важных вещей могут вовсе не поместиться.

Для того, чтобы эффективно использовать имеющееся пространство внутри чемодана, вам необходимо переложить часть предметов в другой чемодан, или вовсе убрать некоторые менее важные вещи. Именно поэтому Вам необходимо держать в голове цель Вашей поездки, потому что от этого будет зависеть выбор предметов, которые будут Вам полезны в пути.

Теперь представьте, что ваше жизненное время — это набор чемоданов, в которых должны разместиться все значимые для вас задачи и события вашей жизни. Вы наверняка можете заметить, что Ваш день, до отказа заполненный разнообразными делами, выглядит как чемодан, доверху набитый всем, что попалось под руку.

Определите 3–4 основных цели на ближайший год и выполняйте в первую очередь те виды деятельности, которые будут работать на эти Ваши главные цели.

Когда Вы ясно увидите, что место в каждом из Ваших жизненных чемоданов ограничено, Вам будет легче отказаться от бесполезных и неважных дел, и наполнить свою жизнь тем, что для вас по-настоящему важно.

Ирина Михалицина
  «StartCoach»

Источник: http://hr-portal.ru/article/5-zabluzhdeniy-taym-menedzhmenta

4 главных мифа о тайм-менеджменте

Эми Галло — редактор Harvard Business Review.

Я не знаю людей, которые бы не пытались успеть больше сделать в рабочее время. Как успевать отвечать на все письма? Как успевать работать, когда целый день идут совещания? Как справляться со списком дел, который постоянно растет? Как найти время хотя бы на составление этого списка?

Что еще хуже, люди многое не понимают о том, что такое тайм-менеджмент и как его организовать. Давайте посмотрим на несколько распространенных представлений и поймем, насколько они верны.

1. Главное — это управление временем? Нет

Само выражение «тайм-менеджмент» некорректное, говорит эксперт по производительности Джордан Коэн, автор книги Make Time for the Work That Matters. По его словам, мы «должны перестать называть это тайм-менеджментом.

Дело не во времени, а в том, насколько вы продуктивны». Это как с диетой: можно сидеть на какой угодно диете, но это само по себе не означает, что вы станете здоровее.

И можно тщательно следить за своим временем, внедрять техники управления электронной почтой, но это само по себе не сделает вас производительнее.

Тереза Амабиле, профессор Гарвардской школы бизнеса, которая изучала тысячи рабочих дневников людей, описывающих свои трудности со временем и выполнением дел, говорит, что вопрос скорее в управлении вашей общей загрузкой. Многие менеджеры берут на себя слишком много. «Если не следить за тем, сколько обязательств вы принимаете, не поможет никакой тайм-менеджмент», — говорит она.

Это может быть организационная проблема — многие менеджеры перегружают своих подчиненных, — но Амабиле уверена, что большинство профессионалов в состоянии лучше контролировать свою загрузку, чем им кажется. «Можно отказываться, можно договариваться», — говорит она. Коэн согласен: «Ваш график не полностью принадлежит вам, но вы можете выбирать, что делать и как с этим управляться».

2. Нужно только найти правильную систему или подход? Неверно

«Система — хорошо, но этого мало, — говорит Амабиле. — И то, что помогает одному человеку, например, потратить полтора часа в начале дня на сосредоточенный труд, не обязательно поможет другому».

Нужно постоянно экспериментировать с этими методиками, пробовать разные подходы, задавать показатели измерения успеха, выделять время на эксперименты, а также привлекать кого-то еще, начальника или коллегу, чтобы помочь вам оценить, действительно ли эта методика работает.

3. Нужно потратить время на перемены? Верно лишь отчасти

Одна женщина рассказала мне, что для нее главной проблемой было найти время, чтобы внедрить эти самые правила тайм-менеджмента. У нее не было даже дня, который можно было бы этому уделить.

Амабиле говорит, что это на самом деле не обязательно: «Малые перемены дают большой эффект. лучше начать с нескольких мелких изменений.

И если у вас каждый день будет появляться некоторое дополнительное время на размышления, это уже успех. Даже если это всего 20-30 минут».

Впрочем, все зависит от вашей ситуации и степени отчаяния. Амабиле рассказывает о женщине, которая решила потратить свой недельный отпуск на то, чтобы пересмотреть свой подход к работе и снизить стресс. «Ей казалось, что все выходит из-под контроля, и она решила сделать себе такой подарок. Но это экстремальная мера в экстремальной ситуации».

Читайте также:  Типичные вопросы родителей - психология

4. Только вы сами можете все исправить? Верно лишь отчасти

Действительно, никто другой больше не отвечает за вашу производительность. Но и Коэн, и Амабиле замечают, что исправить ситуацию нельзя в одиночку.

Если в вашей компании все время требуют немедленной реакции на запросы и поручения, трудно заниматься тайм-менеджментом самостоятельно.

Организация сама неосознанно ставит перед вами множество барьеров, мешающих нормально выполнять работу; среди них — невнятные стратегии и сложные процессы, говорит Коэн.

Если в вашей компании все примерно так же, Амабиле советует попытаться изменить корпоративную культуру. Ставьте вопросы вроде: «Как мы в целом можем стать более продуктивными?» Это тоже ваша ответственность — давить на руководство, чтобы эти вопросы решились.

Для одинокого профессионала контроль над загрузкой и графиком — тяжелейшая проблема. Но если вы хотя бы понимаете разницу между расхожими суждениями об эффективности и реальными решениями, это уже шаг в нужном направлении.

Оригинал — blogs.hbr.org/2014/07/4-things-you-thought-were-true-about-time-management/

Еще по теме на «Идеономике»:

— Тайм-менеджмент – чушь. Вот что придет ему на смену
— 10 правил для тех, кто не умеет управлять своим временем
— 20 правил тайм-менеджмента, которые вы не успели освоить
— Как управлять временем: совет на $20 000 в минуту
— Ничего не успеваете? 14 простых решений, которые помогут
— Что успешные люди делают в первый час рабочего времени

Интересная статья? Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать на почту еженедельный newsletter с анонсами лучших материалов «Идеономики» и других СМИ и блогов.

Источник: http://ideanomics.ru/articles/2491

Как все успеть: принципы тайм-менеджмента для бизнеса и жизни

Проблема нехватки времени актуальна для большинства людей. И обычно она появляется не в одиночестве, а вместе с ощущением, что мы топчемся на месте. Дни заняты срочными задачами, которые не приближают к целям, а действительно важные дела постоянно откладываются на потом. К этому добавляется хроническая усталость от перегруженности и недосыпания.

Такое может происходить по разным причинам. Но часто подобная ситуация – результат простого неумения планировать и распределять свое время. И тогда ее можно решить довольно простым путем. Для этого я предлагаю обратиться к такой замечательной вещи, как тайм-менеджмент.

Что такое тайм-менеджмент, для чего он нужен и что может дать

Тайм-менеджмент – инструмент для учета времени и его эффективного использования, который помогает быстрее и проще достигать своих целей: как в бизнесе, так и в любой другой сфере жизни.

Прежде, чем я начну говорить о тайм-менеджменте, его принципах, уловках и хитростях, я хочу сделать одно очень важное замечание. Цель тайм-менеджмента – структурирование и рациональное использование времени. За редким исключением он не предназначен для мотивации и изменения ваших приоритетов.

Это значит, что он будет вам полезен только в случае, если вы понимаете, зачем вы хотите делать те или иные дела. Если же у вас есть внутреннее сопротивление, если ваши цели вас не вдохновляют, то тайм-менеджмент не поможет. Здесь нужно разбираться – почему вы не хотите делать то, что нужно, или почему вы ставите перед собой не свои задачи.

Иногда корни проблемы лежат в нашем психологическом состоянии, с которым тогда нужно работать отдельно – самостоятельно или соспециалистом.

История и основное правило управления временем

Разумные люди всегда старались быть эффективными и тратить время с пользой. Термин «тайм-менеджмент» появился не так давно, а сами принципы разумного управления временем начали формулировать сотни лет назад. Простейшее правило, которое знали еще в средние века: каждое утро записывать дела на день от самых важных к самым неважным и делать их по порядку.

Понятно, что за прошедшее время эта идея получила развитие. Тайм-менеджмент сегодня – это целая система, которая может в разы увеличить личную эффективность. Но главный принцип остается тем же: записывать дела в порядке уменьшения значимости и действовать по списку.

Даже если вам покажется слишком сложным и трудно выполнимым все остальное, это правило само по себе может сделать вашу работу гораздо более продуктивной.

Заблуждения о тайм-менеджменте

Есть много распространенных мифов о тайм-менеджменте.

  • Планировать время бессмысленно, всегда происходит что-то неожиданное
  • Управление временем нужно только для работы, а в своих делах оно только мешает
  • Техники тайм-менеджмента не применимы в России из-за менталитета
  • Он делает человека бездушным роботом без свободы воли
  • Тайм-менеджмент заставит человека больше работать и меньше отдыхать

Разберем каждый из них.

Жизнь непредсказуема и нет никакого смысла планировать

Первая часть этого утверждения соответствует действительности. А вот вывод не очень логичный. Наша жизнь действительно то и дело подкидывает нам сюрпризы.

Написав утром план действий, мы не можем быть уверены, что он реализуется во всех деталях. Тем более это касается планов на неделю, месяц или год вперед. Но это вовсе не значит, что планировать не нужно.

Более того, из-за этого особенно важно планировать.

https://www.youtube.com/watch?v=2H-XdqbYPgw

В хорошем плане не только выделено время на каждое дело, но и остается небольшой запас времени на неожиданные обстоятельства. Срочная задача, форс-мажор – вы должны быть к этому готовы.

Обстоятельства действительно могут измениться. А могут и остаться такими, какие они есть. Но важно исходить из ваших приоритетов: что для вас важнее – запланированное дело или меняющиеся нюансы. Если что-то изменилось радикально – то можно создать новый план.

А если речь идет о несущественном, оно не должно влиять на важные дела. Если от любой мелочи все ваши планы летят кувырком, возможно, стоит пересмотреть свои приоритеты.

Занимаетесь ли вы действительно важными делами? И если да, то почему вас так легко отвлечь и сбить с толку?

Управление временем имеет смысл только на работе

Если в вашей личной жизни нет обязанностей, важных дел и обязательств перед другими, вы, конечно, не нуждаетесь в тайм-менеджменте. Но большинство людей решает множество задач в самых разных сферах своей жизни. Эти задачи переплетаются, мешают друг другу, отвлекают одна от другой – если не упорядочить их.

Эффективность в личных делах не менее важна, чем в бизнесе, потому что в жизни мы очень много времени тратим на пустые занятия, которые не делают нас ни счастливее, ни успешнее, а только истощают наши ресурсы. Это и бессмысленные привычки, вроде просмотра новостей в Интернете или проверки почты, и неумение сказать «нет» пожирателям времени, и многое другое.

Менталитет

Очень многие люди думают, что тайм-менеджмент не подходит для русского человека, который предпочитает делать все спонтанно и по велению души.

Отчасти это может быть верно – управление временем действительно нелегко дается, если человек привык действовать по вдохновению. Но если вы хотите достичь каких-то реальных результатов, такой принцип, к сожалению, ваш враг.

Достижение успеха в любом проекте, а особенно в собственном бизнесе, требует большой отдачи и постоянной, ежедневной работы. А для того, чтобы эта работа была эффективной – необходим тайм-менеджмент.

Иначе вы рискуете работать много, а получать мало, причем во всех смыслах – мало денег, удовольствия, признания и успеха.

Страх превратиться в робота

Тут у меня нет хороших новостей. Большинство людей и так действуют автоматически большую часть своей жизни.

Вся наша деятельность состоит из шаблонов, которые к тому же сложились без нашего участия, то есть запрограммированы заранее. Это наши привычки, стереотипы мышления и поведения.

И освободиться от этой шаблонности очень сложно. Но можно заменить неэффективные привычки на эффективные.

Научившись управлять своим временем, вы наоборот, получите больше свободы, времени и ресурсов на свои дела – и на творчество, когда этого захотите. А «свобода» от планов на самом деле оборачивается постоянной нехваткой времени и возможностей, чтобы придумать что-то новое и интересное – вам либо не до этого, либо вы устали.

Управляя временем, я буду больше работать и уставать

Задача тайм-менеджмента – наоборот, освободить как можно больше времени за счет того, что деятельность человека становится более эффективной. Одна из основ управления временем – обязательно находить время на отдых и развлечения.

Потому что наша продуктивность зависит от того, как мы восстанавливаем силы, как чувствуем себя эмоционально и насколько востребованы в личном и социальном планах.

Отдых, общение, развлечения необходимо планировать, как самые важные дела!

Основные правила тайм-менеджмента

Итак, что современный тайм-менеджмент может предложить в качестве инструментов?

  • Первое и самое главное – поймите, что для вас важно. Если вы этого не знаете, вам не поможет тайм-менеджмент. Вы просто будете более эффективно решать ненужные задачи или надрываться, пытаясь успеть все и сразу. Некоторое время так можно существовать – например, в ущерб сну или отношениям, но потом произойдет срыв.
  • Из первого пункта логично следует второй: сосредотачивайтесь на главном. Очень часто мы пишем огромные списки дел, которые все кажутся нам неотложными и в результате не знаем, за что хвататься. Очень важно отличать дела, которые действительно ведут вас к вашим целям (их надо выполнять в первую очередь), от тех, которые могут подождать. И особенно важно научиться находить (и убирать из списка!) дела, которые вообще ни к чему не ведут.
  • Записывайте. То, что оказалось на бумаге или хотя бы в электронном органайзере, воспринимается нами более серьезно и обязывает хотя бы к минимальным усилиям.
  • Планируйте день. Если у вас несколько задач в день, особенно из разных сфер жизни – без планирования вам не обойтись. Не обязательно делать жесткий график на каждый час, но список дел с приоритетами их выполнения облегчит вашу жизнь. Часть планирования – правильное распределение задач, когда вы знаете, какое время суток у вас самое ресурсное. На эти часы лучше назначить самые важные и интеллектуально сложные дела. А когда вы еще не проснулись или уже устали – сделать что-то, не требующее умственных усилий.
  • Дробите крупные задачи. Они пугают своим объемом, и часто вызывают сопротивление – мы не знаем, с какой стороны к ним подойти. Самое лучшее – разделить задачу на более мелкие части и выполнять по одной. Если задача грандиозная, а сопротивление очень велико, можно даже разделить ее на абсурдно мелкие части, вплоть до «найти адрес компании в интернете» или «распечатать договор».                                                                                     
  • Говорите «нет». Один из самых главных принципов тайм-менеджмента. Очень много нашего времени пожирают навязанные нам дела и общение. Говорить «нет» нужно учиться не только людям, но и обстоятельствам, и даже собственным привычкам – просмотру ненужных новостей в соцсетях, частой проверке почты или болтовне с коллегами.
  • Планируйте отдых. Тайм-менеджмент – это не только о работе. Отдых – самая важная часть вашей деятельности. Планируйте его как самое важное дело, которое не подлежит переносу и отмене! Так вы сделаете свою работу действительно эффективной, а еще получите дополнительный бонус: научитесь ценить себя и свои удовольствия.
  • Делегируйте. Это один из самых важных навыков тайм-менеджмента. Очень многие вещи можно поручить кому-то другому, даже если вы не руководитель. И чем больше стоит ваше время, тем оправданнее становится делегирование. Но даже если вы еще не достигли финансовых высот – все равно лучше перепоручите рутину кому-то другому, а оставшееся время потратьте на совершенствование своих навыков в деле, которое вам интересно.
  • Ешьте «лягушку» с утра. «Лягушка» на жаргоне тайм-менеджмента – это важное, но неприятное дело. Его обычно хочется отложить «на после обеда» или на вечер, но в реальности мы перемещаем его из списка в список несколько дней, а то и месяцев. Если вы заметили в своем ежедневнике «лягушку», «ешьте» ее прямо с утра. Это наполнит вас уверенностью в себе и ощущением победы. Отложенные важные дела отнимают массу психической энергии – мы бессознательно постоянно помним о них и испытываем дискомфорт. А когда их нельзя больше откладывать, они становятся источником стресса.
  • Создавайте собственные правила. Проверяйте то, как те или иные правила тайм-менеджмента действуют в вашем случае. Не все вам подойдет. Более того – у вас обязательно появится что-то свое, что будет помогать вам лучше организовать свое время.
Читайте также:  Самоуважение - психология

Подведем итоги

Современный тайм-менеджмент – целая сложная система. Реализовав ее в своей жизни, вы можете существенно повысить личную эффективность, перестать тратить время зря и отвлекаться на несущественные вопросы.

При этом, когда человек начинает разбираться в этой системе, чтобы начать применять ее в своей жизни, его может напугать ее сложность. В итоге он часто просто отступается от этой идеи и продолжает жить, как жил.

Если вы всегда делали все спонтанно и по вдохновению, вам действительно может оказаться сложно начать планировать свою деятельность и жить по расписанию.

Но не обязательно сразу подчинять всю свою жизнь строгим правилам. Вы можете начать с основного принципа тайм-менеджмента, которого уже достаточно, чтобы действовать гораздо продуктивнее.

Каждый день с утра выписывайте список дел на сегодняшний день в порядке важности – от самого важного к тому, что можно отложить. И старайтесь делать их по очереди, даже если хочется перенести сложные дела на потом и сначала заняться всякими пустяками.

Соблюдение этого простого правила уже очень сильно продвинет вас. А когда вы привыкнете к этому и, главное, увидите результат, можно попробовать привнести в свою жизнь еще какие-то идеи тайм-менеджмента.

Вадим Куркин

Источник: https://vadimkurkin.com/blog/zanimatelnaya-psikhologiya/kak-vse-uspet-printsipy-taym-menedzhmenta-dlya-biznesa-i-zhizni/

Тайм Менеджмент ПЛАН: Что такое тайм-менеджмент определение и история возникновения Мифы об управлении временем 3 основных заблуждения Как управлять временем 7 главных. — презентация

1<\p>

2<\p>

3 ПЛАН: Что такое тайм-менеджмент определение и история возникновения Мифы об управлении временем 3 основных заблуждения Как управлять временем 7 главных принципов тайм-менеджмента Похитители времени Заключение<\p>

4 ЧТО ТАКОЕ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ ОПРЕДЕЛЕНИЕ И ИСТОРИЯ ВОЗНИКНОВЕНИЯ Прямой перевод данного термина «Time Management» с английского – «управление временем». Ясно, что в прямом смысле управлять временем невозможно: реальная функция тайм- менеджмента – использовать время своей жизни с максимальной эффективностью. Тайм-менеджмент это учёт, распределение и оперативное планирование собственных ресурсов времени. Тайм-менеджмент это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования. Девиз профессионального тайм-менеджера: Работай меньше, успевай больше!<\p>

5<\p>

6 строгий учёт времени;оптимизация временных ресурсов;планирование дня (недели, месяца иди другого отрезка времени);организация мотивации. Тайм-менеджмент состоит из нескольких составных частей:<\p>

7 МИФЫ ОБ УПРАВЛЕНИИ ВРЕМЕНЕМ 3 ОСНОВНЫХ ЗАБЛУЖДЕНИЯ Миф 1. Никто не может управлять временем Миф 2. Тайм-менеджмент заставит меня работать больше и интенсивнее Миф 3. Использование тайм- менеджмента превратит меня в робота, который всё будет делать по расписанию, лишит меня свободы и выбора<\p>

8<\p>

9 КАК УПРАВЛЯТЬ ВРЕМЕНЕМ- 7 ГЛАВНЫХ ПРИНЦИПОВ<\p>

10 ПРИНЦИП 1. ПЛАНИРУЙТЕ СВОИ ДЕЙСТВИЯ Фиксируйте цели письменно. Если на бумаге (или в электронном ежедневнике) не обозначена ваша цель, значит, её не существует. Планируйте свой день. Заранее составленный список заданий и действий увеличивает продуктивность любого вида деятельности на 25%. Дробите большие задачи. Объемные по времени выполнения дела нужно всегда разделять на несколько мелких подзадач – не хватайтесь за масштабный проект, не продумав заранее последовательность действий.<\p>

11 ПРИНЦИП 2. ФОРМУЛИРУЙТЕ ЖЕЛАЕМЫЙ РЕЗУЛЬТАТ В КОНКРЕТНЫЕ ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ Стратегическое и эффективное планирование невозможно без грамотного целеполагания. Если говорить более простым языком, вы должны уметь четко формулировать основную цель и уметь разбивать её на более конкретные и локальные задачи. В теории менеджмента этот навык именуется «декомпозиция целей». Основной способ воплотить данное понятие на практике – это переход от общего к частному.<\p>

12<\p>

13 ПРИНЦИП 3. ФИКСИРУЙТЕ ВАШ ПЛАН ДЕЙСТВИЙ О необходимости обязательно фиксировать план действий уже было сказано выше. Здесь же рассмотрим, каким образом это лучше всего сделать. Существует несколько рабочих и действенных инструментов, позволяющих сделать свои планы и задачи более наглядными и конкретными.<\p>

14 ПРИНЦИП 4. РАССТАВЛЯЙТЕ ПРИОРИТЕТЫ Своевременно и чётко определить главную цель – это необходимо и правильно. Но главная задача – это двигаться к достижению данной цели, последовательно выполняя текущие задачи разной степени трудности.<\p>

15<\p>

16<\p>

17<\p>

18<\p>

19<\p>

20 ПРИНЦИП 5. ФОКУСИРУЙТЕСЬ НА ГЛАВНОМ Умение фокусироваться на главном, не отвлекаясь на постороннее, важнейший практический навык, овладев которым, вы решите самые приоритетные задачи продуктивного тайм-менеджмента. Время – не восполняемый ресурс, и самый ценный из всех существующих. Мы можем потратить долларов и снова их заработать, но вернуть обратно прожитую секунду мы не в состоянии. Мы также не способны продлить сутки до 25 часов, но можем освободить собственное пространство для тех занятий, которые нам действительно важны. Чтобы второстепенные дела не сказывались на вашей личной результативности, необходимо овладеть конкретными техниками управления времени. Одна из самых действенных техник высвобождения времени – делегирование. Точнее будет сказать, делегирование это составляющая классического менеджмента. Делегирование – это способ поручить часть наших дел другим людям. Ещё один важный навык для реальной экономии времени: умение говорить «нет». Не подумайте, что отказывать нужно всем без разбора. Умение сказать «нет» относится в первую очередь к тем людям и делам, которые лишают вас ваших энергетических и временных ресурсов не давая ничего взамен.<\p>

21 ПРИНЦИП 6. АНАЛИЗИРУЙТЕ СВОЙ ОПЫТ И СОЗДАВАЙТЕ СВОИ ПРАВИЛА ТАЙМ- МЕНЕДЖМЕНТА Периодически стоит оглядываться назад и делать прагматичные выводы из своего опыта управления временем. Изучайте свои ошибки и обязательно принимайте меры по их исправлению. Обязательно анализируйте ситуации, в которых вы особенно интенсивно теряли личные ресурсы. Всегда следует оставаться осознанными и со стороны смотреть, что именно происходит с вашей жизнью в каком направлении и с какой скоростью она движется.<\p>

22 ПРИНЦИП 7. ПЛАНИРУЙТЕ ОТДЫХ В погоне за успехом и личной результативностью никогда не пренебрегайте отдыхом, я скажу более того планируйте отдых, также как и ваши бизнес-задачи! Для управления временем полноценный отдых – важнейший элемент успеха.<\p>

23<\p>

24<\p>

25<\p>

26<\p>

27<\p>

28<\p>

Источник: http://www.myshared.ru/slide/1343427/

Тайм-менеджмент: мифы и реальность

Как добавляет Людмила, если вы понимаете, что только одно слово «тайм-менеджмент» заставляет вас покрываться пятнами, вы ненавидите чёткий график и весь ваш план состоит из отсутствия плана и лозунга «Прорвёмся!», то в таком случае единственное, что стоит учитывать — самые-самые-самые последние сроки дедлайна по проектам, чтобы успеть сдать их вовремя. И всё. Нелинейный порядок — тоже порядок.

Иногда люди начинают увлекаться тайм-менеджментом из-за ощущения тревоги, навязчивой идеи, что они не успевают сделать всё, что собирались. Важно понять, что сделать ВСЁ невозможно даже при тщательном планировании и соблюдении самых совершенных методик.

Тайм-менеджмент — это не панацея от всех бед. И если человек рассчитывает получить внутреннее спокойствие и уверенность в себе, посетив курсы тайм-менеджмента, то скорее всего у него получится, как в известной шутке, что, дескать, хорошо было бы применить все инструменты тайм менеджмента (дневники, таблицы, планинги, ежедневники), но на это не хватает времени.

Михаил Хорс, психотерапевт:

Успешным людям, по мнению Михаила Хорса, не приходит в голову биться головой об стенку из-за того, что они что-то забыли или не успели. И именно по этому они успевают гораздо больше, ведь они не тратят свои силы на переживания того, что они ещё НЕ сделали. Они радуются тому, что УЖЕ сделали.

Перед тем, как следовать советам многочисленным авторов книг по тайм-менеджменту, желательно бы удостовериться, что данный автор эффективен и успешен во всех сферах жизни. Если про этого человека известно, что у него есть полноценная семья, успешный бизнес или карьера, финансовая независимость, интересное хобби, то да, его советы стоит воспринимать для собственного развития.

Если же этот специалист известен только тем, что написал книжку или создал курс по управлению временем, а в остальных сферах жизни у него проблемы, то очевидно, что рекомендации этого специалиста лучше не применять и поискать другого. Ведь действительно успешные люди, на которых стоит равняться, рационально распоряжаются временем во всех сферах жизни.

Как помочь себе?

Не спешите. Чем спокойнее и размереннее будете выполнять поставленную перед вами задачу, тем быстрее и успешнее её закончите. Нервозность — первый признак возможной неудачи.

Не взваливайте всё на себя, учитесь делегировать рабочие обязанности.

Не пытайтесь обмануть время. Не придумываете ли вы себе мелкие занятия, пытаясь избежать выполнения важных дел?

Не полагайтесь только на свою память. Пользуйтесь стикерами, напоминалкой в телефоне и компьютере.

Не пытайтесь полностью избавиться от «пожирателей времени», всё равно это не получится. Обсуждение новостей с коллегами и периодический просмотр соцсетей могут быть не в ущерб более важным делам.

Не будьте перфекционистом и смиритесь с тем, что вы не станете идеальным подчинённым или руководителем. Достаточно, если будете просто хорошим и эффективным работником.

Не жалейте времени на кратковременные перерывы в работе днём и полноценный сон ночью. От того, насколько серьёзно вы относитесь к своему отдыху, напрямую зависят ваши настроение и работоспособность.

Собираясь жить по-новому, помните: основная задача тайм-менеджмента — не упорядочивание всей информации и не перечисление всех возможных дел, а поиск наиболее рационального способа реализации своих дел с учётом их приоритетов.

Начав планировать свою жизнь на бумаге, не надо в оптимистическом порыве надеяться, что сможете выполнять гораздо больше дел, чем до этого, и нагружать себя сверх меры.

Помните: тайм-менеджмент не увеличит сутки, он всего лишь поможет правильно распределить время.

Источник: http://rjob.ru/articles/taym_menedzhment_mify_i_realnost/

Тайм-менеджмент. Миф и реальность…

Тайм-менеджмент. Миф и реальность… В последнее время участились вопросы, связанные с понятием «правильное управление временем», поэтому речь сегодня пойдёт именно об этом. Одна из самых распространённых просьб звучит так: «Научите меня управлять своим временем». Должен Вас огорчить, управление временем неподвластно человеку…

Удивлены…?! Это чистая правда. Вы можете управлять своими действиями, и, независимо от того, чем Вы занимаетесь «время течёт без остановки». Итак, миф №1 развеян:

«Управлять временем Вы не можете!!!»

Давайте поговорим немного о реальности. Для чего вообще нужна человечеству наука «Тайм-менеджмент»…?! Ответ простой: «Для повышения продуктивности (продуктивность – это результат каких-либо действий за единицу времени)!!!» Уже теплее, двигаемся дальше… Для чего Вам необходимо работать над своей продуктивностью…?! Правильно, чтобы достичь своей цели!!!

А теперь вопрос на засыпку: «Она у Вас есть (цель, имеется в виду)?» Упс… 90% читателей сейчас расстроится… Мечты – да; фантазии – более чем достаточно; хотелки – хоть отбавляй, а что с целями, которые записаны на листе бумаги и увязаны с долгосрочным видением себя? С этим у большинства полная лажа. Правда существует система «Жизнь без целей», но о ней я расскажу в следующей статье. Есть и хорошая новость:

НЕТ ЦЕЛЕЙ – НЕТ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА (не нужно напрягаться

Источник: http://www.5starsplus.com/taym-menedzhment-mif-i-realnost.html

Ссылка на основную публикацию