Outlook — психология

Работа с outlook — введение | Как все успевать

В арсенале инструментов тайм менеджмента важное место занимают многочисленные «фишки» для оптимизации вашей деятельности, например, удобные планировщики и органайзеры, приемы рациональной организации рабочего пространства и тому подобное, в общем, все, что способствует удобной и быстрой сортировке и обработке информации.

Главным принципом здесь является следующее: необходимо освободить наше сознание от всякой рутины для более продуктивной работы.

Многие из таких способов могут в разы ускорить нашу деятельность и помочь перевести часть наших действий просто в «автоматический режим», в рутину.

Один из таких «помощников» — это компьютерная программа Microsoft Outlook, позволяющая не только в офисе, но и дома более эффективно справиться с многочисленными делами и задачами, ничего не пропустив и не забыв.

Программа эта входит в стандартный пакет «Microsoft Office», поэтому вы уже, скорее всего, имеете ее на своем компьютере. Но все ли ее возможности вы используете? Перечислим основные, наиболее важные способы организации ваших дел, которые можно реализовать с помощью программы Microsoft Outlook.

Программа помогает:

  • систематизировать ваши контакты
  • составлять календари
  • упорядочить все потоки электронной почты (отмечает письма, сортирует, удаляет, группирует и так далее)
  • составлять списки задач на разные отрезки времени
  • планировать встречи, а также собрания и совещания
  • контролировать выполнение дел, задач и планов, отправлять отчеты об их выполнении
  • создавать расписания – как для себя, так и для сотрудников
  • отслеживать нужную информацию (например, с помощью оповещений, которые могут появляться на рабочем столе, или напоминаний).

Программа Outlook содержит информацию по нескольким группам элементов и хранит их во вложенных папках, которые вы можете увидеть при первом запуске системы:
Входящие — входящие письма и факсы
Календарь — встречи, события.

Составление календаря и планирование вашего повседневного графика
Контакты – необходимые сведения о личных и деловых контактах, а также список адресов
Задачи – учет, отслеживание и планирование всех ваших задач
Заметки — создание различных примечаний и заметок
Дневник – личные записи.

Автоматическое отслеживание работы со всеми компонентами Outlook и документами Office

Кроме того, программа обеспечивает вам оперативный доступ ко всем вашим файлам и папкам на компьютере: — Мои документы — Избранное (избранная информация из Интернета)

— Мой компьютер (вся файловая структура, Проводник)

Основной принцип работы Outlook следующий: после запуска программы вы открываете соответствующую папку и выбираете нужный вам элемент (при этом происходит автоматический запуск формы, которая его обслуживает), и данный элемент готов к редактированию. Эта программа очень удобна тем, что специально создана для работы с календарем, задачами, почтой. Даже если вы пользуетесь другими программами, вы можете осуществлять из Outlook общее, «генеральное» планирование всех ваших задач.

Очень удобно то, что программа может назначить каждой задаче (делу) несколько разных меток (категорий). К каждой задаче можно также делать дополнительные комментарии.

Outlook, что очень удобно, также дает возможность выводить для вас одну и ту же информацию разными способами, быстро переключаясь между ними. Вы можете настроить этот процесс именно так, как это удобно.

Календарь, например, можно подстроить под свое расписание, добавляя или удаляя какие-то дни, при необходимости. При получении почты есть возможность раскрасить письма в разные цвета, тем самым присвоив им различные степени важности.

Многие менеджеры стараются синхронизировать с программой перечни контактов из мобильного телефона, чтобы в случае непредвиденных случайностей всегда иметь резервные копии в компьютере.

Этот список можно продолжать довольно долго. О некоторых интересных возможностях этой программы мы расскажем в отдельных публикациях.

Источник: http://yspevator.ru/microsoft-outlook-vash-provodnik-v-more-informacii/

Управление временем на Outlook: обзор задач

Глеб Архангельский , директор ООО «Организация времени» , консультант по управлению временем, координатор Тайм-менеджерского сообщества . До перехода в консалтинг работал в ЗАО АКБ «Банкирский Дом» помощником председателя правления по вопросам стратегического планирования.

Если вы хотите разумно использовать ваш самый невосполнимый капитал, ваше время – вам не обойтись без системного управления личными задачами, целями, планами, информацией. В современном мире это невозможно без соответствующего «софта».

Практически каждый из нас сталкивался с MS Outlook. У многих эта программа является корпоративным стандартом в организации задач и электронной почты. При этом очень часто Outlook не любят.

И есть за что, надо признаться – недоделок и непродуманностей в нем хватает.

Однако при должной изобретательности и смекалке на Outlook прекрасно реализуются современные методы управления временем, не «зацикленные» на попытке жестко распланировать все и вся.

В этой статье я опишу первый, самый простой шаг управления личным временем на базе MS Outlook: налаживание удобного и гибкого обзора задач.

Нет ощущения подконтрольности ситуации…

Когда говорят об организации времени, обычно подразумевают в первую очередь планирование. Но до того как пытаться что-то планировать, нужно суметь не потеряться в большом объеме информации. Для этого необходимо создать обзор – полную картину всех целей, задач, сроков, важных обстоятельств, и т.п.

Часто люди испытывают стресс и ощущение неуправляемости времени только из-за того, что не имеют ясного обзора всего, что предстоит сделать. Причем иногда в этом бывают виноваты слишком сложные системы планирования, затрудняющие обзор. Например, управляющий директор группы производственных компаний в ходе консультаций пожаловался на неудобство работы с задачами в Outlook:

«Задач много, штук 100-150, они где-то там сидят, иногда дают о себе знать напоминалками. Нет ощущения подконтрольности ситуации, есть какой-то «черный ящик», в содержании которого я не уверен».

Было найдено достаточно простое решение. Полный список задач был скопирован в Excel, и составлена табличка следующего вида:

Рисунок 1. «Упрощенный график Гантта»

«Галочками» в таблице директор пометил примерные сроки исполнения задач. Вся таблица в распечатанном виде заняла две-три страницы А4.

Это представление можно назвать «упрощенным графиком Гантта» – по аналогии с хорошо известным в проектном менеджменте инструментом планирования.

Замечу, что такое представление задач можно было настроить и непосредственно в Outlook, но в той конкретной ситуации Excel был удобнее. О полезности таблички топ-менеджер отозвался так:

«Благодаря этой форме обзора я ощутил, что задач не так уж много, и самое главное – что они выполнимы, причем в достижимые сроки».

Пользовательские представления

Наиболее удобный способ создать индивидуальный, «заточенный» именно под ваши потребности обзор задач – настройка пользовательских представлений .

Все «задачи к исполнению» удобно создавать и держать в корневой папке «Задачи». Но «видеть» эту папку мы можем с разных «точек зрения», отбирая каждый раз именно то и в таком порядке, в каком нам это необходимо для наилучшего обзора. Эти «точки зрения» и задаются пользовательскими представлениями, которые переключаются в меню «Текущее представление».

В Outlook есть несколько стандартных представлений, например, «Простой список задач», «Просроченные задачи», «Задачи, срок исполнения которых находится в пределах ближайших семи дней».

Рисунок 2. Доступ к настройке представлений из меню

Большинство стандартных представлений неявно предполагают, что у каждой задачи есть точный срок выполнения – Outlook в основном ориентируется на жесткое планирование.

В реальности пытаться придать каждой задаче точный срок исполнения – лишняя работа.

Поэтому мы будем говорить только о представлениях, настраиваемых самим пользователем, позволяющих реализовать более гибкую идеологию планирования.

«Сущности» для обзора

Помимо ориентации на жесткое планирование, стандартные представления Outlook имеют еще один недостаток – в них все задачи неявно считаются «равноправными», сравнимыми между собой. Это не очень удобно. Более разумно выделить в личной работе несколько различных типов «сущностей», формально находящихся в папке «Задачи», но содержательно отличающихся друг от друга:

  • Проекты: задачи, содержащие обзор мыслей и действий по какому-либо личному проекту или направлению деятельности;
  • Задачи: собственно задачи, дела к исполнению;
  • Мысли, а именно те из них, которые хочется хранить не в отдельной творческой картотеке, но поближе к задачам. Это могут быть «мысли о делах» («может быть в рекламе перенести акцент с эффективности бурбуляторов на их универсальность?»), информация к сведению («Налоги: с 2005 г. снижают ЕСН»), замыслы дел и проектов («Книга про неоднородность времени?»), и т.п.;
  • Задачи «на контроле», которые существенно отличаются от личных задач «к исполнению». «Контрольки» помогают отслеживать выполнение задач подчиненными и контрагентами, но не требуют времяемких действий с вашей стороны. По ним необходимы разве что напоминания и мотивирующие подергивания соответствующего исполнителя.

Эти различные «сущности» бывает полезно для создания наиболее удобного обзора группировать разными способами. Например:

  • Отобразить все проекты, задачи, мысли и «контрольки», относящиеся к ключевой области «Продукты» – в момент планирования разработки новых продуктов (см. рисунок 3);
  • Отобразить только проекты по всем ключевым областям – для укрупненного долгосрочного планирования (см. рисунок 4);
  • Отобразить только «контрольки» – это бывает удобно, например, для еженедельного обзора задач, находящихся «на контроле».

Для того, чтобы гибко настраивать обзор различных сущностей, стоит отличать их друг от друга. Для этого я рекомендую при создании новой сущности делать в поле «Тема» пометку, позволяющую различать сущности друг от друга:

  • Проекты: название-классификатор проекта в поле «Тема» отделяется двойным двоеточием, после которого идет пояснение. Например: «ОЛ-книга:: нужна книга по управлению временем на Outlook». Автоформатирование настроено так, что «проектная» задача выделяется более крупным и полужирным шрифтом.
  • Мысли: в конце заголовка добавляется «*». Заголовки мыслей отображаются светло-серым цветом, т.к. мыслям нужно меньше внимания, чем задачам.
  • Задачи «на контроле»: поле «Тема» начинается с сочетания символов «К:». Эти задачи отображаются светло-зеленым.

При этом обозначения могут комбинироваться. Например, на рисунке «LifeManagement» – это «мысленаправление», т.е.

с одной стороны, пока еще не проект и не набор задач, и поэтому помечено звездочкой и отображается серым.

С другой стороны, это не просто мысль, а потенциальный проект и даже несколько проектов, поэтому имеет проектный символ «::» и отображается более крупным шрифтом, чем простые задачи.

Рисунок 3. Представление «все сущности по ключевым областям»; сортировка сначала по важности, затем по алфавиту

При настройке обзора какого-либо одного типа сущностей, например, проектов, форматирование применяется по-другому. Например, вот как может выглядеть представление «Обзор проектов»:

Рисунок 4. Представление «Все проекты, упрощенный график Гантта». Сортировка по статусу и по календарной привязке

В Outlook существует панель «Outlook сегодня», на которую выводятся встречи, задачи и письма. Это попытка реализовать основную идею обзора – «видим все необходимое в одном месте, имеем полную картину предстоящих дел». К сожалению, попытка неудачная – панель «Outlook сегодня» практически не настраивается, поэтому крайне неудобна в использовании.

Я считаю наиболее удачной организацию основного «рабочего экрана», изображенную на рисунке 5.

Рисунок 5: Главное рабочее пространство Outlook

В центре внимания (1) – жесткое планирование недели (представление «Календарь / День-неделя-месяц», количество дней – 7, при желании оно может быть другим).

В области ближайшего внимания – навигация по другим папкам (2), календарь для долгосрочного жесткого планирования (3), задачи с группировкой по категориям (4) – для краткосрочного и долгосрочного гибкого планирования.

Размеры областей могут гибко настраиваться, в частности, для многих бывает удобно в центре внимания держать график не недели, но только текущего рабочего дня.

Персональная « CRM-система»

Читайте также:  Метод проб и ошибок - психология

Приведу актуальную для многих менеджеров форму обзора клиентских задач. Ее можно назвать «персональной CRM-системой». CRM-системы, от слов «Customer Relationship Management» – IT-системы, позволяющие структурировать и эффективно организовать процесс продаж и взаимоотношений с клиентом.

С помощью настроек специального пользовательского представления в Outlook можно создать небольшую персональную «CRM-систему», организующую любые внешние взаимоотношения. Например:

  • Продажи: список клиентов, отображающий значимые аспекты взаимодействия (ближайшие действия, сроки, и т.п.);
  • Пресса: список изданий, позволяющий контролировать и планировать наши публикации, или публикации о нас;
  • Контрагенты: список поставщиков, с помощью которого можно «держать руку на пульсе» и быть уверенным, что все будет доставлено вам вовремя.

В качестве примера приведу собственную систему обзора продаж. В консалтинге, как и во многих других областях, продажа представляет собой достаточно протяженный во времени процесс. Причем этапы этого процесса могут быть различны, где-то проводится очная презентация, где-то готовится коммерческое предложение, и т.д. В моем Outlook представление «ОБЗОР ПРОДАЖ» организовано следующим образом:

  1. Фильтр: отбирать только задачи с категорией «Активные продажи»;
  2. Сортировка: по алфавиту (поле «Тема» в каждой задаче начинается с названия клиента, иногда, для региональных партнеров – с названия города). Практика показала, что любые другие формы сортировки (по приоритетности, по срокам, и т.п.) не позволяют легко найти нужную задачу. А вот в алфавитном списке нужная задача отыскивается моментально.
  3. Автоформатирование: по специальным пометкам в поле «тема».

Поле «Тема» после названия клиента содержит краткое описание ближайших необходимых шагов. Таким образом, представление дает полный обзор ситуации по клиентам, где и какие действия нужно предпринять.

Но клиентов много, и каждый раз перечитывать весь список было бы неудобно. Нужно ввести какую-то «разметку», позволяющую ориентироваться в списке, что и делается с помощью автоформатирования.

В поле «Тема» могут делаться следующие пометки:

  • /д – «дальняя» задача, взаимодействие отложено на 2-3 месяца и более; отображается серым шрифтом, «забирает» меньше внимания;
  • /а – «активная» задача: статус проекта не ясен, нужно прозвонить и уточнить; отображается полужирным шрифтом, акцентирует внимание;
  • /7 – задача недельного горизонта планирования, указанное в поле «Тема» действие должно произойти в ближайшие 1-2 недели; отображается синим шрифтом.

Также применяется автоформатирование по признаку «Важность: высокая», как и в других представлениях, такие задачи отображаются красным полужирным шрифтом.

Рисунок 6. Личная « CRM-система»

Работа с этим представлением происходит так. Просматривается оно, как правило, два-три раза в неделю, во время сессий созвонов с клиентами. При просмотре списка ставятся галочки в пользовательском поле «NOW» напротив тех клиентов, с которыми необходимо связаться сегодня. Шрифт соответствующих задач автоматически укрупняется (на рисунке – в компании Брокбизнес).

Внутри каждой задачи, в верхней части поля заметок, находятся координаты контактного лица. Там же в ходе телефонного разговора делаются пометки.

Таким образом, вся история взаимоотношений фиксируется в задаче и видна во время любого общения с клиентом. Также к задаче можно прикреплять файлы или ссылки на них.

И, например, при обсуждении полученного клиентом коммерческого предложения иметь возможность легко открыть его, не выискивая в глубинах файловой системы.

По завершении разговора в поле «Тема» вносится новая информация о следующем действии. Если оно должно состояться в ближайшее время, ставится пометка /7.

Если действие «привязано» к точному дню, например «давайте созвонимся в четверг после обеда» – ставится срок с «напоминалкой», которая выпрыгнет в четверг и напомнит о задаче.

Если срок отдаленный и/или нечеткий, может выставляться только срок, без «напоминалки» – чтобы не перегружать окошко выпадающих напоминалок.

Важно отметить, что все эти задачи физически «лежат» в корневой папке «Задачи». Поэтому в них при необходимости можно устанавливать выпрыгивающие напоминалки (для задач, лежащих не в корневой папке, Outlook не позволяет это сделать); эти задачи видны в панели задач на основном рабочем экране, описанном в предыдущем разделе.

Если процесс продаж или любого другого внешнего взаимодействия разбивается на стандартные этапы, это можно отразить в настройках представления. Например, в отделе продаж одной IT-компании было настроено примерно следующее представление:

Рисунок 7. Более сложная « CRM-система»

Здесь отображены ключевые этапы работы менеджера по продажам, каждый из соответствующих столбцов имеет формат «дата»; столбец «ОК» означает, что продажа завершена; в столбце «Контакт» отображается контакт менеджера со стороны клиента.

Двухмерные формы обзора

К сожалению, Outlook в основном «одномерен», задачи представляются в виде простого списка, их невозможно группировать на плоскости. Но двухмерные формы обзора все же можно создавать, они связаны в основном с уже упоминавшимся графиком Гантта.

С помощью этой формы можно создать, например, двухмерный обзор регулярных рутинных задач. Как правило, их стоит «отсадить» в отдельное представление, чтобы они не перегружали основную систему планирования. Это могут быть как ежедневные задачи, так и еженедельные.

Выполнение или невыполнение регулярной задачи отмечается галочкой. Таблица моментально бьет тревогу при возникновении «провисов», когда какая-то задача не выполняется слишком долго (например, не создаются резервные копии информации, что чревато ее потерей в случае аварии).

В Excel такой обзор организуется с помощью обычной таблички, в Outlook – с помощью пользовательских полей типа «Да/Нет», как показано на рисунке 8.

Обратите внимание, что даты в столбцах – это не день выполнения задачи, а обозначение недели, в течение которой она должна быть выполнена.

Рисунок 8. Пример графика регулярных задач

Еще один пример применения такого рода форм дает участник Тайм-менеджерского сообщества Дмитрий Литвак , руководитель проектного офиса банка «Русский стандарт» . Его система планирования дня в Outlook выглядит примерно следующим образом:

Рис. 9. Планирование дня с помощью «Упрощенного графика Гантта»

Ориентировочное время выполнения задачи отмечается галочкой в соответствующем столбце формата «Да/Нет»; сортировка настроена так, чтобы ближайшие задачи перемещались в верхнюю часть обзорной таблицы.

Заключение

В статье описан первый шаг к налаживанию эффективного управления временем на Outlook – создание обзора задач. Автор с удовольствием ответит на вопросы и получит обратную связь на форуме статьи. Если тема вызовет интерес участников Сообщества, в следующей статье можно рассмотреть вопрос организации гибкого планирования на Outlook.

Источник: http://hr-portal.ru/article/upravlenie-vremenem-na-outlook-obzor-zadach

Общие сведения об OUTLOOK

Важным шагом на пути решения задачи унифицированного доступа к разнородной информации и ее коллективной обработки стало появление Outlook , который стал для сотрудников многих организаций универсальным инструментом для доступа к корпоративной информации.

Программа Outlook создана для облегчения повседневной деятельности в области офисного делопроизводства. Программа содержит развитые средства для обмена информацией как в локальной сети, так и через Internet. Одновременно с этим она представляет средства для организации работы с личной и служебной информацией.

В основу Outlook положена концепция универсального Inbox . Основная идея данной концепции — обеспечить единое средство доступа ко всем работам, которые должен выполнять пользователь.

При этом работы могут поступать из различных источников, предоставляя пользователю различный интерфейс в зависимости от типа поступающей задачи.

Программа Outlook может служить основой для создания клиентских приложений систем управления документами.

Outlook это интегрированный настольный информационный менеджер, основанный на продуктах Microsoft Exchange Client (клиент электронной почты) и Microsoft Schedule + (персональный менеджер расписаний). Outlook является прило

Outlook это:

  • приложение Microsoft Office , использующее возможности интерфейса Windows и предназначенное для разностороннего управления информацией;
  • электронный ежедневник, который позволяет выполнять все действия по планированию своего рабочего дня и обмену информацией;
  • офисная система совместной работы с сообщениями, которая облегчает организацию информации на рабочем столе и обеспечивает доступ к ней;
  • средство связи с другими пользователями.

Одним из самых важных достоинств Outlook является его универсальность — он может применяться как в качестве автономного клиента электронной почты, так и в качестве мощного инструмента, обеспечивающего работу целой организации. Outlook предлагает новые способы сотрудничества и совместного использования информации через Internet .

Предприятия могут использовать Outlook и Microsoft Exchange Server для разработки и развертывания широкого спектра систем совместной работы — от средств управления контактными данными для рабочих групп до приложений по организации документооборота и контроля в масштабах целого предприятия, ведения личных расписаний, планирования мероприятий и учета контактов

Outlook объединяет следующие функции электронного документооборота:

  • электронная почта;
  • персональный календарь;
  • групповое планирование;
  • персональная информация — книга контактов и список заданий;
  • журнал планируемых и выполненных действий;
  • просмотр и совместное использование документов, файлов и общих папок Exchange ;
  • приложения коллективной работы.

В качестве информационного объекта, хранящегося в папках, могут выступать обычные файлы документов или более сложные объекты — электронные формы Outlook .

Во втором случае в качестве полей для построения представлений могут выступать свойства документов, в том числе и пользовательские свойства, и поля электронных форм. По данным полям могут не только создаваться представления, но и строиться пользовательские фильтры.

Их можно использовать для поиска объектов в папках, а также использовать для описания правил автоматической обработки документов в папках.

Outlook позволяет:

  • в процессе установки автоматически определять большинство параметров настройки, соответствующих текущей конфигурации и по возможности сохранять их. Автоматически подключаются существующие адресные книги и личные папки
  • поддерживать протоколы SMTP, POP3, IMAP4, протокол NNTP, предназначенный для доступа к серверам новостей, протокол LDAP для доступа к каталогам контактов, уведомлений о передаче или прочтении сообщений. Кроме того, поддерживаются стандарты vCard (для обмена контактной информацией), iCalendar / vCalendar (для публикации личных расписаний в Internet ) и Dynamic HTML (для использования представлений папок в виде динамических Web-страниц). Также поддерживаются зоны безопасности Internet Explorer 4, что позволяет обеспечить безопасную обработку сообщений, содержащих вложения и элементы управления. Благодаря этому пользователи могут отправлять и получать документы в формате HTML, обмениваться визитными карточками в стандарте vCard , обращаться к каталогам контактов по протоколу LDAP, публиковать личное расписание на серверах Internet .
  • получать, отправлять и обрабатывать сообщения электронной почты, что обеспечивает своевременную и надежную передачу информации;
  • осуществлять предварительный просмотр сообщений электронной почты. Выводятся первые три строчки почтового сообщения для того, чтобы пользователи могли быстро оценить степень его важности
  • в рамках виртуального предприятия обеспечивать совместную работу через Internet и Microsoft Exchange Server .
  • вести Дневник , в который можно заносить все свои действия, включить автоматическую регистрацию работы с документами Word , Excel и др.
  • использовать встроенный в программу Календарь , который позволяет планировать свои будущие действия, встречи и собрания (конференции), просматривать расписание работы других сотрудников;
  • вести список Задач , которые необходимо выполнить. Руководитель может создавать задачи для своих подчиненных, при этом программа будет автоматически отслеживать их выполнение, обрабатывая рапорты исполнителей
  • вести список Контактов;
  • отмечать контакты к исполнению . Например, можно пометить контакт, которому требуется позвонить, и указать дату и время, когда Outlook должен выдать напоминание;
  • производить автоматическое распознавание даты. Текстовое описание даты (например «третий четверг апреля») автоматически изменяется в календарную дату (то есть «девятнадцатое апреля 2001»);
  • производить автоматическую проверку имен. Набранный адрес почтового сообщения в адресной книге проверяется. В случае ошибки неправильные имена подчеркиваются волнистой красной линией. Данная функция существенно уменьшает число ошибок в адресном поле и позволяет убедиться, что сообщения направляются правильному адресату;
  • обеспечивать автоматическое создание любых Outlook- объектов ( почты, заданий, контактов, встреч, заметок) . Программа имеет возможность автоматической конвертации Outlook-объекта одного типа в другой, что избавляет пользователя от повторного набора одной и той же информации. Например, если перетащить мышью почтовое сообщение и опустить его на значок Менеджера Заданий, то произойдет конвертация почтового сообщение в задание;
  • автоматическое ведение журнала для фиксирования все действий (писем, телефонных звонков, документов, встреч), связанных с определенными людьми, организациями или проектами;
  • оставлять для себя заметки в виде ярких и заметных сообщений на экране;
  • работать с общими папками организации;
  • с помощью дизайнера форм разрабатывать в интерактивном режиме электронные формы (например, механизм карточек документов в архиве). При этом поля форм могут использоваться для построения представлений папок и поиска информации в папках
  • с помощью специальных средств поиска осуществлять поиск сообщений, встреч, контактов и задач. Результаты поиска могут сортироваться, группироваться, имеется возможность изменять их представление.
  • осуществлять доступ к элементам, хранящимся в личных папках, папках на сервере Microsoft Exchange , а также к документам, расположенным на локальных и сетевых дисках;
  • поддерживать язык Visual Basic Script , совместимый с Visual Basic for Application.
Читайте также:  Энтузиазм - психология

Источник: http://itstan.ru/outlook/obshhie-svedenija-ob-outlook.html

​Пятничные советы по Outlook

Про работу с почтой написано сверхмного материала. По итогам ознакомления с литературой и в результате почти 15-летней практики у меня выработался свой «изюм» по повышению эффективности работы в почтовых программах и экономии времени на общение с ними. Которым я и хочу поделиться. Собственно говоря, мои советы применимы к любой программе. Но скрины сняты именно в Outlook.

Система папок

Просто сделайте систему папок. Щёлкните на «Входящих» правой кнопкой, выберите «Новая папка», дайте ей имя. Повторите процесс столько раз, сколько необходимо.

Понятно, что никто не заставляет сделать раз и навсегда некое количество папок и никуда не отступать. Меняйте, добавляйте, удаляйте, вкладывайте друг в друга – в общем, всё, как с системой папок на компьютере. Привожу 2 картинки, чтобы было понятно, как система подстраивается под рабочие задачи, которые есть.

1.Это моя нынешняя система папок. 2.Система до ухода в декрет.

Общие принципы, которыми я пользуюсь и рекомендую другим:

  • Накидайте на бумаге 3-5 основных направления вашей деятельности. Это будет первый ПОД-уровень в папке «Входящие».
  • К нему же относятся «служебные» папки: планы-отчёты, бюджеты, папки контроля (день, неделя), папка «архив» (куда вы скидываете всё, что некуда разложить и при том – жалко выкинуть), папка «Личное». Возможно, какие-то справочные материалы (но их всё же лучше организовывать на самом жёстком диске).
  • В начале папок удобно написать цифры по частоте обращения к данной папке. Если какое-то занятие выходит в приоритет — ставите в начале папки цифру 0, и вся переписка будет с самого верха. Ушла нужда — пишите 8 или 9, папка «переезжает» в конец списка.
  • Когда внутри папки становится слишком много писем (а лучше заранее), также проделываете систематизацию. Посмотрите, например, на втором фото мою папку «Мероприятия»: в ней есть вложенная папка «Архив проведённых». ВСЁ, где были завершены дела, закрыты договора, счета и прочее – я убирала туда.
  • Теперь, думаю, понятно, куда попадают письма из папки «Входящие», чтобы она не напоминала свалку? Любое письмо подлежит либо ответу, либо решению какого-то вопроса. Но это не мешает записать дело в ежедневник или прилепить напоминалку к письму, и убрать его с глаз долой.

Письма на контроле

Предположим, пришедшее вам письмо требует размышления, либо сохранения вопроса на контроле.

Обычно такое письмо оставляют в папке «Входящие», чтобы потом оно напомнило о себе. Как правило, в папке «Входящие» у современного специалиста находится от нескольких десятков до нескольких тысяч сообщений.

Между тем психологи утверждают, что мы не можем одновременно контролировать более 7±2 объектов. Отсюда вывод: при захламленных «Входящих» велик риск забыть нужное письмо, не отреагировать на него вовремя.

Выход — разделить все письма по трем уровням контроля.

Первый уровень – нахождение письма в папке «Входящие». Это высшая честь, которая может быть оказана письму: во «Входящих» вы гарантированно увидите его несколько раз за день. Такой чести можно удостоить только самые важные и срочные вопросы. Чтобы ничего не потерять и не забыть, во «Входящих» должно быть не больше 7—10 сообщений.

Второй уровень – письмо переносится в специальную подпапку «1-Контроль», в которой может находиться 20—30 писем. Эта папка просматривается один раз в день, вечером; с находящимися в ней письмами можно осуществить следующее:

  • ответить и отправить письмо в архив;
  • принять наконец решение (для которого раньше не хватало информации или уверенности), ответить на письмо и отправить его в архив;
  • убедиться, что вопрос уже можно снимать с контроля (например, проблема решена), и отправить письмо в архив;
  • оставить письмо в папке «1-Контроль» до следующего ее просмотра;
  • перенести письмо в папку «7-Контроль», если вопрос стал менее срочным и не требует вспоминания о себе каждый вечер.

Третий уровень – нахождение письма в папке «7-Контроль», в которой может быть до 50—100 писем. Эта папка просматривается еженедельно. Действия с письмом те же, что и при просмотре папки «1-Контроль»: либо решить вопрос и ответить на письмо, либо снять вопрос с контроля, либо оставить его пока на контроле.

Если сейчас у вас достаточно много писем во «Входящих» (от нескольких сотен), можно перейти к новой системе так. Сообщения с 1-го по 10-е по давности оставьте во «Входящих». С 10-го по 30-е – перенесите в «1-Контроль» (чтобы перенести несколько сообщений, выделите их мышкой при нажатой клавише Shift и перетащите в нужную папку).

С 30-го по 100-е сообщения перенесите в «7-Контроль». Для остальных создайте специальную папку «Архив – старые «Входящие». К ней вы всегда сможете обратиться, «если что». (Практика показывает, что обращаться не приходится.

Вопросы, находящиеся у вас во входящих в сотых по счету письмах от сегодняшнего дня, либо уже умерли, либо вам о них напомнят.)

Пример

Что за письмо пришлоЧто от меня требуетсяМои действия с письмом
Предложение опубликоваться в к.-л. изданииДать ответ, будем ли мы размещаться
  • Держу во входящих, пока не произведу оценку необходимости размещаться (0,5-2 дня).
  • Переношу в Архив текущий
Текущая публикация на сверкуПолучить согласование от нашего руководства
  • Тут же отвечаю, что получила и примерно указываю сроки, в которые могу сверку провести.
  • Публикацию печатаю, файл сохраняю на компе, письмо перемещаю в папку данного издания
Электронные издания иили рассылки (пока это КИПинфо и выпуски от сообщества менеджеров)Ознакомиться
  • Трачу 3-5 минут на чтение, потом письма удаляю¹.
  • Если не успеваю прочитать за 2 дня, убираю в Архив текущий: будет время — вернусь к ним
Любое письмо, с вопросом, на который я могу ответить в течение 1 минутыДать ответ
  • Отвечаю тут же, в процессе разбора почты².
  • Если письмо из какой-то темы, убираю в соотв. папку. Если мелочь типа «Подойдёшь ли ты в три часа?», удаляю сразу
Письма, ответы на которые нужно обдумать или подготовить или решить с кем-тоДать ответ
  • Если срок решения короткий, оставляю во Входящих.
  • Если можно отложить на какой-то срок, то ставлю напоминалку к письму иили вношу дело в ежедневник на нужную дату.
  • После — письма переношу в папки соответствующей темы
Планы отдела, бюджеты и т. п.Предоставить данные, провести экспертизу
  • Оставляю во Входящих на 0,5-1 день.
  • После сбора информации и ответа письмо переношу в папку Планы-отчёты
Письма с содержанием: информация для новостей, фото от подразделений, информация от КТА для использования в PR-материалахОбработать и использовать (сроки могут быть разные)
  • Сохраняю всё нужное на комп в нужные папки, письма помещаю в папки по темам (Сайт-новости, Поставщики, Реклама конкурентов и т. п.)
ОбъявленияОзнакомиться
  • Удаляю сразу.
  • Сюда попадают все эти рассылки типа «Закрыть 1С», «Пьём чай во столько-то», «Зарплата перечислена», «На период отсутствия директора…»¹ и прочее

¹ Про Корзину: из Корзины я удаляю письма через 2 месяца, так что очень долго могу вернуться к ним, если удалила по ошибке.

² Уточню, что почту я смотрю, когда решаю это сделать, то есть сознательно выделяю на это время. Всплывающие письма у меня не появляются и не отвлекают меня. Когда я жду от кого-то, что-то, могу смотреть почту чаще. Если занята, могу и 2 часа её не смотреть, и даже закрыть для верности, чтоб не отвлекаться.

Я понимаю, что специфика у всех своя. Но никто не мешает разделять продажникам письма по папкам на каждого поставщика, например. А маркетологам — по компаниям-заказчикам.

Переводчикам можно ставить на письма сроки сдачи, чтобы точно ничего не пропустить.

Служебные папки и перемещение всего неясного, но возможно нужного — точно пригодится всем. Как и удаление всякого мусора, который точно больше никогда не пригодится.

Не знаю, что ещё и для кого можно предположить. Может, будут вопросы?

Источник: http://samsebegu.ru/piatnichnye-sovety-po-outlook/

Основные возможности Microsoft Office Outlook (стр. 1 из 4)

Оглавление

Основные возможности MicrosoftOfficeOutlook

Запуск Outlook

Элементы и папки Outlook

Завершение роботы с Outlook

Выбор задач, которые следует отображать

Стили

Календарь

Изменение представления задач в Календаре

Контакты

Адресная книга и контакты

Дневник

Заметки

Просмотр папки или файла

Электронная почта

Как получить и просмотреть почту

Как написать электронное письмо

Список использованной литературы

MicrosoftOfficeOutlook

Приложение Microsoft Outlook — мощный инструмент для организации индивидуальной и групповой работы на компьютере. Outlook представляет собой программу управления данными. Outlook может использоваться для документооборота, формирования задач и заданий группы, управления электронной почтой, планирования дел и собраний, ведения списка контактных лиц и дневника выполняемых действий.

Некоторые возможности Outlook можно использовать с другими приложениями Office. В частности, можно добавить задачу, которую следует выполнить с документами Word и Excel, а также записывать сведения о работе, проделанной над любым документом. С помощью Outlook можно быстро выяснить, с какими документами, сколько времени и когда вы работали.

Outlook позволяет создавать личные списки адресов, сохранять их, управлять массовой рассылкой для отправки сообщений или документов адресатам. Электронные сообщения могут создаваться в любой программе Office, включая Word, Excel, Access и PowerPoint.

Эти сообщения удобнее отправлять в формате HTML, что делает их чтение возможным независимо от того, установлена ли на компьютере адресата соответствующая программа Office. Кроме того, для отправки файла, созданного в, любой программе Office как сообщения Outlook, не требуется выходить из этой программы.

Outlook позволяет поддерживать базы данных таких информационных элементов, как заметки, адреса и телефоны корреспондентов, дневниковые записи и т.д. Приложение Microsoft Outlook относится к программам информационных менеджеров (ПИМ) и включает функции таких программ Microsoft, как Schedule Mail, Project, Microsoft Exchange и Explorer (Проводник Windows).

Читайте также:  Психология влияния - психология

Outlook состоит из следующих взаимосвязанных компонентов, в которых используется единообразная форма представления информации: Outlook сегодня — сводки событий; электронной адресной и телефонной книги (Контакты);Календаря; планировщика заданий (Задачи); журнала событий компьютера (Дневник); электронной почты; записной книжки (Заметки).

Запуск программы можно осуществить несколькими способами.1. Нажмите кнопку Пуск и из пункта Программы выберите Microsoft Outlook.2. Дважды щелкните мышью по ярлыку Microsoft Outlook на рабочем столе.

3. Нажмите кнопку MicrosoftOutlookна панели MicrosoftOffice. Откроется главное окно Outlook с открытой (по умолчанию) папкой Входящие, где хранится сообщение «Вас приветствует Microsoft Outlook » (рис.1).

Рис.1. Главное окно Microsoft Outlook

Главное окно Outlook очень похоже на окна других приложений. Оно состоит из строки заголовка, в которой отображается название открытой папки, а также стандартные кнопки сворачивания, разворачивания и закрытия окон. Ниже расположены строка меню и панель инструментов.

Левая окно — панель с ярлыками папок, в ней находятся значки для быстрого доступа к ним. По умолчанию панель Outlook содержит три группы ярлыков: Ярлыки Outlook, Мои ярлыки и Другие ярлыки. Группа Ярлыки Outlook содержит следующие ярлыки; Outlook сегодня, Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Заметки, Удаленные.

Группа Мои ярлыки содержит ярлыки: Черновики, Исходящие, Отправленные, Дневник, Обновление Outlook. Группа Другие ярлыки содержит ярлыки для работы с файловой структурой компьютера: Мой компьютер, Мои документы, Favorites (Избранное).

Справа — панель со списком папок и панель просмотра информации, где отображается содержимое выбранной папки. Работа с панелью Список папок аналогична работе с Проводником Windows.

Основными единицами информации в Outlook являются элементы различных типов встречи, сообщения, заметки, контакты, задачи, пометки в Дневнике. Ontlook хранит элементы информации в папках, причем в одной папке могут храниться элементы только одного типа. Так, все заметки хранятся в папке Заметки, все задачи — в папке Задачи и т.д.

Фактически Outlook организует базу данных этих элементов. Папка Outlook — это логическое хранилище информации, не связанное с физическим способом хранения информации на диске. Хотя все эти папки имеют имена, они не видны из программы Проводник Windows, поскольку вся информация Outlook хранится в едином файле на диске.

При первом запуске Outlook пользователь имеет доступ к нескольким типам элементов информации. Outlook хранит эти элементы в следующих папках, которые содержатся в папке Личные папки. Outlook сегодня показывает сводку событий, произошедших и запланированных та день. На ней представлено число новых сообщений, перечислены встречи, запланированные на неделю, и задачи.

Эта страница удобна для обзора текущего дня и предстоящей недели. Входящие содержит поступающие сообщения электронной почты и факсы. В Календаре отображаются собрания и напоминания о встречах, а также планируются встречи и собрания с другими пользователями. Можно установить вывод оповещения для элементов Календаря.

Если оповещение установлено, то в заданное время на экране появляется окно с напоминанием о предстоящем событии или встрече. При планировании собраний имеется возможность просмотра сведений о занятости участников и выбора удобного времени. Также Outlook упрощает отслеживание ежегодных событий, например отпусков и дней рождения.

Контакты Outlook используются для хранения имен, номеров телефонов и адресов деловых партнеров. Списки контактных лиц могут импортироваться в Outlook из других программ. Задачами, назначаемыми на рабочие дни, можно управлять с помощью служебных и личных списков задач Outlook.

Можно установить важность задач, включить выдачу напоминаний о сроке завершения и обновлять сведения о ходе выполнения задачи. В Outlook выполняется отслеживание повторяющихся задач. Outlook также может использоваться для назначения задач другим пользователям и наблюдения за их выполнением.

Заметки в Outlook облегчают создание и публикацию сведений, важных для вас и ваших сотрудников, а также управление этими сведениями. В папке Удаленные находятся все удаленные элементы. Черновики содержат черновики и сообщения, не готовые к отправке. Исходящие — сообщения и факсы, готовые к отправке, но еще не отправленные.

Папка Отправленные содержит копии отправленных сообщений электронной почты. Дневник содержит ежедневные записи о личной деятельности. Запись в Дневнике автоматически создается при отправке и приеме электронных сообщений, работе в любом приложении Microsoft Office. Имеется возможность создавать любые записи вручную.

Общий принцип работы с Outlook таков: открыв папку, нужно выбрать требуемый элемент и автоматически запустится обслуживающая его форма. Чтобы быстро найти элемент, не просматривая списки элементов Outlook, можно воспользоваться кнопкой Найти на панели инструментов.

Эта команда позволяет выполнять поиск любых элементов Outlook, включая сообщения, встречи, контакты и задачи. Пользователь Outlook может задавать весьма разнообразные условия поиска, используя команду Расширенный поиск в меню Сервис.

С помощью кнопки Организовать на панели инструментов можно упорядочить содержимое папок, установить свои правила обработки сообщений, даже оградить себя от нежелательных адресатов. Для каждой папки существует набор представлений — способов показа элементов на экране. Набор стандартных представлений включает: таблицу, временную шкалу, карточки и др., но можно создавать и свои собственные с нужными параметрами фильтрации, группировки и сортировки элементов, изменять шрифты представлений. Настройка параметров представления данных и режимов работы элементов Outlook осуществляется при нажатии соответствующей клавиши в диалоговом окне команды Параметры меню Сервис (рис.2).

Рис.2. Окно Параметры

Для корректного закрытия Outlook выберите команду Файл, Выход и завершение команды.

Outlook сегодня

Outlook сегодня — это самые важные сведения Outlook — почта, календарь и список задач, собранные в одном месте.

На странице Outlook сегодня приводится обзор текущего дня, можно посмотреть краткую сводку назначенных встреч, список задач и количество вновь поступивших сообщений электронной почты.

Чтобы запустить Outlook сегодня, щелкните по его значку на панели Outlook или задайте его в качестве используемого по умолчанию представления (рис.3).

Рис.3. Окно Outlook сегодня

Для изменения настроек данного представления щелкните на поле Настройка «Outlook сегодня» в верхнем правом углу. Откроется окно настройки (рис.4). Назначения параметров настройки Outlook сегодня приведены в табл.1.

Рис.4. Настройка Outlook сегодня

Таблица 1. Назначение параметров настройки Outlook сегодня

После внесения изменений в настройки нажмите кнопку Сохранить изменения в правом верхнем углу.

Источник: http://MirZnanii.com/a/113820/osnovnye-vozmozhnosti-microsoft-office-outlook

Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Outlook 2002

Прежде чем приступить к рассмотрению конкретных примеров использования Outlook, давайте рассмотрим общие принципы его работы. В данном разделе приведены основные принципы работы с интерфейсом Outlook, основные операции над элементами, а также техника работы со справочной системой Outlook 2002.

Помимо описанных здесь тем, в Outlook существует и много других общих принципов, например работа с категориями, представлениями, поиск, вывод на печать и т. д. Эти случаи будут рассматриваться либо отдельно (глава 16 «Поисковая система Outlook»), либо применительно к одному из описываемых элементов (см. раздел 2.2.3 «Работа с категориями»).

Формы и элементы

Как было сказано выше, Microsoft Outlook – это ряд приложений, объединенных в одну интегрированную информационную систему.

'Каждое из этих приложений работает с определенным типом документов, в которых, собственно, и хранится соответствующая информация.

В терминологии Outlook документы называются элементами, а приложения, работающие с элементами, – формами.

Замечание
Впервые Outlook как самостоятельное приложение появился в пакете Microsoft Office 97, придя на смену двум программам предыдущих версий Office: планировщику дел Schedule+ и клиенту электронной почты Microsoft Mail (или Microsoft Exchange). Отсюда и происходит подобная структуризация Outlook на формы-приложения и элементы-документы.

Элементы могут иметь самую произвольную форму (заметка, сообщение, контакт). Более того, их набор может расширяться за счет создания новых типов элементов (см. раздел 19.1 «Создание формы»).

Для хранения элементов используется единый формат, но элементы каждого типа обладают определенным набором полей (свойств), в которых и хранится информация об элементе. Например, для сообщения в набор полей входят тело сообщения, тема сообщения, адресаты, признак важности и т. д.

Одним из полей, обязательным для элементов всех типов, является поле типа элемента, значение которого определяет, как должен обрабатываться элемент.

Таким образом, как только вы откроете любой элемент, будет запущена форма, обслуживающая именно его. После открытия элемента можно редактировать его поля, внося новую или же изменяя старую информацию.

Папки Outlook

Outlook хранит элементы в папках, причем в одной папке могут храниться элементы только одного типа. Так, например, все пришедшие почтовые сообщения хранятся в папке Входящие (Inbox). Outlook использует расширенное по отношению к Windows понятие «папка».

Папка в Outlook – это логическое хранилище информации, не связанное прямо с физическим способом хранения информации на диске. Пользователь может создавать собственную, с какой угодно степенью вложенности структуру папок, например папку для почтовых сообщений от определенного контакта, вложенную в папку для почтовых сообщений от всех контактов.

Хотя все эти папки имеют имена, они не видны из программы Проводник Windows, поскольку вся информация Outlook хранится в едином файле на диске.

При первом запуске Outlook пользователь имеет прямой доступ к нескольким типам элементов информации. Outlook хранит эти элементы во вложенных папках, которые содержатся в папке Личные папки (Personal Folders). В табл. 1.1 перечислены эти папки с описанием элементов, хранящихся в них.

Таблица 1.1. Основные папки Outlook.

Наименование папкиОписание элементов
Outlook сегодня (Outlook Today)Содержит общую информацию о состоянии всех элементов Outlook
Входящие (Inbox)Поступающие сообщения электронной почты и факсы
Календарь (Kalendar)Встречи, события и собрания. Планирование личного расписания, календарь
Контакты (Contants)Информация о личных и деловых контактах. Адресная книга
Задачи (Tasks)Планирование, ведение и учет задач
Заметки (Notes)Создание различных примечаний
Удаленные (Delete Items)Все удаленные элементы
Черновики (Draff)Черновики сообщений. Не готовые к отправке сообщения
Исходящие (Outlook)Сообщения и факсы, готовые к отправке, но еще не отправленные
Отправленные (Sent Items)Копии отправленных сообщений электронной почты
Дневник (Journal)Записи личной деятельности. Автоматическое отслеживание работы пользователя с элементами Outlook и документами Office
Мои документы (My Documents)Обеспечивает быстрый доступ к содержимому папки Мои документы
Избранное (Favorites)Обеспечивает быстрый доступ к папке Избранное, в которой хранятся избранные папки и страницы Интернета
Мой компьютер (My Computer)Отображает файловую структуру компьютера. Проводник

Таким образом, общий принцип работы с Outlook следующий: вы открываете папку, выбираете требуемый элемент, автоматически запускается форма, его обслуживающая, и элемент готов к редактированию.

Источник: http://samoychiteli.ru/document17646.html

Ссылка на основную публикацию