Эффективность использования рабочего времени и линейка деловой ответственности — психология

Рациональное использование рабочего времени: методики и примеры

Здравствуйте! В этой статье расскажем о рациональном использовании рабочего времени.

Сегодня вы узнаете:

  1. Как планировать рабочее время и как грамотно его использовать;
  2. Что понимается под термином «рациональное использование рабочего времени»;
  3. Каких результатов можно достичь, если расставлять приоритеты правильно.

Согласно проведенным исследованиям, очень большая часть людей не умеет планировать свое рабочее время. Получается, что даже работая по жесткому графику, люди не успевают выполнять объем работы. В таких ситуациях помогает рациональное использование рабочего времени. О нем и будет сегодняшний разговор.

Рабочее время персонала и его эффективность

Рабочее время – это период, в течение которого сотрудники должны выполнять свои должностные обязанности на рабочем месте. Вопрос состоит в том, насколько эффективно используется рабочее время персонала,ведь зачастую получается так, что дела превращаются просто в бесконечную вереницу.

Факторы влияния на эффективное использование времени

На этот показатель влияет довольно много факторов:

  • Режим рабочего времени;
  • Организация труда;
  • Работоспособность сотрудников;
  • Планирование рабочего времени.

Что находится в приоритете

В любой работе важен результат: насколько достигнуты цели и задачи, которые были поставлены. Но чтобы прийти к планируемым результатам, нужно заняться выстраиванием рабочего процесса. Именно поэтому в трудовой процесс и внедряют принципы рационального планирования.

Методики реализации тайм-менеджмента

Стоит перечислить положительные стороны этого инструмента:

  • В коллективе складывается благоприятная и спокойная атмосфера;
  • Повышается стрессоустойчивость сотрудников;
  • Растет уровень результативности каждого работника;
  • Повышается уровень личной ответственности и самоорганизации.

Планирование времени работы.

Об этом инструменте каждый предприниматель когда-то слышал. Но не все умеют его применять на практике. Как итог – время просто теряется, а ведь оно невозвратно, его нельзя накопить и вернуть назад. Для планирования есть простые способы, которые не требуют огромных затрат.

Рассмотрим процесс планирования пошагово.

Планированием грядущего рабочего дня лучше заниматься накануне вечером. В это время можно проанализировать, что уже сделано, а также составить план с учетом всех важных обстоятельств. Для планирования можно использовать как и старый проверенный блокнот, так и современные гаджеты. Важно, чтобы вы видели, какие задачи уже выполнены, а какие только предстоит выполнить.

Постановка приоритетных задач.

Это очень важный момент в планировании. Реализовать его можно просто: на листе бумаги начертите квадрат, который нужно разделить еще на 4 квадрата.

Затем все задачи, которые нужно выполнить разбросайте по 4 пунктам:

  • Срочные и важные;
  • Срочные и неважные;
  • Несрочные и важные;
  • Несрочные и неважные.

Постановка целей.

Любой успешный предприниматель понимает, что постановка целей – это условие для достижения хороших результатов. Однако, часто руководители не объясняют работникам, какие цели стоят перед компанией, что каждый из них должен сделать, чтобы достичь успеха.

В итоге люди выполняют работу, по большей части бессмысленную, не приносящую практической пользы никому. А все потому, что просто не знают, зачем это вообще нужно. Как же изменить эту ситуацию?

  1. Четко сформулируйте, какие цели стоят перед компанией и почему их нужно достичь;
  2. Объясните сотрудникам, насколько важны те функции, которые они выполняют, для достижения общей цели: люди должны понимать, что их работа важна и приносит пользу;
  3. Фиксируйте цели, которых удалось достичь и результаты каждого сотрудника.

Правильно поставленные цели мотивируют сотрудников и повышают эффективность их деятельности.

Закон Парето.

Его сутью является следующий принцип: если вы потратите всего 20% усилий, получите 80 % результата. При этом важно из перечня задач исключить все ненужные, а сосредоточиться только на важных.

Факторы, являющиеся отвлекающими от основной работы

Большинство из них являются просто корнем зла в любой компании, начиная с крупных холдингов, и заканчивая маленькими фирмами. Поэтому уделим им особое внимание.

Стрессовое состояние.

Каждый человек хоть раз в жизни находился в состоянии, когда работа просто не идет на ум. Сосредоточиться в такие моменты сложно. Выпейте немного травяного чая и включайтесь в работу.

Состояние усталости.

Чтобы работа была продуктивной, высыпайтесь. Недосып плохо влияет на общее состояние организма.

Соцсети.

Настоящий ужас для любого работодателя. Сотрудники постоянно в рабочее время проверяют свою страницу, читают посты, при этом на работе вообще не концентрируются. Поэтому руководству приходится прибегать к радикальным мерам: запрещать выход в интернет письменным распоряжением, а затем проверять журнал посещений каждого сотрудника. Хотя тоже помогает не всегда.

Сотовый телефон.

Если срочных звонков не ждете, просто выключите звук.

Режим многозадачности.

Когда сотрудник пытается выполнить много заданий в один момент, случается сбой и не получается ничего. Чтобы этого не происходило, организуйте рабочее время правильно.

Чувство скуки.

Один из самых опасных факторов. Если человеку скучно, то, естественно, что он будет искать способ отвлечься от работы. Стимулируйте у себя интерес к работе: например, если сдадите отчет раньше срока и получите премию, сможете сделать покупку, о которой давно мечтали.

Чувство голода.

Возможно, кому-то и покажется странным, но если вы голодны – работать нормально не получится. В голове только одна мысль: когда же я поем? Чтобы такого не случилось, делайте перекусы и следите за питанием в целом.

Как перестать отвлекаться

Чтобы работа была продуктивной и эффективной, нужно избавиться от привычки постоянно отвлекаться. Отвлекать могут коллеги, гаджеты, да и просто мысли. Как же стать властелином своего времени, обсудим далее.

Избавьтесь от поглотителей времени.

Постарайтесь не отвлекаться в рабочее время на дела личного характера и посторонние разговоры. Кроме того что ваше время тратится на просмотр очередного сайта или телефонный разговор с подружкой, вы также понесете временные затраты на то, чтобы включиться в процесс работы снова.

Безусловно, нужно делать перерывы в работе. Мы не роботы, отдых должен быть. Но для этого должно быть отведено конкретное время.

Не отвлекайтесь слишком часто на коллег.

Представьте: вы выполняете сложное задание или составляете объемный отчет, который нужно сдать в ближайшее время. И так боитесь не успеть, а тут еще и коллега задает ненужные вопросы. Они могут быть и в рамках работы, но катастрофически не вовремя.

Если приходится работать в шумной обстановке, все равно распределяйте работу так, чтобы не отвлекаться постоянно. Если точно знаете, что сосредоточиться не выйдет, попробуйте поменять на время кабинет. Мера эффективная, если взывать к разуму коллег, обсуждающих новый фильм, бесполезно.

Занимайтесь планированием.

Все дела, которые нужно сделать, фиксируйте. И время от времени просматривайте этот перечень. Можно установить напоминалку в телефоне, которая поможет не забыть что-то важное.

Распределяйте всю работу по времени суток. Утром и вечером выполняйте самые сложные задачи, а днем, когда вас могут отвлечь в любой момент, делайте те задачи, которые не требуют особенно серьезного внимания.

Отправкой корреспонденции или проверкой электронной почты занимайтесь в пакетном режиме.

Вместо того, чтобы каждый час на это отвлекаться, установите конкретное время для проверки содержимого электронного почтового ящика. А если нужно отправить несколько факсов, соберите их в течение дня и отправьте все разом.

В следующей части нашей статьи отдельно поговорим об организации рабочего времени руководителя.

Как руководителю рационально организовать рабочее время

Все ли вы успеваете сделать за рабочий день? Если нет, то вы представитель абсолютного большинства руководителей. Ряд аналитиков занимался изучением рабочего времени среднестатистического руководителя. Выводы были неутешительные: только 8% из 100 реализуют в течение дня все намеченные планы.

Причины этого следующие:

  • Спешка;
  • Отсутствие планирования времени;
  • Неправильная организация труда;
  • Слабый уровень мотивации.

Формула 60:40.

Если следовать ей, то та часть рабочего времени которую вы планируете, не должна превышать 60% от общего времени работы. Это период запланированной активности.

Оставшиеся 40% времени нужно разделить на 2 части, первая – это резервное время для незапланированной работы, оставшиеся 20% отводят для управленческой работы.

Таким образом, если планировать рабочее время правильно, можно значительно выиграть и во времени. А значит останется возможность заниматься самообразованием и плодотворной деятельностью.

Мотивация персонала

Мотивация важна для всех: руководитель вы или рядовой сотрудник. Когда ставятся цели на день, на неделю, на месяц, нужно понимать, каким будет результат. Мотивация – отличный инструмент для того чтобы повысить работоспособность и эффективность труда персонала. При этом можно использовать как мотивацию в материальном выражении, так и в нематериальном.

Как только систему внедрили, текучесть кадров снизилась на 20%, а лояльность сотрудников к руководству повысилась на 50%, став практически 100-процентной.

Заключение

Подводя итоги, хотелось бы отметить, что методик, обучающих рациональному использованию и планированию рабочего времени, много. Мы рассказали о самых популярных.

Но какой бы метод или инструмент вы ни использовали, обязательно занимайтесь планированием, анализом и подведением итогов своей каждодневной деятельности. Это позволит выявить все недостатки и использовать рабочее время с максимальной эффективностью.

Источник: http://kakzarabativat.ru/soveti/racionalnoe-ispolzovanie-rabochego-vremeni/

Психофизиологические аспекты эффективного использования рабочего времени

«Кадровик. Кадровый менеджмент (управление персоналом)», 2012, N 1

ПСИХОФИЗИОЛОГИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ЭФФЕКТИВНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

В статье рассматриваются психофизиологические аспекты восприятия времени и их влияние на эффективность работы. Предлагаются практические рекомендации по организации рабочего времени, режиму труда и отдыха.

Время — это главный невосполнимый ресурс человека, важнейшая философская категория, устанавливающая характеристику нашего бытия — мы живем во времени и пространстве. Мечта изобретателей всех народов — создать машину времени, обратить жизнь вспять или по крайней мере глазами современника увидеть то, что произошло столетия назад.

Помимо всего прочего, время служит эквивалентом, основным мерилом труда человека. «Время — деньги» — лозунг, который приписывают американскому президенту Б.

Франклину и который в какой-то мере является отражением трудовой этики протестантизма: «Делайте деньги, не теряя времени!».

Прежде чем мы поговорим об особенностях рабочего времени, его планировании, использовании, целесообразно коротко остановиться на психологических аспектах времени как измерения, в котором существует человек.

Как работает внутренняя система хронометрирования

Важнейший психологический аспект проблемы — восприятие времени.

У человека нет специфических анализаторов, позволяющих воспринимать и оценивать течение времени, как, например, орган зрения позволяет нам визуально воспринимать пространство окружающего мира.

Вместе с тем очевидно, что восприятие и оценка времени должны опираться на какие-либо естественные процессы, протекающие в организме. Такими «опорными» процессами, как считают ученые, являются процессы метаболизма.

Словарь управления персоналом. Метаболизм (от греч. metaboun — «превращение, изменение»), или обмен веществ — набор химических реакций, которые возникают в живом организме для поддержания жизни.

Циркадные (циркадианные) ритмы (от лат. circa — около и dies — сутки) — циклические колебания интенсивности различных биологических процессов, связанные со сменой дня и ночи. Несмотря на связь с внешними стимулами (прежде всего, светом), циркадные ритмы имеют эндогенное происхождение, представляя, таким образом, «внутренние часы» организма. Период циркадных ритмов обычно близок к 24 часам.

Но это не все. Адаптироваться в окружающем мире человеку помогает способность воспринимать, запоминать и воспроизводить некие эталонные величины. Каждый из нас знает (хотя бы приблизительно), какова протяженность, например, одного метра, может воспроизвести произнесенный кем-то звук (эта способность лежит в основе обучения речи), узнает запахи.

Точно так же мы можем (конечно, с разной долей успешности) повторить временной интервал, заданный извне, в чем нам помогает наш внутренний таймер. Это нам позволяет сделать важнейший естественный «задатчик» времени — солнечная активность (смена дня и ночи).

Читайте также:  Гештальт - психология

Солнце задает нам так называемые циркадианные (их еще называют циркадными) ритмы активности, отражающие изменения в суточном цикле.

К этим ритмам, обусловленным сменой дня и ночи, «привязана» жизнедеятельность большинства организмов на земле, по нему мы всю жизнь осуществляем сверку своих биологических часов.

У человека все психофизиологические системы настроены на работу в светлое время суток и на отдых — в темное. Это особенно важно учитывать при разработке графиков работы, о чем речь пойдет ниже.

Такая внутренняя биологическая система хронометрирования называется «эндогенными часами» или осциллятором. Ночью у человека замедляется пульс, падает артериальное давление, снижается температура тела, замедляются процессы метаболизма.

В связи с развитием космонавтики, в процессе подготовки к длительным полетам, когда фазы вращения земли вокруг своей оси переставали бы быть регулирующим механизмом активности человека, проводились опыты по «сломке» привычных схем жизнедеятельности.

Существенные отклонения в смене чередований и продолжительности сна и бодрствования (когда «космические сутки» составляли, скажем, 16 часов) приводили к существенным нарушениям в психике испытуемых.

Многочисленные исследования позволили установить законы восприятия времени. Среди наиболее значимых — закон заполненности временных промежутков — устанавливает связь занятости и воспоминания о времени.

Чем плотнее занят промежуток времени, тем быстрее он (промежуток) проходит «здесь и сейчас». И тем насыщеннее субъективное ощущение от прожитого потом. И наоборот, чем более пустым оказывается интервал времени, тем он дольше тянется.

И соответственно, более пустым он остается в воспоминаниях.

Другой закон устанавливает зависимость субъективного восприятия течения времени от эмоционального состояния человека. Чем более позитивно настроен человек, тем быстрее «летит» для него время.

Соответственно, грустно-унылое состояние человека субъективно переживается как более длительное. Это очень важно учитывать при организации работы.

Отсутствие позитивных факторов в организации работы формирует соответствующий фон, который «растягивает» рабочее время, делая порой тягостным пребывание на работе.

Для руководителя важно не просто занять рабочее время сотрудника, но и так организовать работу, чтобы оно (время) использовалось с максимальной эффективностью при максимальном соблюдении требований безопасности труда.

Понятно, что одними мерами принуждения и ужесточения контроля проблему не решить.

Для самих руководителей проблема нехватки времени вышла на одно из первых мест, поэтому технология тайм-менеджмента отработана сейчас весьма всесторонне, а тренинги и курсы умений планировать свое время стали для руководителей одними из самых востребованных.

Хорошо известны способы, которые применяются в целях тотального контроля рабочего времени, например, в ряде компаний Японии (а сейчас и у нас).

Видеокамера, встроенная в компьютер, запись каждого шага, полная циклограмма не оставляют шанса для непроизводительной траты времени.

Но так ли уж безупречен такого рода контроль? Ведь можно имитировать активную деятельность весьма успешно, на выходе имея посредственные результаты. Другой способ контроля времени (вернее, жесткого задания темпа работы) — организация конвейерного производства.

Что нужно знать и понимать руководителю для эффективной организации рабочей смены? Выделим несколько факторов, от которых зависит эффективность использования рабочего времени.

Динамика работоспособности

Работоспособность, понимаемая как способность человека выполнять определенную работу на должном уровне качества и надежности, традиционно подразделяется на определенные стадии:

1) врабатываемость (период, когда сотрудник, если можно так выразиться, «втягивается» в работу, на начальном этапе еще не обеспечивая максимальных показателей в труде);

2) оптимальная работоспособность — стабильные максимальные показатели производительности, субъективное состояние комфорта;

3) компенсируемое утомление — стадия, на которой начинает развиваться утомление, так как работник уже израсходовал часть психофизиологических ресурсов; продолжение работы на заданном уровне достигается усилием воли, причем, если в начальный период этой стадии качество работы не страдает, поддержание работоспособности обеспечивается волевой компенсацией;

4) некомпенсируемое утомление — снижается и качество деятельности, когда волевые усилия работника не в состоянии компенсировать расходуемые в процессе деятельности психофизиологические ресурсы. Субъективно на этой стадии формируется чувство усталости;

5) конечный «порыв» — стадия, характерная для высокомотивированной работы, на которой волевые усилия позволяют сотруднику удерживать снижающуюся производительность труда;

6) если сохраняется необходимость продолжения работы, может наступить ее срыв (отказ всей системы).

Словарь управления персоналом. Утомление — совокупность изменений, происходящих в различных органах, различных системах организма в целом, в период выполнения физической работы и приводящих в конце концов к невозможности ее продолжения.

Состояние утомления характеризуется вызванным работой временным снижением работоспособности, которое проявляется в субъективном ощущении усталости. В состоянии утомления человек не способен поддерживать требуемый уровень интенсивности и (или) качества (техники выполнения) работы или вынужден отказаться от ее продолжения.

Различают утомление: острое и хроническое; общее и локальное; скрытое (компенсируемое, например, волевыми усилиями), явное (некомпенсируемое указанным образом).

В зависимости от вида труда, индивидуальных особенностей, состояния здоровья, профессиональной подготовленности продолжительность, чередование и степень выраженности отдельных стадий могут меняться в значительных пределах вплоть до выпадения некоторых из них.

Соотношение продолжительности стадий работоспособности — один из показателей оптимальности организации процесса деятельности. В идеале развитие у работника стадий декомпенсации и тем более срыва вообще не должно допускаться.

Очевидно, что наиболее эффективное использование сотрудниками своего рабочего времени имеет место в начале рабочего дня, после окончания периода врабатываемости.

Задача руководителей и специалистов, ответственных за организацию труда персонала, состоит в обеспечении максимальной продолжительности этой стадии.

Режим труда и отдыха работника

Традиционной считается такая организация труда, при которой рабочая смена приходится на день и длится не более 8 ч (законодательство Российской Федерации устанавливает продолжительность рабочей недели в 40 ч, в ряде стран Евросоюза еще меньше). Вместе с тем, по данным исследований, только у пожарных США встречается около 150 различных вариантов графика работы, а для всех работников число самых разнообразных графиков приближается к тысяче.

Особо следует подчеркнуть, что большое распространение имеет такая организация труда, которая включает ночные смены.

Например, в США каждая третья семья имеет работника, который трудится на сменной работе, предполагающей выход в вечерние и даже ночные часы.

Встает вопрос, как планировать работу сотрудникам? Очевидно, что скользящий график работы, когда работник трудится циклами «день — вечер — ночь», вызывает необходимость постоянной перенастройки функциональных систем организма.

Многочисленные исследования показали, что при выполнении некоторых заданий, требующих постоянной бдительности (управление транспортным средством, мониторинг), отмечается снижение качества при работе в третью смену.

Работоспособность в третьей (ночной) смене может снижаться из-за попадания на соответствующую фазу циркадианного цикла, а также в результате нарушений сна, которые практически неизбежны при данной форме организации работы. Установлено, что при работе в ночную смену человеку удается поспать в среднем на час меньше, чем при работе в первую.

Кроме того, человек, постоянно работающий ночью, в выходные все равно вынужден корректировать свой режим дня, ибо все стараются подстроиться под ритм жизни своей семьи.

Есть и другие формы организации сменной работы (например, работа сутками), когда в силу развития утомления наступает снижение работоспособности. Интересен и еще такой момент.

Современные теории удовлетворенности трудом (в частности, теория факторов удовлетворенности Девиса) постулируют важность такой организации труда, при которой работник имел бы определенную самостоятельность в планировании.

То есть мог бы, скажем, на пару часов позже начать конкретный рабочий день при условии, что он эти часы отработает. Понятно, что далеко не всегда это возможно, если, например, учреждение работает с клиентами строго по часам.

Но в тех случаях, когда это допустимо, этим нужно пользоваться. Каждый из нас по себе знает, сколько хлопот доставляет необходимость отлучаться в жестко определенные рабочие часы по самым разнообразным делам.

Учет профессионального опыта и подготовленности

Профессиональный опыт и подготовленность — уровень развития, пластичность, устойчивость специальных знаний, навыков, умений. Н. А. Добролюбов говорил: «Нет людей бесталанных, но есть люди неуместные».

Те работники, у которых рассогласование требований профессии и собственных качеств выражены наиболее сильно, в работе будут испытывать существенные трудности. Важно учитывать и такой момент, является ли работник «жаворонком» или «совой», его темперамент.

Жаворонок (то есть человек, для которого привычен и комфортен ранний подъем) скорее будет работоспособен утром, тогда как во второй половине дня и особенно к концу дня такой работник будет малоэффективен.

Новичок, не владеющий твердо навыками трудовых операций, будет уставать существенно больше профессионала со стажем, темп снижения работоспособности будет у него существенно выше. Соответственно, эффективность использования его рабочего времени будет ниже.

Поэтому в организациях уделяется огромное внимание вопросам адаптации молодых сотрудников на рабочем месте. Средства, затраченные на выполнение процедур адаптации, с лихвой окупаются за счет быстрого достижения уровня качественной работы вчерашнего новичка.

Таким образом, умелое использование рабочего времени предполагает знание основных групп факторов, определяющих эффективность труда сотрудников. К их числу относятся: динамика работоспособности, график работы, индивидуально-психологические особенности работника.

Библиографический список

1. Носкова О. Г. Психология труда: Учеб. пособие для студ. вузов / Под ред. Е. А. Климова. М.: Академия, 2004. 384 с.

2. Медведев В. И. Работоспособность. Эргономика в определениях. М., 1980.

3. Рыбников О. Н. Психофизиология профессиональной деятельности: Учеб. для вузов. М.: Академия, 2010. 320 с.

4. Суворова Г. А. Психология деятельности: Учеб. пособие. М.: ПЕРСЕ, 2003. 176 с.

5. Человеческий фактор: В 6 томах / Под ред. Салвенди. М.: Мир, 1992.

О. Рыбников

Д. м. н.,

профессор

Государственного

университета управления

Подписано в печать

09.12.2011

Источник: http://hr-portal.ru/article/psihofiziologicheskie-aspekty-effektivnogo-ispolzovaniya-rabochego-vremeni

Планирование и эффективность рабочего времени руководителя (стр. 1 из 5)

Федеральное агентство по образованию

ГОУ ВПО «Уральский федеральный университет

имени первого Президента России Б.Н. Ельцина»

Факультет дистанционного образования

Кафедра социальной психологии и антропологии

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: Основы менеджмента

на тему: Планирование и эффективность рабочего времени руководителя

Екатеринбург 2010

Введение

1 Анализ и учет использования времени в работе менеджера

1.1 Биологический ритм работы менеджера

1.2 Анализ использования времени

2 Тайм-менеджмент как система управление временем

2.1 Тайм-менеджмент

2.2 Причины дефицита времени

2.3 Основные методы тайм-менеджмента

3 Практическая часть

3. 1 Анализ эффективности использования рабочего времени Кушпатовой Евгении Вадимовны

Заключение

Список использованных источников

Время – это специфический ресурс, который необратим. Оно уходит, поэтому его эффективное использование актуально, особенно при сегодняшнем темпе жизни.

Читайте также:  Зона комфорта - психология

В век информационный все сложнее успевать быть в курсе всего, а это очень важно любому руководителю. Сегодня цена времени становится дороже, чем деньги. Руководить организацией или небольшим отделом, да или просто работать, выполняя поручения, и одновременно полноценно уделять время семье, отдыху – задача любого менеджера.

По мнению специалистов, время в организации стоит на одном месте с основными фондами, рабочей силой, сырьем.

Но, если оборудование можно купить, сырье и материалы тоже не являются редким товаром, который необходимо долго разыскивать, то потерянное время невозможно вернуть, невозможно вернуть упущенные в это время возможности, невозможно дорешать дела, если условия, в которых они решаются, поменялись. При этом специфичность времени заключается еще и в том, что каждый человек наделен им в равной мере, а именно, 1440 минут или 86400 секунд в день – не больше и не меньше.

В свое время Ницше сказал, что «человек, который не может потратить более 16 часов в сутки лично на себя должен быть назван рабом».

Рабочее время большинства современных руководителей уплотнено до предела, рабочий день не нормирован, и все же часто не удается завершить все намеченные дела к заданному сроку.

При этом нарастает такое ощущение беспомощности перед лавиной проблем, срочно требующих твоего вмешательства и чувство того, что нехватка времени как нехватка воздуха ведет к тому, что проблемы просто-напросто задавят человека.

Все это ведет к стрессовому состоянию, еще более усугубляющему положение.

Такая ситуация в современном обществе носит массовый характер и не только среди руководителей.

Наверняка каждый человек может вспомнить немало случаев, когда в один день он должен был решить массу проблем, побывать во множестве мест, при этом он никак не мог решить, в какой очередности лучше всего все это сделать и осознание того, что невозможно сразу и быстро решить проблему распределения времени, что из-за этого можно не успеть или пропустить что-то важно очень сильно угнетает, заставляет нервничать, портит настроение, что в конечном итоге отрицательно сказывается на самочувствии, работоспособности и уменьшает вероятность того, что все задуманное на день будет реализовано. Наверняка почти каждый человек может вспомнить и массу дел, отложенную им «на потом», а, по сути «в долгий ящик», которые вроде бы нужно сделать, но вот все «никак руки не доходят».

В такой ситуации единственным решением может стать только применение специальных приемов и методов, имеющих общее название тайм-менеджмент. Само слово «тайм-менеджмент» переводится с английского языка как «управление временем», однако следует заметить, что временем управлять невозможно.

Действительно, каждый человек имеет строго определенное количество времени, и у всех людей оно одинаковое. Невозможно как-то повлиять на его количество или скорость его течения.

«Управление временем» — это просто громкое название того, что по сути своей является управление самим собой, организацией, людьми с целью ускорения решения проблем, осуществления мероприятий, выполнения работ, действий. Это управление по наиболее рациональному использованию времени.

Данная проблема имеет большое практическое значение, как для руководителей, так и для любого человека.

Цель курсовой работы: изучить планирование и эффективность рабочего времени руководителя.

Гипотеза: Кушпатова Евгения Вадимовна, руководитель магазина ООО»СуперСтрой Нт» — Качканар, эффективно планирует и использует рабочее время.

В качестве основных задач будут выступать:

— рассмотрение теоретических основ использования рабочего времени;

— нахождение порядка осуществления различных этапов методики тайм-менеджмента;

— выявление причин дефицита времени;

— анализ использования рабочего времени руководителя магазина ООО «СуперСтрой» Кушпатовой Евгении Вадимовны.

Методы анализа: хронометраж и интервью.

В нашей жизни наблюдается ритмичность, как и во многих процессах, происходящих на Земле и в нашем организме в частности. Это приливы и отливы в морях и океанах, восход и закат солнца, смена времен года и многое, многое другое. Наша задача — зная свои биологические ритмы, составлять расписание с учетом индивидуальности.

Работоспособность человека в течение суток обычно изменяется по физиологически обусловленной М-образной кривой, на которой имеются два четко выраженных пика активности. Эти пики соответствуют максимальной работоспособности в период между 10 и 12 часами и 16 и 18 часами. Минимальная работоспособность, как правило, приходится на 14 часов, а после 18 часов наблюдается спад деловой активности.

Но это общие тенденции, которые наблюдаются у большинства, однако каждый человек индивидуален и имеет свою кривую М.

Кроме того, давно известно, что почти все люди могут быть отнесены либо к «жаворонкам», либо к «совам». «Жаворонки» просыпаются рано утром, в первой половине дня чувствуют себя бодрыми и энергичными. Работоспособность в этот интервал времени у них высокая, но вечером падает, затем наступает сонливость, и они рано ложатся спать. «Утро вечера мудренее» — это их главный девиз.

«Совы» засыпают, как правило, довольно поздно и просыпаются, естественно, поздно. Они встают с трудом, поскольку глубокий сон у них наступает утром. Работоспособность «сов» нарастает постепенно в период от обеда к вечеру.

Ученые выделяют и третий тип людей — это аритмики, работоспособность которых практически одинакова в течение дня. К этому типу в основном относятся люди, занимающиеся физическим трудом.

Индивидуальный ритм может значительно отличаться от начала и окончания рабочего дня, установленного обеденного перерыва на производстве или в фирме.

Поэтому необходимо разработать программу исследования личных биоритмов, которая позволяет выяснить, как изменяются работоспособность, производительность, внимание в течение дня, по дням в неделю и по месяцам. Самым простым способом будет включение этих замеров в ежедневный план проведения хронометража.

Как проводить хронометраж, рассмотрим позже. После проведения недельных замеров построить свою кривую М. Сравнить индивидуальные результаты с той зависимостью, которая наблюдается у большинства людей.

Полученные результаты очень важны, поскольку теперь можно адаптироваться к режиму работы производства или фирмы. Некоторые руководители подстраивали или подстраивают работу подчиненных под свой биологический ритм. Например, Сталин организовывал совещания поздно ночью, а некоторые современные руководители фирм на Западе начинают работу со своими топ менеджерами в пять часов утра.

Равномерность загрузки по часам. Зная общие законы движения в природе, в том числе и выполнения запланированных дел, целесообразно работать равномерно. Здесь уместно провести аналогию с движением автомобиля.

Усилия, творческие или физические, будут иметь максимальную эффективность, если в течение дня трудиться без «ускорений» и «торможений».

Поэтому практической рекомендацией является по возможности равномерная загрузка по часам.

«Уплотнение» расписания. Когда формулируется план работ, то, возможно, а скорее всего наверняка, остается часть дел, которые не попадут в расписание. В этих случаях рекомендуется «уплотнить» расписание.

Рекомендуется рассмотреть варианты совмещения двух и более дел. Например, во время уборки, наведения порядка, и т. п. прослушивать курс иностранного языка. Однако если в течение каждого дня выполнять несколько дел одновременно, то рано или поздно наступит психологическая усталость. Поэтому рекомендуется не злоупотреблять этим приемом.

Составляя расписание на ближайший день, целесообразно учитывать накопленный опыт многих бизнесменов, менеджеров и руководителей среднего звена. Например, нельзя планировать больше 3-4 встреч, можно провести максимально 10-15 телефонных разговоров, либо 1-2 совещания, либо беседы не более чем с четырьмя подчиненными (от 10 до 45 минут на каждую беседу).

1.2 Анализ использования времени

1.2.1 Классификация методов и способов исследования рабочего времени

Классификация методов и способов исследования использования рабочего времени проводится по нескольким признакам:

— по цели исследования,

— по количеству наблюдаемых объектов, по форме проведения исследования,

— по форме фиксации данных,

— по виду наблюдения, по наблюдателю,

— по форме записи.

1.2.2 Фотография рабочего дня

Фотографией рабочего дня (ФРД) называется исследование трудового процесса, имеющие целью выявить затраты рабочего времени в течение изучаемого периода (часто целой смены), определить резервы повышения производительности труда.

Она позволяет вскрыть причины потерь рабочего времени и, устраняя их, улучшать использование рабочего времени на протяжении смены. При проведении ФРД измеряются и фиксируются все без исключения затраты рабочего времени и особенно тщательно — потери времени по различным причинам.

ФРД является важным средством изучения организации труда и производства, а также одним из методов установления нормативов времени подготовительно-заключительной работы, обслуживания рабочего места и отдыха.

С помощью фотографии рабочего дня изучают использование рабочего времени лучшими рабочими с целью распространения их опыта: проектируют наиболее рациональное (принимаемое за норму) распределение времени рабочей смены по классификационным группам (категориям) затрат времени: анализируют потери рабочего времени и организационно-технические причины, вызывающие их, с целью выработки мероприятий по устранению неполадок и улучшению использования рабочего времени: определяют необходимое количеств рабочих, обслуживающих агрегаты и машины, т.е. устанавливают нормы обслуживания: учитывают фактическую выработку продукции и темп ее выпуска.

Источник: http://MirZnanii.com/a/162063/planirovanie-i-effektivnost-rabochego-vremeni-rukovoditelya

Организация личного и рабочего времени

Одним из критериев, по которому отличают успешного человека или компанию, является вопрос: он управляет своим временем или время управляет им? В каком режиме существует компания: реагирования или плановости? В какой части своей жизни вы находитесь больше времени: плановой или не плановой? Знаете ли вы, какие задания, в какое время, сколько и кому выполнять для разных периодов времени? Ответ на эти и другие вопросы помогает сформировать система корпоративного тайм-менеджмента, с которой вы получите власть над временем – ключевым ресурсом бизнеса. 

Организация рабочих процессов в компании. Одной из наибольших проблем украинских компаний сегодня является отсутствие стандартов в организации работы, в целом, и в управлении временем, в частности. Если они и разработаны в отдельных компаниях, то это преимущественно представительства западных корпораций или отечественные фирмы, которые активно обучаются.

Любые проблемы, возникающие в компании, нецелесообразно решать по отдельности. Следует делать это комплексно. Отдельный тренинг или консультация не наладят процесс, если отсутствует „поставленный” менеджмент, система бизнес-целей, корпоративная культура, правила работы, правила взаимодействия. И в этом случае проблемы могут приобретать угрожающие масштабы для бизнеса.

Особенно это касается компаний, которые находятся на этапе роста. Количество людей во многих из них возрастает на 70-100% в год. Изменение количества персонала требует, как минимум, разработки правил взаимодействия, для поддержания управляемости бизнеса, или же пересмотра стандартов менеджмента, если такие уже были созданы.

Чем ниже человек находится на иерархической лестнице, тем более негативно сказывается на его работе отсутствие установленных правил работы. Его, соответственно, не так организовали, не те задачи поставили, несколько раз изменили задания, то поставили десять задач — то ни одной. С ростом компании такая неразбериха лишь увеличивается.

Проблемы управления временем усиливаются недостатками в системе управления персоналом, когда, например, нарушаются принципы единоначальства и т.п. Таким образом, исполнители работают в состоянии постоянного стресса. Новая информация, попадающая в неналаженную систему, – лишь усиливает стресс и углубляет существующие проблемы.

Читайте также:  Проявление и способы психологической адаптации человека

Тайм-менеджмент облегчит работу всего персонала, сделает ее более эффективной, если он будет рассматриваться системно и фиксироваться на уровне стандартов работы в компании и одновременно дополнять стандарты в других составляющих менеджмента, как, например, организации продаж, управление людьми и т.п.

Необходимо привлечь к процессу руководителей, их решения и контроль.

Не следует пускать этот вопрос на самотек. Это то из заданий, которое руководство не должно делегировать. Иначе можно будет говорить лишь об эффективности отдельных работников, а впечатляющего корпоративного прорыва достичь не удастся. Если вы планируете свою работу, а двое ваших коллег этого не делают, ни у вас, ни в рамках компании кардинальных изменений не произойдет.

Дословно „тайм-менеджмент” означает „управление временем”. На самом же деле временем управлять невозможно, так как время – это объективная категория, существующая вне нашей зоны влияния.

Каждый человек имеет на входе 24 часа, а на выходе получает разные результаты. Таким образом, управление временем, по сути, – это управление результатами труда, своей деятельностью или деятельностью других людей. Поэтому курс тайм-менеджмента – об управлении собой, своей жизнью.

И искусство тайм-менеджмента сводится к тому, какие задачи, в каком количестве, каким образом выполнить в рамках существующего времени.

Анализируя проблематику организации времени в компании, консультанты выделяют корпоративный и личный тайм-менеджмент. Они тесно взаимосвязаны (читайте выше).

Исследуя свои временные ресурсы, человек часто понимает, что потери его личного времени непосредственно связаны с неэффективностью всей корпоративной системы управления. И наоборот: вся компания может страдать от неорганизованности ее отдельных работников.

Личный тайм-менеджмент – это управление своими жизненными целями. Человек знает, чего он хочет от жизни, имеет свои ориентиры, в каком рабочем режиме он работает наиболее эффективно.

Идеальный вариант — когда компания строит свои цели с учетом целей своих работников.

На
практике же человек, приходя в компанию, сталкивается с определенными формальными и неформальными правилами в организации времени.

Чтобы сбалансировать корпоративный и личный тайм-менеджмент, надо искать компромисс, выбирать оптимальный вариант сосуществования на основе изучения и понимания обеих сторон.

Основные „пожиратели” времени. Исследования по использованию времени фиксируют неутешительную картину.

Оказывается, что в среднем сотрудники от 50 до 80%(!) своего времени тратят на выполнение рутинных работ, авральные мероприятия или выполнение несвойственных им функций.

Тайм-менеджмент призван исправить данную ситуацию: выделить ключевые задачи каждого работника, зарезервировать на них время, защитить это время от неплановых и менее важных задач.

Что же мешает компаниям и отдельным работникам правильно обходиться с течением времени? Среди основных пожирателей времени, или хронофагов, выделяют следующие (первые две причины безоговорочные лидеры этого антирейтинга среди работников украинских компаний):

  • отвлечение: телефонные звонки, посетители, новые задачи;
  • выполнение одновременно нескольких дел;
  • отсутствие четких целей;
  • неэффективное планирование;
  • неумение делегировать полномочия;
  • неумения говорить «нет»;
  • проблемы с разделением труда.

Еще одна острая проблема – отсутствие системы работы с подчиненными. Хаотичные совещания, несвоевременная подача отчетов, их неудачная форма – неутешительные последствия такого подхода.

Укажем, что спланировать работу — это еще не все. Говорят, что в современную эпоху тайм-менеджмент – это не столько планирование, сколько борьба. Речь идет об одной из наиболее болезненных проблем наших компаний – отвлечениях.

Негативные последствия влекут за собой отвлечения для менеджеров среднего звена, ведь они – своеобразный связующий элемент в бизнес-системе компании. Они ощущают на себе влияние с двух сторон. По опросам, основным источником отвлечения является руководство.

И основная причина этого — снова таки в отсутствии правильных стандартов работы. Многие руководители считают, что они сами и являются правилом для компании. Другой источник отвлечения – клиенты.

Существует ряд организационных и психологических проблем, не позволяющих наладить эффективное взаимодействие с ними.

Производительность и эффективность в использовании рабочего времени. Под производительностью понимается, что работник выполнил поставленные перед ним задачи в нужном количестве, с необходимым качеством и в отведенный для этого промежуток времени.

Эффективность использования времени свидетельствует, в какой мере работник выполнил задачи, которые: а) приведут компанию к долгосрочным целям; б) выгодны для нее именно в этот момент времени;

в) обеспечат достижение целей минимумом усилий.

В курсе тайм-менеджмента учат выполнять работу в рабочее время. Хватает ли человеку 40 часов рабочей недели для результативного выполнения работы? На сегодня в украинских компаниях, как правило, принято работать сверхурочно. Во-первых, такое явление отрицательно влияет на эмоциональное и физическое состояние работника, особенно в долгосрочной перспективе.

Во-вторых, не всегда такая работа означает, что будет достигнут ожидаемый результат. Ведь часто люди работают дольше с меньшей интенсивностью и значительными простоями, или это делается „для галочки”, чтобы не рассердить руководителя-трудоголика (трудоголизм здесь рассматривается в негативном значении).

Сегодня специалисты тайм-менеджмента обращаются и к научному подходу в организации труда. Согласно ему рабочий регламент может предусматривать: — 10-минутные перерывы в работе; — полноценный перерыв на обед; — полноценный отпуск (24 дня);

— 8-часовой рабочий день.

Ресурсное состояние работника должно быть таким, чтобы после работы он мог посвятить себя личным делам. Ведь жизнь не заканчивается и не ограничивается работой.

Когда лучше планировать свою работу. Существует несколько видов планирования труда. Основные из них — оперативное и стратегическое планирование. К оперативному относят ежедневное планирование труда.

Наш мозг может работать в двух состояниях: состоянии действия и состоянии анализа. Состояние анализа очень важно. Оно позволяет скорректировать наши действия, понять, где произошли сбои, по какой причине и как их в дальнейшем избежать.

Ежедневное планирование и служит примером анализа работы, который позволяет преодолеть проблему „наступания на грабли”. Планировать свою работу обязательно надо каждый день утром, а в конце дня – проводить анализ.

Когда поток задач очень большой, например, за день в банк может приходить до 200 электронных сообщений, следует в средине дня проводить сверку и краткий анализ выполненной работы.

Относительно стратегического планирования времени, то на него следует выделять 20% рабочего времени. И к задачам этой категории в тайм-менеджменте относят так называемые

  • „важные-несрочные задачи”;
  • улучшение подготовки;
  • уход за собой;
  • поиск новых возможностей;
  • самообразование.

Наличие плана, но отсутствие отчета – еще одна проблема сегодняшнего дня. В зависимости от специфики деятельности компании и принятых правил, отчитываются за неделю, месяц, реже — квартал, а иногда и раз в год.

Если не принимать во внимание, что периодичность отчетности зависит от опыта подчиненных, то рекомендуем вводить в практику работы недельные отчеты.

Именно это позволит руководителю осуществить план-фактное управление и держать руку „на  пульсе”.

Дни недельного планирования и отчетности определяются, исходя, опять таки, из специфики
деятельности компании. Как правило, работу планируют в понедельник, в пятницу – подбивают итоги и составляют отчет.

Может применяться вариант „пятница – пятница”, когда в один день закрывается минувшая неделя и планируется работа на следующую.

Если компания работает в выходные или информации поступает очень много, может использоваться такая схема: понедельник – подведение итогов, вторник – планово-отчетный день. Каждый из приведенных вариантов имеет сильные и слабые стороны.

Научите меня тайм-менеджменту! Теоретически и практически можно научиться всему. Но в бизнесе надо учиться быстро и эффективно. Поэтому тренинг как форма обучения – это в первую очередь экономия драгоценного времени.

Время бизнесмена очень дорого, поэтому тратить его на самостоятельное овладение той или иной сферой деятельности — весьма затратно. Бизнес построен так, что каждый занимается своим делом.

Компаниям целесообразнее заказывать учебные дисциплины для себя, своих подчиненных, чтобы как можно быстрее получить действенные инструменты для работы.

Вариант обучения по учебникам даст хороший результат после того, как человек пройдет тот или иной тренинг, получит скелет знаний, на который потом можно самостоятельно наращивать мышцы.

Базовая программа тренинга по тайм-менеджменту включает в себя следующие блоки: 1. Философия и психология эффективного тайм-менеджмента. 2. База для принятия решений. 3. Техника постановки целей. 4. Планирование на год. 5. Планирование на месяц. 6. Планирование на неделю. 7. Ежедневное планирование.

8. Делегирование задач.

Продолжительность тренинга, как правило, составляет два дня, или 16 часов.

Показатели эффективного тренинга по тайм-менеджменту. Эффективность тренинга анализируется по нескольким показателям. Один из основных —
использование инструментария для управления временем, который осваивается в ходе тренинга.

Среди инструментов такие: бумажный органайзер, компьютерные программы Microsoft Outlook, Lotus Notes. В ходе диагностики компании совместно с заказчиком определяется, какой из инструментов или их комбинация будут наиболее эффективным для организации работы.

Другие показатели эффективного использования рабочего времени любого работника компании: – выполнение работы в рабочее время; – расходование на задачу столько времени – сколько было запланировано;

– те же единые стандарты труда. Это, с одного стороны, критерий эффективности, а с другой — ее гарант.

Эффективность тренинга также зависит от того, насколько компания-заказчик готова принять модель обучения. Иногда приходится идти на компромиссы: финансовые, временные.

Например, компании обращаются к тренинговым структурам с просьбой помочь в решении краткосрочных проблем в организации времени (хотя это не совсем правильно), поскольку, как говорят, „зашиваются” и где там говорить о долгосрочных перспективах.

И к долгосрочному планированию переходят тогда, когда вся текущая работа налажена и ее результаты позволяют строить новые перспективные планы.

Важно осознать, что вопрос организации времени – это, прежде всего, ответственность руководителя. Именно он определяет для своих подчиненных, чем заниматься, сколько времени должно занимать выполнение того ли другой задания, приоритетность работ. Планируя свое время и время своих подчиненных, менеджер должен обязательно предусматривать форс-мажорные обстоятельства.

По статистике, около 20% рабочего времени может занимать выполнение непредусмотренных задач. В идеале, и руководитель, и подчиненный берут на себя ответственность, что план заданий на неделю не изменится больше чем на 20%. Управление временем – это взаимная ответственность и командное взаимодействие. Это показатель того, насколько правильно организован бизнес.

Это фундамент долгосрочного успеха компании.

Правила успешного планирования рабочего времени:

  1. Видеть все свои задания. 
  2. Группировка заданий по направлениям деятельности работника. 
  3. Определение, когда выполнять то или иное задание. 
  4. Определение, сколько времени займет выполнение задания. 
  5. Определение, кто будет выполнять работу. 
  6. Определение, как будет выполняться работа: как расставлять приоритеты, как группировать работы, 
  7. Определение как реагировать на отвлечения и защищать свое время и т.п. (тут же планы под угрозой) 
  8. Определение, как отчитываться и по каким показателям анализировать работу. 

Виталий ЧУБА, бизнес-тренер,
«Бизнес-консультант», №6 (26), июнь 2005

Источник: http://bogushtime.com/blog/organizaciya-lichnogo-i-rabochego-vremeni

Ссылка на основную публикацию