Рабочее и личное время — психология

Организация рабочего дня: рекомендации психологов

Наши будни часто определяются не приоритетами или желаниями, а сиюминутными заботами и суетой. Мы и рады бы проводить день более продуктивно, но эти письма, встречи, переговоры незаметно съедают все наше время.

Конечно, есть множество приемов повышения производительности — от банального ведения списка дел до более сложных методик тайм-менеджмента. И это вроде бы работает.

По крайней мере, какое-то время, пока рутина снова не возьмет свое.

Но что, если обратиться к научным данным о том, как функционирует наш мозг в течение дня, и использовать эту информацию для увеличения своей производительности?

Миф о многозадачности: как количество приоритетов влияет на продуктивность

Берегите ваши первые три часа

По мнению психолога Рона Фридмана (Ron Friedman), первые три часа рабочего дня являются наиболее ценными и продуктивными.

В это время вместо того, чтобы проверять электронную почту, сообщения в соцсетях или отвечать на запросы других людей, лучше сосредоточиться на самой важной работе.

«Как правило, у нас ежедневно есть окно протяженностью около трех часов, в течение которых мы реально сосредоточены, сфокусированы. Это время, идеальное для планирования, обдумывания, написания речей, — пишет Фридман в статье для Harvard Business Review. — Если мы тратим эти лучшие часы на второстепенные задачи, мы оказываемся гораздо менее эффективными, чем могли бы быть».

Исследования показали, что в течение дня мы испытываем постепенное снижение когнитивных функций (памяти, внимания, умственной работоспособности), и именно поэтому важные и сложные задачи не стоит откладывать на вечер.

Кроме того, в первой половине дня нужно страться быть проактивным, а не реактивным, то есть в приоритете должна быть самостоятельная работа и активные действия, а не реагирование на запросы коллег, клиентов, партнеров.

Думайте, как шеф-повар

Как лучше всего начинать свой день? Оказывается, здесь есть чему поучиться в кулинарном мире. У французских шеф-поваров даже есть термин mise en place , то есть «все на своих местах».

«Посмотрите, как работают повара, — сравнивает Фридман. — Они не спешат с самого утра к плите и не принимаются за готовку блюд.

Вместо этого они тратят некоторое время на то, чтобы обеспечить себе идеальные условия: достают и раскладывают необходимые инструменты, подготавливают ингредиенты в нужном количестве и пропорциях — в общем, все, что понадобится в работе. Сначала они решают стратегические вопросы, а уже затем берутся за решение текущих задач».

Используя первые несколько минут вашего дня для планирования и наведения порядка на рабочем месте, вы сможете обеспечить себе максимально продуктивный остаток дня.

Психология продуктивности: как сделать больше в короткие сроки?

Знайте, когда ваши мозг и тело нуждаются в отдыхе

Основатель The Energy Project Тони Шварц (Tony Schwartz), утверждает, что не только мозг постепенно устает в течение дня.

С точки зрения физиологии в течение дня мы следуем так называемым ультрадианным ритмам — циклам активности продолжительностью от 90 до 120 минут, после которых нам требуется небольшая передышка.

Если не предусмотреть отдыха между этими циклами, то, согласно теории Шварца, ваша продуктивность в течение дня начнет резко падать.

Вместо занятий тайм-менеджментом можно попытаться управлять своей энергией и продуктивностью.

Среди прочего, это означает, что если организм подает явные сигналы — чувство усталости, голода, зевота, потягивания — стоит сделать небольшой перерыв, встать из-за стола, выйти прогуляться. Игнорируя эти сигналы, мы в итоге быстро тратим силы, которых должно было хватить до конца дня.

15:00 — переломный момент рабочего дня

Вы наверняка замечали, что послеобеденные часы — самый утомительный период рабочего дня. Это тоже обусловлено биологическими ритмами, но на этот раз циркадными — связанными со сменой дня и ночи. Приблизительно после трех часов пополудни организм начинает выработку гормона мелатонина, регулятора суточных ритмов. Он вызывает чувство усталости и сонливости.

Идеальный способ проскочить этот переломный момент — небольшой послеобеденный сон, буквально 20-30 минут. Однако для большинства из нас он недоступен. Но есть и другие варианты.

Фридман советует иметь в виду эти суточные колебания энергии, и планировать на вторую половину дня менее сложные задачи, не требующие силы воли, точности, концентрации, максимальных интеллектуальных усилий. После 3 часов дня лучше как раз заняться разбором электронной почты, звонками, творческими задачами.

Ключевое слово здесь снова «планирование». Распределяйте заранее не только свои силы, но и свое время.

Почему дневной сон повышает продуктивность: данные исследований NASA

Установите точное время конца рабочего дня

И главное — придерживайтесь его. Интернет и мобильные гаджеты, помимо всего прочего, способствуют тому, что работа легко проникает в остальную часть нашей жизни.

Мы проверяем электронную почту за завтраком, во время обеда, перед сном.

«Мобильными устройства способны мгновенно передавать наши сообщения, и это создает ложное ощущение постоянной срочности, неотложности и вызывает своего рода привыкание», — считает Фридман.

Если вы научитесь вечером полностью отключаться от работы, то будете чувствовать себя свежими и отдохнувшими на следующий день, и как следствие, ваша продуктивность возрастет. Но как этого добиться, если мобильные устройства не отпускают нас, то и дело сигнализируя об очередном полученном сообщении?

Чтобы свести к минимуму соблазн проверять рабочую почту в нерабочее время, Фридман предлагает разделить гаджеты на устройства для работы и отдыха: «На моем айпаде, например, нет электронной почты. Я использую его только для развлечений, в то время как мобильный телефон — это мой рабочий инструмент».

Отведите время для игр

Да-да. Например, для компьютерных игр. По словам Фридмана, это хороший способ улучшить когнитивные функции мозга. «Видеоигры так устроены, что чем дольше вы в них играете — тем больше возрастает их сложность. Каждый уровень сложнее предыдущего. В работе же, чаще всего, наоборот, мы не сталкиваемся с прогрессирующей сложностью задач». Поэтому видеоигры — это своего рода тренажер для мозга.

Физические упражнения — тоже отличный вариант.

Как утверждают исследователи из нидерландского института изучения человеческого поведения (Behavioral Science Institute) физическая активность помогает справиться с усталостью, которая накапливается во время сидячей работы. Особенно это касается офисных работников, которые несмотря на то, что занятия спортом были бы им наиболее полезны, наоборот, обычно наименее физически активны.

Страрайтесь по-настоящему отдыхать в свое свободное время. Получайте удовольствие от того, как вы проводите ваш досуг. Ищите стимулы за пределами рабочего места, новые увлечения, интересные задачи. В жизни обязательно должно быть место чему-то, помимо работы — только так вы сможете поднять вашу производительность.

Высоких вам конверсий!

По материалам helpscout.net, image source b80399

Источник: https://lpgenerator.ru/blog/2015/12/04/organizaciya-rabochego-dnya-rekomendacii-psihologov/

Источник: http://alimero.ru/blog/psychology/kak-nayti-balans-mezhdu-rabotoy-i-lichnoy-zhiznyu.13210.html

Как защитить от работы свое личное время

В кризис сверхурочная работа стала для многих привычным явлением. Но что делать, если работа начинает претендовать и на ваше свободное время, а коллеги и босс ежедневно атакуют вас поздними звонками и сообщениями по рабочим вопросам?

Найдите источник угрозы

Попробуйте найти того, кто «пожирает» большую часть вашего личного времени. Наверняка среди ваших коллег отыщется тот, кто чаще других обращается к вам с просьбой дать совет или помочь с работой. Если в нерабочее время вас беспокоит коллега, в первую очередь стоит поговорить с человеком и предложить ему разделить обязанности.

Определите ту грань, за которой заканчивается ваша область деятельности и начинается сфера ответственности другого сотрудника. Если это ваш напарник или подчиненный, вы можете четко разделить перечень ваших обязанностей (можно письменно) и неуклонно соблюдать свою часть этого полуофициального договора. Тогда в ответ вы можете потребовать того же от коллеги.

В случае если сослуживец вас не поймет или же не проникнется вашей просьбой, перейдите к более жестким мерам. Если метод переговоров не сработает, в конце концов вы можете просто не брать трубку, а то и вовсе отключить телефон.

Через некоторое время назойливый коллега поймет, что ничего от вас не добьется, и либо начнет работать самостоятельно, либо обратится за помощью к кому-то еще.

Со звонками начальства лучше быть аккуратнее — руководитель вряд ли будет беспокоить вас по пустякам.

Поставьте вопрос ребром

Если похитителем личного времени является ваш начальник, попробуйте поставить его перед выбором. Опишите руководителю сложившуюся ситуацию и попросите прибавку к зарплате, эквивалентную вашим усилиям и потраченному времени. В такой ситуации начальник либо действительно повысит вас, либо перестанет беспокоить в нерабочее время.

Заявить коллегам, а уж тем более боссу о том, что вы не можете поработать сверхурочно, — решение серьезное.

Делать такое заявление лучше всего в тот момент, когда свежи воспоминания о ваших профессиональных успехах. Ценному сотруднику всегда охотнее пойдут навстречу — это факт.

Если начальство действительно ценит вас, а не просто использует в корыстных целях, замену вам искать никто не начнет.

Не забывайте следовать тому, что проповедуете: требуя от других уважения к своему личному времени, вы обязаны сами его оказывать.

Не общайтесь в интернете

Большие проблемы с разграничением рабочего и личного времени, как правило, возникают у молодых людей, для которых интернет стал неотъемлемой частью жизни.

Коммуникаторы, ноутбуки, аккаунты в различных соцсетях — все это не позволяет абстрагироваться от профессиональной жизни.

Посудите сами: можете ли вы забыть о работе и расслабиться, если в «Одноклассниках» постоянно высвечиваются ники и фотографии ваших коллег со значком «онлайн»?

Во избежание нежелательных контактов в нерабочее время постарайтесь оградить интернет-пространство от вторжения сослуживцев. Для общения с ними лучше завести рабочую почту или специальный номер ICQ, пользоваться которыми вы будете только в рабочее время или в случае форс-мажора.

Александра Ильина
«Труд»

Источник: http://hr-portal.ru/article/kak-zashchitit-ot-raboty-svoe-lichnoe-vremya

Личное время человека и его структура

Прежде чем переходить непосредственно к процедурам тайм-менеджмента, желательно осознать, а как же выглядит личное время человека, на что оно тратится, то есть, иначе говоря, какова его структура.

Ведь внедрение в свою жизнь принципов тайм-менеджмента немыслимо, если вы не имеете четкого видения того, из каких составляющих складывается ваше личное время.

Если же вы занимаете руководящую должность, то для эффективного управления трудовой деятельностью подчиненных необходимо иметь хорошее представление о структуре и содержании личного времени каждого из них. Разумеется, в первую очередь, о той его части, которая относится к работе сотрудника.

Всегда ли мы работаем в рабочее время?

В наиболее общем представлении личное время практически любого взрослого и трудоспособного человека можно разделить на две большие составляющие: рабочее и внерабочее время.

Собственно рабочее время состоит из тех периодов, когда работа фактически осуществляется, из предусмотренных трудовым распорядком перерывов, а также случайных, то есть не предусмотренных регламентом перерывов в осуществлении трудовых операций.

Последняя составляющая – это, по сути, потери времени, которые довольно часто вызваны не какими-то непреодолимыми внешними обстоятельствами, а недостаточным уровнем профессионализма сотрудника, отсутствием у него навыков самоорганизации трудовой деятельности и другими причинами подобного рода.

На что тратится внерабочее время?

Внерабочее время включает четыре периода, лишь один из которых представляет собой, действительно, свободное время человека (отдых, прогулки, общение с друзьями и близкими, а также все остальное, что человек делает охотно и с удовольствием). Остальные три периода включают то время, которое мы вынужденно тратим на сон и самообслуживание, различные виды домашних дел, а также затрачиваем на дорогу к работе и обратно.

Трудимся и отдыхаем, отдыхаем и трудимся

Если посмотреть на структуру личного времени несколько под иным углом, то можно сказать, что все располагаемое нами время можно разделить на две большие части: время, когда мы трудимся, то есть расходуем наши физические и умственные силы (какие-то больше, какие-то меньше – в зависимости от рода деятельности и конкретного занятия), и время, когда мы отдыхаем, то есть, напротив, – восполняем физические и умственные силы организма, занимаясь различными видами рекреационной деятельности.

Соотношение между периодами труда и отдыха очень сильно разнится в зависимости от возраста, пола, социального статуса человека и целого ряда других факторов.

При прочих равных условиях, занимающие руководящие должности работники вынуждены чаще и дольше задерживаться на рабочем месте, чем подчиненные им рядовые сотрудники.

Доказано, что, как правило, мужчины располагают большим количеством времени для отдыха, чем работающие наравне с ними женщины, так как они не настолько загружены уходом за детьми и хлопотами по домашнему хозяйству, и т.д.

Любопытно, что далеко не всегда можно провести четкое разделение между временем труда и отдыха. Например, для одного человека прополка на огороде превращается в тяжкий труд, другой же воспринимает это занятие, как приятную физическую нагрузку на свежем воздухе, позволяющую переключиться и забыть о ежедневной рутине.

Резюме

Возьмите ручку, листок бумаги и подумайте, как много времени вы тратите в среднем на все составляющие рабочего и внерабочего времени. Запишите ориентировочную продолжительность каждого из рассмотренных выше периодов. Устраивает ли вас соотношение между ними? Если нет, то попробуйте предположить, как сделать это соотношение более приемлемым для вас.

Источник: http://owncapital.ru/

Источник: http://hacklive.ru/lichnoe-vremya-cheloveka-i-ego-struktura/

Личное время

Автор dreambox09 on 19.12.2011 in Психология |

Следуйте им, и со свободными часами, предназначенными для собственного досуга, у вас никогда не будет проблем.

Каждый должен иметь свой уголок и личное время

Личное пространство социальные психологи давно изучили буквально до сантиметра. И важность его для душевного комфорта каждого из нас давно известна. А вот время исследовать гораздо сложнее — очень уж неуловимая эта сущность. Но попробовать стоит.

Предлагаем провести эксперимент: пригласите на новогодние праздники иногородних родственников, причем самых активных и шумных, из расчета 2 человека на каждую комнату. Общение с ними должно быть качественным: с обстоятельными разговорами, совместными трапезами, долгими прогулками и экскурсиями.

Фиксировать свое состояние не обязательно — через неделю (а то и раньше) вы и сами прекрасно поймете, в чем заключается функция личного времени и сколько его нужно персонально вам.

Закон необходимости

Прежде всего личное время необходимо нам для чувства гармонии и равновесия, для полноценного отдыха. Конечно, человек — существо социальное, мы нуждаемся в контактах, чувстве принадлежности и зависимости. Но не постоянно и непрерывно, иначе нагрузка на психику будет слишком велика.

Психологам знаком так называемый тюремный синдром — когда человек все время подчиняет свое поведение требованиям окружающего социума, когда буквально каждую минуту он ощущает себя словно под микроскопом.

Усталость, потеря связи с самим собой («живу как заведенный»), ощущение единообразия жизни («кручусь как белка в колесе»), ухудшение настроения, отупение, апатия — вот что ждет того, кто живет без необходимого личного времени несколько месяцев. А если год? Может наступить эмоциональное выгорание.

Человек просто теряет способность радоваться окружающим и общаться с ними. Так что личное время имеет гораздо большее значение, чем может показаться на первый взгляд, ведь оно бережет наше психическое, а значит, и физическое здоровье.

Планируйте отдых— ежедневный, еженедельный, годовой—так же, как свою трудовую деятельность.

Если к слову «отдых» вы не приучены, то и говорите про него так же, как про работу: «Мне необходимо это сделать», «Я все хорошо продумаю, составлю план, подготовлюсь и выполню намеченное». Да-да.

это все про организацию отдыха. Так вы внутренне осознаете важность дела, дадите себе «приказ» расслабиться хотя бы на время.

Первое время намечайте четкий перечень занятий на отдых, и неукоснительно следуйте плану: так вы научитесь не только выделять время для себя, но и пользоваться им.

Закон постоянства

Существует феномен сохранения территории. Суть его в том, что человек привыкает к пространству вокруг себя, даже если оно поначалу кажется некомфортным, и потом стремится к его восстановлению.

Например, человек долго жил в маленькой квартире, с трудом выкраивал уголок для себя и страстно мечтал о просторе.

Но получив возможность построить огромный дом, он — вот такой парадокс! — все равно устроит себе « в нем… крошечный закуток для отдыха! Кстати для переезда нужны услуги по перевозке мебели. Для вас транспортные услуги в Санкт-Петербурге, недорого, быстро и качественно.

С категорией времени происходит то же самое. Мы привыкаем к определенному количеству личных минут и часов, даже если постоянно жалуемся на их недостаток. Более того, испытываем самый настоящий стресс, если вдруг обнаруживаем, что времени для досуга стало гораздо больше.

Например, вы работаете 5 дней в неделю, по вечерам занимаетесь детьми, по выходным — уборкой, а по праздникам — дачными хлопотами и просто мечтаете о парочке часов личного времени. И вот свершилось! Все едут на юбилей к тете Вале! На целых 2 дня! А вы (ну надо же какая радость!) не можете по объективным причинам.

Выразив самое искреннее сожаление, вы начинаете строить планы: сама буду переключать каналы по телевизору, книжку почитаю, маникюр сделаю да в ванне полежу наконец то спокойно! Эйфория длится несколько часов, а потом возникает тревога.

И даже не за близких (только что звонили — все в порядке), а как-то так, вообще… И вот книга уже неинтересна, и на маникюр идти неохота. Мужу рубашки, что ли, погладить? Или стиркой заняться? В общем, чем меньше у человека личного времени, тем хуже навык его проведения.

Мы привыкаем отдыхать одинаково, и это большая проблема. Зависимость прямая: изменилась ситуация — стал невозможен привычный отдых — наступает кризис. Значит, осваивайте новые виды релакса. Вместе с семьей, отдельно от семьи, в сауне или в фитнес-клубе со своими подругами, с детьми на совместном занятии рисованием (вы удивитесь, насколько это может быть увлекательно)…

Учитесь получать удовольствие абсолютно от любого свободного времяпрепровождения, и отличный отдых вам обеспечен навсегда.

Закон самоценности
«Все несчастья людей происходят только от того, что они не могут просто спокойно сидеть в своей комнате», — обмолвился как-то знаменитый французский философ Блез Паскаль. Возможно, высказался он и не по поводу отдыха, но в данном случае его слова очень уместны.

Замечали, существуют люди, которым некомфортно даже пару часов находиться в обществе самого себя? Рука автоматически тянется к телефону, и начинаются бесконечные разговоры на тему «Как дела?». Часто за этим скрывается реальная или надуманная низкая самооценка: человеку кажется, что сам по себе он интереса не представляет и собой заполнить время не может.

Отсюда и все «псевдозаполнители» — бездумный просмотр телепрограмм, обсуждение по десятому разу новостей у родственников, долгое чаепитие с заскочившей «на минутку» соседкой… Плохо то, что после проведенного так дня на душе остается неприятное чувство потерянного времени.

А если еще подруга нетерпеливо прервала разговор, сославшись на сильную занятость, ваша самооценка вообще норовит упасть ниже плинтуса…

Позвольте себе… впасть в детство. Не старайтесь все время отдыхать «правильно», как взрослые, — наслаждайтесь жизнью, как дети, сбежавшие со скучного урока. Просмотр сериала, незатейливая телефонная болтовня, «чайный» релакс — на все это вы имеете полное право. Но… не злоупотребляйте этим правом, хорошо?

Если все-таки вам самой с собой скучно, попробуйте сделать себя более интересной «компанией». Научиться чему-то новому и даже открыть в себе дремавший талант никогда не поздно.

Начинайте с занятия простого, но позволяющего сразу увидеть результат. Например, освойте технику декупажа или секреты изготовления модных украшений из войлока.

Во-первых, вы расширите круг общения, а во-вторых, выполненные собственноручно изделия дадут вам вполне законное основание гордиться собой.

Закон индивидуальных предпочтений

Представления о том, чем же нужно заниматься в свое собственное, свободное время, у всех разные. Выбор определяется и возрастом, и увлечениями, и особенностями семейной жизни, и даже родом профессиональных занятий. Самое главное — это чтобы в семье все пришли к соглашению относительно того, кто как и когда отдыхает.

Обязательно выясните лучший способ проведения личного времени Место, окружающая обстановка, занятия—особенно если это касается ежегодного отпуска, с которым у нас традиционно связаны большие надежды на оздоровление, отдых от забот и сплочение семьи.

Обсудите с близкими свои и их предпочтения. Иначе именно отдых станет камнем преткновения в вашей семье. Ведь партнеры часто имеют противоположные типы темперамента, и, значит, желания в плане релакса у них тоже отличаются. Из-за этого бывают не только скандалы, но и разводы.

Лишь договор спасет и отдых, и семью.

Источник: http://nemezolda.ru/?p=6723

Урок 1. Основы тайм-менеджмента

Целью данного урока является помочь вам максимально разобраться в особенностях и нюансах тайм-менеджмента, а также на глубинном уровне осознать и прочувствовать, как может эффективная организация своего времени способствовать достижению целей, помогать в развитии потенциала своей личности и оказывать благоприятное воздействие на жизнь в целом. В уроке будут рассмотрены такие вопросы как цели управления временем и его предпосылки, основные этапы и особенности этого процесса. Кроме того, вы узнаете массу советов по повышению личной эффективности и сможете выбрать те из них, которые будут подходить конкретно вам.

Содержание

Многообразие форм тайм-менеджмента

Сегодня существует огромное количество самых разнообразных подходов к проблеме управления временем. Разобраться в них с нуля очень сложно, ещё сложнее определить, какой из них может быть полезен именно вам.

Как отмечает автор книги «Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем» Сергей Калинин, специалисты выделяют три типа тайм-менеджмента: персональный (личный), ролевой (профессиональный), а также социальный тайм-менеджмент. А внутри этих типов могут существовать неограниченные (и даже пересекающиеся) множества систем, методов и концепций управления временем, часть из которых имеют авторские названия.

Индивидуальное управление временем тесно совмещено с личностным саморазвитием и осуществляется лично человеком, желающим повысить эффективность своей деятельности. Для этого каждый из нас использует собственные методы и подходы, черпая информацию из книг, интернет-сайтов и блогов, советов друзей и коллег, а также своих идей по повышению эффективности использования личного времени.

Ролевой (профессиональный) тайм-менеджмент помогает человеку быть эффективным в рамках исполнения им какой-либо конкретной социальной роли, обычно — профессиональной.

Как отмечает Сергей Калинин, профессиональный тайм-менеджмент — «это на 50% психология трудовой деятельности и ещё на 50% методы повышения эффективности труда, заимствованные из НОТ (научной организации труда)».

В таком тайм-менеджменте обычно требуется помощь профессионального консультанта.

И, наконец, социальный тайм-менеджмент посвящён межличностным отношениям и (или) совместному управлению временем нескольких людей. Типичный пример такого тайм-менеджмента — корпоративный.

Значительная часть усилий социального управления временем заключается в оптимизации процессов взаимодействия людей (бизнес-процессов, организационных и коммуникационных процессов), и только потом некоторое внимание уделяется собственно методам тайм-менеджмента.

Отличия и сходные черты данных типов тайм-менеджмента приведены в табл. 1.

Таблица 1 — Типы управления временем

Примечание: Содержание таблицы изменено автором таким образом, чтобы сместить акценты с профессионального и корпоративного тайм-менеджмента на исходные, более общие типы — ролевой и социальный тайм-менеджмент.

В наших уроках мы будем говорить о личном тайм-менеджменте. Тем не менее, ничто не помешает вам применить отдельные методы управления временем для выполнения ваших ролевых функций либо для повышения эффективности работы вашего коллектива.

Исходя из сказанного выше, нетрудно понять, почему не существует и не может существовать никакой единой надёжной системы тайм-менеджмента. Личное управление временем — как индивидуальная психология, сколько людей — столько и точек зрения. Поэтому подбирайте те методы, которые вам наиболее удобны, и — кто знает! — может быть, вы даже изобретёте свой.

Изучая всё многообразие подходов к управлению временем, можно предположить, что существуют три принципиальные сущности тайм-менеджмента — это системы, концепции и методы управления временем.

Концепция управления временем — это определённый способ понимания и восприятия эффективности использования личного времени, от которой зависит в значительной мере удовлетворённость личным тайм-менеджментом.

Концепция включает в себя следующие элементы:

причину и повод управления временем;
цель управления временем;
ценности и принципы управления временем;
философию управления временем.

Наличие каждого из этих составных элементов необязательно в строгом смысле этого слова, однако зачастую все они в явном или неявном виде присутствуют.

В общем случае можно констатировать, что концепция управления временем часто формируется у конкретного автора под воздействием личных жизненных обстоятельств, и она весьма подробно описывается в его работах. Не все концепции имеют конкретных авторов ввиду их ценностного характера.

Метод управления временем — систематизированная последовательность действий, направленная на решение конкретной задачи управления временем. Обычно методы управления временем могут быть подробно описаны (в отличие от концепций) и имеют конкретного автора. Совокупность однородных методов управления временем называют подходом к управлению временем.

Система управления временем — комбинация взаимодействующих элементов, в частности, концепции и методов управления временем, направленная на достижение поставленной перед вами цели.

Определение целей управления временем

Залог эффективного тайм-менеджмента — чёткое понимание того, зачем он необходим, и почему его отсутствие вызывает дискомфорт.

В следующем уроке мы будем говорить об эффективном целеполагании применительно к отдельным задачам, но уже сейчас можем подчеркнуть важность изначально поставленной цели известной поговоркой: что посеешь, то и пожнёшь.

Все наиболее популярные системы тайм-менеджмента основаны на глубокой потребности в них их создателей.

Так, о системе личной эффективности одного из отцов-основателей США Бенджамина Франклина (1706–1790) известно, что когда ему было немногим более 20 лет, он решил вести дневник для наблюдения за развитием в себе 13 ключевых моральных добродетелей (Франклин, Б. Автобиография / Б. Франклин. — М. : Московский рабочий, 1988. — 48 с.).

Он поставил себе цель достичь морального совершенства, которая сделала его жизнь расписанной буквально поминутно, и, судя по его автобиографии, успешно достиг её. Другую цель преследовал Тимоти Феррис, автор книги «Как работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе от звонка до звонка, и при этом жить где угодно и богатеть».

И если «тайм-менеджмент» Ферриса заключается в его «4-х часовой рабочей неделе», то каждый день Франклина был тщательно распланирован и включал в себя не менее 8 рабочих часов.

Можно привести много других примеров, однако данные два уже достаточно убедительно свидетельствуют о том, какими разными могут быть подходы к вашему личному управлению временем.

Иными словами, от поставленной вами цели при выработке вашего индивидуального подхода к управлению временем зависит очень многое.

Как правильно поставить цель личного тайм-менеджмента? Для этого нужно ответить на несколько простых вопросов из упражнения 1.1 и записать ответы на него себе на лист бумаги. Постарайтесь не скрывать от себя истинные причины вашего интереса — может быть, тайм-менеджмент вам вовсе и не нужен, так зачем тратить время на его освоение?

Ответьте на следующие вопросы:

Почему меня интересует тайм-менеджмент? Запишите свой ответ.
Знаю ли я цель, для которой мне требуется управлять своим временем? Если да, запишите свою цель. Если нет, то сначала придумайте её, а потом всё равно запишите.
Знаю ли я, почему я хочу её добиться? Запишите для себя ответ на этот вопрос.
Перечитайте свои ответы на вопросы 1–3. Хотите ли вы продолжать изучать тайм-менеджмент, зная ваши истинные мотивы интереса к управлению временем?

Если вы развёрнуто ответили на первые два вопроса и утвердительно — на два последних, то мы можем двигаться дальше. Большинство специалистов в сфере тайм-менеджмента убедительно советуют регулярно соотносить свою цель с реальными действиями при ежедневном планировании, для чего лист бумаги с вашей целью должен быть всегда рядом с вами.

Этапы управления временем: прежде чем начать

Определившись со своей целью, можно начать личный тайм-менеджмент. А с чего же начать, спросите вы? Обратимся к Питеру Друкеру, американскому экономисту и одному из ведущих теоретиков управления. В книге «Эффективный руководитель» он пишет: «Согласно моим наблюдениям, опытные управляющие не сразу бросаются решать свои задачи.

Они начинают с анализа своего времени, а не с планирования, — сначала они продумывают, как распределить своё время. Затем они пытаются контролировать время, важнейший элемент которого состоит в сокращении непроизводительных затрат. Наконец, они сводят свое «личное» время в максимально крупные и связанные между собой блоки.

Таким образом, этот процесс состоит из трех компонентов:

регистрация времени;
управление временем;
укрупнение времени».

Действительно, вы знаете, чего вы хотите достичь; но знаете ли вы, что вам сейчас мешает просто поступать иначе? Скорее всего, нет. Один из наиболее простых способов понять, на что уходит ваше время, — это проанализировать вашу текущую структуру дня. Заведите себе небольшой файл-помощник для регистрации текущих дел (или ведите его в дневнике от руки). Он может выглядеть таким образом:

Для успешного выполнения задачи регистрации времени обязательно фиксировать время начала и завершения дела, давать его краткое описание, а также фиксировать любые моменты, препятствовавшие выполнению вашей задачи.

Безусловно, что данную таблицу можно и нужно подстраивать под себя.

Например, туда можно включить отдельные столбцы для фиксации ваших особенных привычек или отвлекающих моментов (проверка почты, перекур, беседа с коллегой, перерыв на чай, отвлечение на проверку обновлений в соцсети и т.п.

), столбец с собственной оценкой эффективности проведённого времени (эффективно / неэффективно), с разделением затрат времени на рабочие и личные задачи и т.п. Кроме того, идеи для отдельных полей могут вам подсказать в будущем системы тайм-менеджмента и их составные части, которые мы будем изучать впоследствии.

Например, древнеримский философ стоик Луций Анней Сенека выбрал в качестве первого письма Луцили письмо о времени:

ЛУЦИЙ АННЕЙ СЕНЕКА
Письмо I (О времени) Луцилия приветствует Сенека! Одно лишь время следует беречь. Не дай его украсть минутам неги, Пустым мгновеньям бесполезных встреч. Всю жизнь свою в делах проводим, но не Полезных, большей частью, а дурных…

Затем — безделье, а, на остальное — Годами не выкраиваем миг. Ты назовешь кого-то из знакомых, Кто б знал, что умирает каждый час? Ведь смерть — не предстоянье страшной комы, А — в каждом, ежедневно и сейчас.

Всё нам — чужое, только время — наше! А мы его совсем не бережём: Любой знакомый подставляет чашу, И мы ему — «по краешек» нальём. Стараюсь избегать подробных писем (Зачем перемывать в них дребедень): Тем менее от «завтра» ты зависим, Чем лучше контролируешь свой день.

Я удивляюсь: сколь же люди глупы, И как ничтожна тщетность их пути… Дают в кредит — считают каждый рубль, А время — им никто не возвратит… Те, на кого ты целый день потратил, Не ощущают, что они — в долгу! Попробуй-ка призвать их всех к расплате: Один ответ: Простите, не могу! Я — расточитель, тщательный в подсчётах.

Я знаю: с кем и сколько потерял… Ведь время больше требует учёта, Чем популярный жёлтый минерал. Богат — лишь тот, кто малостью доволен, Кто не зовет на помощь докторов, Не понимая, отчего он болен… Не забывай про время.

Будь здоров.

Здесь римский философ не только говорит о важности письменного учёта временных затрат, но и о двух важных моментах, которые могут служить полями вашей будущей таблицы:

Разделение времени на хорошо, дурно потраченное и безделье;
Оценка степени наполненности прожитого времени.

Постройте собственную таблицу регистрации времени, исходя из ваших текущих знаний об управлении временем. Ведите её хотя бы в течение трёх дней, а затем постарайтесь проанализировать ваше поведение и отметить, что бы вы хотели изменить. В течение следующих уроков постарайтесь найти методы тайм-менеджмента, которые помогали бы вам исполнить это желание, и пробуйте их применить.

Подсказка. Лучше всего вы будете видеть прогресс, если всё это время будете вести таблицу без перерыва, отмечая время, когда вы начали применение того или иного метода.

Управление временем — следующий блок задач тайм-менеджмента, к которому целесообразно переходить после того, как вы проанализировали ваши текущие временные затраты. На этом этапе следует понять, от каких дел вам хочется или стоит отказаться ради выполнения главных задач, каким образом распределить дела в течение одного дня, а также сократить непродуктивные затраты времени.

Здесь П. Друкер советует задать себе три вопроса (мы их несколько видоизменили, чтобы они соответствовали личному типу тайм-менеджмента, а оригинальные вопросы можно прочитать в главе 2 «Знайте своё время»):

Что произойдёт, если этого не сделать вообще (про конкретное дело)?
Какой из видов моей деятельности может выполнить кто-нибудь другой с не меньшим (а может быть, и с большим) успехом?
Что я делаю такого, что поглощает моё время и не повышает эффективность?

Ответы на эти вопросы помогут вам отсеять ненужное и сконцентрироваться на ваших ключевых делах. Иными словами, ваше управление временем здесь подвергается приоритизации и оптимизации. Этим навыкам вы научитесь в одном из следующих уроков данного курса. Стоит отметить, что большинство методов, рассматриваемых в рамках настоящего курса, вы сможете применить именно здесь.

Что же касается укрупнения времени, то это один из финальных этапов тайм-менеджмента: когда вы поймёте, что именно вам необходимо делать для достижения поставленной цели, вы сможете «заново собрать» все дела в укрупнённые блоки и впоследствии оперировать именно ими.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант.

После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время.

Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

← Управление временем2 Целеполагание →

_D1038

Источник: https://4brain.ru/time/osnovy.php

Заявить о своих требованиях: как отстаивать личные границы на работе

Начальник повышает на вас голос, бывает груб, заставляет работать сверхурочно, не ставит в известность, когда передает ваше задание другому коллеге. Почему нарушаются наши личные границы на работе и как их отстаивать, рассказывает коуч-консультант Марина Мелия.

Едва придя в офис, мы обнаруживаем, что кто-то забрал важные бумаги с нашего стола или заходил в нашу почту… Вечер.

День рождения ребенка, и вдруг звонят с работы: срочно посмотри почту – там документы от партнеров, готовь договор!..

Мы увлеченно работаем над проектом, как вдруг узнаем, что его уже поручили другому… Начальник вызывает нас к себе, начинает грубо отчитывать, а потом и вовсе швыряет бумаги нам в лицо…

Знакомо? Подобные ситуации происходят ежедневно в тысячах компаний. Что мы при этом чувствуем? В зависимости от темперамента реакция бывает разной, но в любом случае мы теряем душевное равновесие. И чем чаще мы подвергаемся такому стрессу, тем меньше у нас сил, энергии, мотивации, тем больше истощение, и не только эмоциональное, но и физическое.

Что произошло в каждом из этих случаев? Это не что иное, как агрессия: начальник (или коллега) агрессивно нарушил наши личные границы, а мы вовремя не выставили «пограничные столбики».

На работе агрессию проявляют тем чаще, чем выше ее уровень в обществе. (А у нас в стране он сейчас высок, в чем можно убедиться, включив телевизор.

) К тому же в нашей культуре не очень принято отстаивать свои границы и уважать чужие.

Особенно трудно нам решиться заявить о своих границах на работе. Ведь ставки тут высоки. Мы боимся прослыть неудобными работниками, помешать своему карьерному росту, упустить премию или даже потерять работу.

А кому-то еще и лестно чувствовать себя незаменимым, нужным. Поэтому мы постоянно идем на уступки, закрываем глаза на эти болезненные вторжения… а в итоге истощаем свои ресурсы и начинаем поневоле хуже работать.

Но есть и еще одна причина нашей уступчивости: зачастую мы не понимаем, что происходит, в чем причина эмоционального дискомфорта, потому что не задумываемся о личностных границах. Каждому из нас нужно понимать: они существуют! И блюсти их жизненно важно.

Шаг первый. Чтобы защищать свою собственность, надо понять, чем мы владеем, четко уяснить свои границы сначала для себя: что для меня самое важное в отношениях и, наоборот, что меня ранит, раздражает, лишает психологического комфорта? В чем я готов быть гибким, а где ни за что не отступлю? Список не должен быть длинным: отбираем лишь то, что для нас принципиально.

Шаг второй. Нужно четко заявить начальнику или коллегам, что нас не устраивает и какого отношения к себе мы больше не допустим.

Шаг третий – последовательно придерживаемся своей линии и ни в коем случае не отступаем от заявленной позиции.

Многим кажется, что выражать свое несогласие, переходя на повышенные тона или даже на крик, – значит отстаивать свои границы. На самом деле такое поведение – та же агрессия: переходя в атаку, мы сами нарушаем границы собеседника. По этой же причине неуместно давать ему советы: это тоже вторжение на его территорию.

Другая неудачная тактика – выступать в роли просителя. Если мы боимся, ощущаем себя жертвой, разговор лучше даже не начинать. Наша попытка обречена. Страх прекрасно считывается окружающими, и наш начальник не исключение.

Шанс на успех есть, если мы приходим к руководителю не как агрессор и не как жертва, а как сотрудник, то есть человек, готовый к сотрудничеству. Мы не высказываем свои претензии, а ищем пути улучшить качество работы. Принцип здесь такой: когда мы говорим другим «да», то не говорим «нет» себе.

И наоборот, когда говорим себе «да», не говорим «нет» другим. Мы уважаем себя и уважаем начальника. Мы заинтересованы в нем, а он в нас. Поэтому мы говорим с ним спокойно и с достоинством, твердо давая понять, где та грань, за которую мы не отступим. Мы – «железная рука в бархатной перчатке».

Начинаем с «да», за которым следует «но»: «Мне очень нравится моя работа. Но я не могу работать все вечера и совсем не отдыхать», и, наконец, предлагаем поискать общее решение: «Давайте подумаем, как можно организовать процесс иначе».

О тех, кто отстоял свои границы, обычно говорят, что они умеют себя поставить. И это умение не зависит от должности. Конечно, лучше обозначить границы сразу, как только мы приходим на новую работу. Но даже спустя годы ситуацию чаще всего можно изменить. А что, если мы потерпим неудачу? Да, бывают начальники, которые не хотят никого слушать.

Что ж, в некоторых тяжелых случаях лучше поступить как Кутузов: потерять Москву, но сохранить Россию, то есть потерять работу, но сохранить здоровье.

Есть так называемая молитва гештальт-терапевта, которая по смыслу подходит к описанным выше коллизиям и помогает увидеть их суть.

«Я делаю свое дело, а ты делаешь свое дело. Я живу в этом мире не для того, чтобы соответствовать твоим ожиданиям. И ты живешь в этом мире не для того, чтобы соответствовать моим ожиданиям. Ты – это ты. А я – это я. И если нам случилось встретить друг друга – это прекрасно. А если нет – этому нельзя помочь»1. Стоит прислушаться к этим словам.

Эмоциональные границы.
Они нарушаются, когда пренебрегают нашими чувствами, объясняет Марина Мелия: грубо разговаривают, тыкают, не спросив разрешения (но к себе ждут обращения на «вы»), кричат, оскорбляют, используют нецензурную лексику, позволяют себе бестактные вопросы или неуместные комментарии: «В таком возрасте вы не замужем?! Вам надо налаживать личную жизнь!»
Границы личного пространства. К нему относятся наш рабочий стол, шкафчик, компьютер, кружка, само рабочее место. Примеры нарушений: кто-то без спроса навел у вас на столе порядок, вас без объяснений пересадили на другое место, в ваше отсутствие пользовались вашим компьютером.
Границы рабочего пространства. Они определяются нашими функционально-ролевыми ожиданиями: вот это мои обязанности, функции, – а вот это чужие. Нарушаются, когда нам поручают то, что не входит в наши обязанности, или лишают полномочий. Пример: вы работаете над проектом, и вдруг вам сообщают, что он передан другому сотруднику.
Временные границы. Нарушаются, когда нас заставляют пожертвовать личным временем в пользу рабочего. Примеры: начальник требует, чтобы вы допоздна засиживались в офисе; чтобы в выходной день все шли на коллективное мероприятие (тренинг, спектакль, марафон).
Физические границы. У каждого из нас есть свое индивидуальное ощущение безопасной дистанции между нами и другим человеком (причем с разными людьми она у нас может быть разной). В среднем социальная, публичная зона составляет 3,5 м, деловая – 1–1,5 м, личная (с друзьями) – от 50 до 120 см, интимная – от нуля до 50 см. Примеры нарушений: коллега при встрече вас обнимает/целует, а вы чувствуете неловкость; начальник или коллега во время разговора стоит слишком близко. Сюда же относятся и сексуальные домогательства.

Марина Мелия – психолог, коуч, автор книг, в том числе «Успех – дело личное», «Бизнес – это психология».

1 Ф. Перлз «Гештальт-семинары» (Институт общегуманитарных исследований, 2016).

Источник: http://www.psychologies.ru/self-knowledge/zayavit-o-svoih-trebovaniyah-kak-otstaivat-lichnyie-granitsyi-na-rabote/

Советы, организация вашего рабочего времени

Рано или поздно у каждого из нас наступает такой момент, когда нам приходится задумываться об организации своего рабочего времени и в первоочерёдности действий.

В основном это происходит тогда, когда результаты от проделанной нами работы оставляют желать лучшего, в голове появляется сплошная каша и порой нам кажется, что из этого положения нет никакого выхода и даже наступают такие моменты, когда хочется всё бросить , так, как мы не видим даже маленького просвета.

Одна из причин, может быть в плохой организации своего рабочего времени и неправильных приоритетов в выборе своих действий. Многие это могут воспринять негативно, как и я в своё время.

Мне тоже казалось, что это не для меня, ведь я не сижу на месте я целыми днями, что-то делаю, решаю какие-то задачи, почти всё время у меня уходило на работу, но как я не трудился положительных результатов это не принесло, и ежедневно половину дел оставались не сделанными.

К концу дня я редко когда ощущал чувство удовлетворённости от проделанной работы, мне всё время казалось, что я упустил что-то важное.

И пришло время задуматься и об организации своего времени и какие дела следует делать в первую очередь. Для меня это конечно был выбор, потому что всё, что я делал мне казалось важным и нужным.

Но мне следовало из всех моих важных и нужных дел выбрать самые важные. Ниже я приведу примеры, каким советам я начал следовать.

Совет №1

Выбор приоритетов

Возьмите тетрадь, и запишите шесть самых важных дел на следующий день. Вам надо выбрать из самых значимых и важных, самые наиважнейшие. Например такие, которые приносят сейчас, или будут приносить в недалёком будущем материальные ценности. Записали.

Затем пронумеруйте их в порядке значимости. На следующий день, когда вы приступите к выполнению первого пункта в вашем списке, не переходите к следующему, пока не завершите пункт первый.

Аналогично этому, так же поступаете с пунктом два, три, и так до конца рабочего дня.

Не в коем случае не стоит переживать, если вам удастся выполнить не всю запланированную работу, а только две задачи, три, или может вообще одну. Помните, о том, что вы работали над самым главным, остальные дела могут подождать.

Последние пять десять минут вашего рабочего дня посвятите составлению подобного списка задач на следующий день. Внесите в него те, которые не успели сделать сегодня и новые, если такие появились по ходу дела.

Вновь распределите всё по приоритетам.

Возможно вы обнаружите, что новые задачи важнее тех, которые вы не выполнили в предыдущий день. Тогда прежние задачи опускаются на нижние позиции списка, а первые места займут новые.

Проследите, если некоторые дела день за днём уходят на последние места, значит они для вас не имеют большого значения, и их следует исключить, или перепоручить другим людям. Через несколько дней вы поймёте, что для вас является на самом деле важным, а на что не стоит тратить время.

День за днём выполняя эту процедуру вы запрограммируете своё подсознание так, что оно сможет подходить к вашим каждодневным занятиям особым образом.

Признаюсь честно, что после выполнения данного упражнения в конце рабочего дня я начал чувствовать удовлетворение от проделанной работы, даже если я выполнял не все пункты. Я знал, что сделал самые важные дела.

Совет №2

Следите за уровнем работоспособности

У каждого человека уровень энергии в течении дня изменяется. Определите период, когда вы наиболее работоспособны. Некоторые люди лучше работают по утрам, другие днём, одни активны сразу после еды, а кто-то борется со сном в течении часа после обеда. Назначайте выполнение наиболее трудных дел на то время, когда вы максимально деятельны.

Я давно за собой замечал, что мой уровень работоспособности повышается именно в вечернее время. Но я не знал, что это можно применить к выполнению своих задач. Теперь знаю и применяю.

Совет №3

Выделяйте время для себя

Наша жизнь — это не только работа. Нам нужно время, чтобы побыть с семьёй, заниматься собой и личными делами. Не позволяйте работе забирать всё время без остатка.

Если вы передадите часть не сильно важных дел своему сотруднику, или просто другому человеку, то вы можете высвободить больше время для себя.

Проанализировав свою рабочую нагрузку, вы увидите, что часто выполняете работу, с которой вполне могут справится другие (если ваш проект, только-только развивается, то конечно вам всё придётся делать самому).

Даже после применения первого совета у вас появится свободное время. У меня получилось именно так. Раньше, когда я делал всё подряд, мне никогда не хватало времени, мой рабочий день никогда не заканчивался раньше 11 ночи, а то и позже.

Сейчас я тоже работаю допоздна, но это скорее по привычки или по инерции.

Зато сейчас от осознанности того, что важные дела сделаны, ещё днём, я в любой момент могу переключиться на отдых, на семью, или на занятия другими делами, и я не буду мучится от того, что что-то не доделал.

Вот друзья несколько советов, которые возможно и вам улучшат жизнь. На самом деле советов по организации рабочего времени существует огромное количество, расписаны даже целые схемы. Но по моему глубокому убеждению, не стоит становиться роботом, мы же всё таки люди.

Конечно организация вашего рабочего времени не предполагает, что у вас всё получится и сразу. Скорее всего, надо будет менять какие-то свои привычки, об этом я писал раньше, в статье «Наши привычки и образ жизни». Помните о том, что ничего не делается сразу.

Будьте терпеливы.