Тайм-менеджмент: план и распорядок дел — психология

Как правильно составить распорядок дня. Методы тайм менеджмента

Ключ к вашему успеху — грамотно составленные расписание и правила внутреннего распорядка. Причем это касается не только рабочего пространства, но и вашей частной жизни. Брать статью за истину в первой инстанции не стоит, однако прислушаться к нашим рекомендациям все-таки лишним не будет: всё проверено на себе.

Составляем распорядок дня: незыблемые правила

Итак, с чего начинается порядок в вашем дне? Конечно, со структуры и понимания всех грядущих дел. Потратьте несколько минут на планирование — неотъемлемую часть создания списка дел. Опирайтесь в этом непростом предприятии на несколько следующих правил:

1. При составлении списка дел учитывайте правило “Лягушки”. Лягушка — это дело, которое вам не хочется выполнять, но очень надо. Так вот эту задачу ставьте в самое начало вашего дня — начинайте именно с нее. Тогда в течение следующих рабочих часов вы сможете больше времени уделять на креативные задания, и ничего не будет висеть над душой.
2. Составлению списка дел следует уделять по 5 минут утром и вечером. Проснулись, выпили кофе и открыли ежедневник — так выглядит утро продуктивного человека. Запишите по часам все свои дела на день грядущий, а затем спокойно начинайте следовать плану. То же самое перед сном — распланируйте весь завтрашний вечер, а с утра внесите правки в зависимости от положения вещей.
3. Не более 4 важных дел в день! И это далеко не последнее ограничение для ваших результатов.
4. На каждое важное дело выделяйте не более часа. Если длительность задачи прогнозируется свыше 1 часа, то следует ее разбить на подзадачи — более мелкие дела, приводящие к достижению главной цели. И опять же: не более 1 часа на каждую задачу!
5. Оставляйте дополнительные 15 минут на каждую задачу на случай, если выбьетесь из графика. Где-то эти 15 минут будут использованы, а где-то — не пригодятся. В итоге получится временной баланс, к чему каждый из нас так стремится.

С этих правил и начинается наш мануал о том, как правильно составить распорядок дня. Но что еще помимо планирования нам пригодится?

Основы тайм менеджмента для вашего дня

Испугались этого слова? Спокойно! Тайм менеджмент — это не волк, однако схожесть со зверем все-таки имеется: он беспощаден, ведь это контроль за главным нашим ресурсом по жизни — временем.

В крупных компаниях недавно начали создавать позиции тайм-менеджеров, которые занимаются оптимизацией рабочего времени сотрудников. Теперь понимаете, зачем нам это нужно? При помощи управления временем вы не только научитесь грамотно планировать, но и использовать свое свободное время.

Правило 1. Концентрируйтесь на одной конкретной задаче. Не позволяйте никому и ничему вас отвлекать от того дела, над которым трудитесь в данный момент.

Правило 2. Вы уже знаете, как правильно составить распорядок дня. Теперь дело за работой! Строго следуйте вашему плану.

Правило 3. Время составить некие правила внутреннего распорядка вашей жизни. Это может касаться и работы и личной жизни — это неважно, главное следовать им безукоризненно.

Правило 4. Подберите технику тайм менеджмента под себя. Эксперты сформулировали несколько очень интересных и рабочих гипотез, которые помогут вам в решении задач. Сейчас коротко расскажу о некоторых из них, и как только вы отыщите подходящую для себя (ориентируйтесь на продуктивность) — вносите ее в свои правила.

Методы тайм менеджмента: ищем подходящий

Перечислить и рассказать даже кратко о каждой из существующих методик — занятие пустое. Я обозначу самые популярные и, на мой взгляд, эффективные из них, но решать только вам. Итак, какой же метод выбрать для того, чтобы составить правила вашего внутреннего распорядка?

1. Pomodoro: техника, которая поможет вам сконцентрироваться на конкретном деле. Чередуйте периоды в 25 и 5 минут, где 25 — это рабочее время, а 5 минут — короткий отдых. Затем вас ждет большая пауза длиной в 15 минут.
2. GTD: в переводе на русский язык метод направлен на приведение ваших дел в порядок. Подробнее о методике смотрите в видео ниже:
3. Интеллект-карты: составьте интеллект-карту вашего дня, а затем идите по ветвям, пытаясь равномерно достичь “ядра” вашего дерева.

Для правильного составления распорядка дня я рекомендую использовать список дел ЛидерТаск — там вы найдете и многие всемирно известные техники тайм менеджмента, реализованные как дополнительные программы.

Я хочу составить свой внутренний распорядок

Источник: https://www.leadertask.ru/kak-pravilno-sostavit-rasporyadok-dnya-metody-tajm-menedzhmenta

Тайм менеджмент в Excel: система планирования рабочего времени

Планирование рабочего времени тайм-менеджмент (англ. time management), эффективное организация и управление своим рабочим временем

Существует много разных подходов в теме планирования рабочего времени и тайм-менеджмента в excel, на бумаге или в специальных программах,

ниже приведен один из таких подходов, успешно опробованный на практике и внедренный в повседневную жизнь. Для того, чтобы понять подходит он именно вам, протестируйте его на своих делах и задачах.

Тайм менеджмент в Excel и на обычном листе бумаги, а так же бесплатный таймер на ваш ноутбук или для вашего смартфорна это всё, что вам потребуется для эффективной организации своего времени, и всё это вы сможете найти, посмотреть и скачать на нашем сайте, все нужные ссылки есть на этой странице, начнем подробнее как организовать тайм менеджмент в excel.

Ссылки скачать шаблоны для планирования на день, неделю, месяц и год: в файл Excel по дням разносим что в какой день делать, скачать примеры планировщика недели (с диаграммой Ганта) здесь планирование работы на неделю и месяц, а дела на день выписываем на бумагу бланк дня файл Excel скачать можно тут планирование дел на день.

Тайм-менеджмент в Excel файл заносим дела на неделю,
а дела на день смотрим в экселе и их удобнее выписывать в блокнот

За основу планирования рабочего времени и всех дел взята неделя, т.е. гибкое планирование на основе недели. Неделя является ключевым показателем в планировании рабочего времени: год-месяц-неделя-день.

Начнем с месяца:
В последний выходной месяца составляется список результатов (назовем каждый результат Проектом). Это желаемые результаты по итогам месяца, которых вы намерены достичь в течении нового месяца. (Определите для себя 3-5 главных результатов месяца).

Необходимо учесть достигнутые результаты по целям и допущенные ошибки за прошедший месяц при планировании дел в новом месяце, скорректируйте, улучшите цели и задачи при планировании нового месяца с учетом требуемых улучшений, назовем эти действия по улучшению КД (Корректировки к Действию) . Например: нужно было прочитать книгу, книгу прочитать не получилось, забывали, читали не каждый день. КД по этой задаче задаем: читаю каждый день по 10 страниц.

Список результатов на ближайший месяц — это ваши цели на месяц, когда вы их задали для себя и сформулировали, можно приступать к планированию их достижения.

Итак, раз в неделю, например в каждое воскресенье, составляется список задач в рамках каждого Проекта — это планирование недели. Эти задачи это элементарные шаги-действия на следующую неделю. Эти шаги-действия раскидывается по дням недели в файле эксель.

При планировании дел предстоящей недели так же нужно определить 3-5 главных результатов недели, это самые важные дела недели, по ним в конце недели вы поймете насколько эффективно прошла ваша неделя.

Планирование рабочего времени ведется в файле эксель планирование работы на неделю.
Каждый вечер перед уходом с работы открывается этот файл эксель и корректируется-дополняется план на следующий день (это планирование дня).

После этого, задачи на предстоящий день из файла эксель выписывается на бумагу (лист планирование дел на день), это ваш утвержденный список дел на завтра.

Планирование рабочего времени — Тайм-менеджмент в excel и на бумаге — важные моменты:

1. Планирование рабочего времени тайм-менеджмент на основе недели — это гибкое планирование, можно и нужно корректировать-переносить задачи в рамках одной недели, это не наносит ущерба плана и ожидаемым результатам, это удобно делать в в excel файле.

2. Составлять план следующего дня накануне вечером — ключевой момент в организации времени. Утром не надо думать что делать все расписано, отключи голову, просто делай. Если нет четкого плана утром — обычно из-за думания что делать утром весь день скомкан и ничего не сделано. План следующего дня удобно выписывать из excel плана недели на обычный лист бумаги.

3. Выписывать задачи на предстоящий день на лист бумаги очень желательно, это ваш подписанный контракт с самим собой, ваше материальное обещание самому себе, да и потом — вычеркивать сделанные дела на листе бумаги это очень приятно.

4. При планировании дня, недели, месяца, года расставляйте приоритеты, выделите из всех планируемых задач три самых важных из них: запланируйте три самых важных результата дня, три самых важных результата недели, три самых важных результата месяца, три самых важных результата года. Это ваши самые важные цели, к которым вы движетесь.

При планировании самых важных результатов (дня, недели, месяца, года) используйте следующие вопросы:

• ДЛЯ ЧЕГО надо достичь результата?
• ЧТО ЗНАЧИТ УСПЕШНЫЙ РЕЗУЛЬТАТ (какие критерии успешного результата)
• КАК ДОСТИЧЬ (пошаговый план: делай раз, делай два, делай три)

Ожидаемый результат: критерии успешности вашего тайм-менеджмента

Сами задачи мы выполняем, чтобы достичь какого-то конкретного результата, иначе задачи это бессмыслица.

Результат лучше начинать планировать с «критериев успешного достижения результата».

Например, ожидаемый результат без критериев успешности достижения результата: прочитать книгу «Книга», тогда задача: читать по 30 страниц в день

И при такой постановке задач ожидаемый результат может быть достигнут (книга будет прочитана), но качество результата возможно не утроит.

Поэтому на стадии планирования закладываем критерии успешности желаемого результата: 1. книга прочитана до конца месяца 2. после прочтения составлена рецензия со списком идей для внедрения

3. полезные идеи внедрены в жизнь

задача к п.1. чтение под проект, найти минимум 3 новые идеи по вопросу «поиска новых клиентов» задача к п.1 во время прочтения маркером выделять полезные идеи задача к п.1. читать по 30 страниц в день задача к п.2 проанализировать маркерные выжимки, составить рецензию на 1 лист

задача к п.3 старт внедрения идей в течении 48 часов после прочтения

А для более глобального планирования на 10 лет и более используются другие инструменты, например тут можно скачать календарик-пинарик 2018 год, или воспользоваться наиболее эффективным колесом жизни.

Как управлять проектами и задачами: ШАГ ПРОЕКТА — как широко шагать
Эффективность рабочего времени и приоритет задач

Применяйте одновременно привычка за 21 день и 4 правила освоения нового навыка

Источник: http://wintobe.ru/time-management.html

Тайм-менеджмент идеального дня

Проснуться вовремя, без проблем — задача для утреннего тайм-менеджмента.

Первое, что вы должны помнить: чем позже вы легли, тем труднее встанете. Чтобы раньше ложиться, стоит заняться тайм-менеджментом, разобраться, почему вы не успеваете закончить дела часам к десяти вечера и спокойно лечь в 23:00, чтобы встретить утро в 07:00. Это путь непростой, но эффективный.

Если общение в социальных сетях или просмотр захватывающих сериалов ночью вас очень обогащает и помогает обрести смысл жизни, то не стоит и переживать из-за утренних мучений.

Вы же знаете, за что страдаете? Но если вы человек разумный, а я знаю немало таких ответственных людей, то каждый вечер вы будете задавать себе вопрос: «Что для меня важнее сейчас: просмотреть новости из жизни моих бесчисленных виртуальных друзей или заняться своей жизнью и выспаться?» Так что проблему со временем отхода ко сну решайте сами в соответствии с вашими приоритетами.

Во сколько бы вы ни легли, в рабочий день проснуться рано все равно придется.

Но сколько времени вы потратите на «валяние в постели»? Чтобы его минимизировать (особенно осенью и зимой) и потратить свободные 20 минут, например, на завтрак и контрастный душ, купите себе световой будильник.

Он поможет вам просыпаться более комфортно с помощью мощной лампы. Ученые уже доказали, что пробуждение от солнечного света (или его имитации) гораздо более легкое и приятное, чем от различных трелей будильника в темноте.

Когда вы проснулись и добрались до работы, встает важный вопрос дневного тайм-менеджмента: как начать рабочий день? Вот мой вариант начала рабочего дня.

Итак, вы приходите в офис, наливаете себе кофе и устраиваетесь за рабочим столом. Теперь, до того как вы включите компьютер и погрузитесь в изучение социальных сетей, подумайте о планах на день.

Чтобы как-то вас мотивировать, скажу, что в 2012 году служба исследований одной крупной компании провела опрос 2147 руководителей и выяснила, что почти половина из них ежедневно планируют свое рабочее время.

А раз уж они стали руководителями, имея такую привычку, не грех и нам попробовать внедрить ее в свою повседневную практику.

Мне нравится система «I-образный распорядок дня», которая очень проста и не занимает много времени.

Она так называется, потому что состоит из трех частей, как и английская буква I: 15-минутного утреннего планирования (горизонтальная планка буквы I) , длинного контрольного этапа, длящегося весь ваш рабочий день (вертикальная палочка) и завершающего обзора (вторая горизонтальная планка).

Верхушка I-образного распорядка дня — это время создания плана предстоящего рабочего дня. В эти 10–15 минут вы должны определиться с теми делами, которые уже назначены, и очень точно оценить необходимое для них время. Важно не забыть учесть время на дорогу, если вам придется куда-то поехать.

Запишите все ожидаемые или предсказуемые события. Они могут случиться с разной долей вероятности, но вы должны быть к ним готовы и отвести на это время. Сюда относятся телефонные звонки, переписка с клиентами и т. п.

И очень важно заранее, прямо с утра, выделить в своем плане время для обеда и разминки. Тогда потом вы не сможете сослаться на свою занятость. Потому что организованные люди успевают позаботиться не только о своевременном выполнении задач, но и о своем самочувствии, от которого в немалой степени зависит эта результативность.

И не пытайтесь записать обед и разминку в блок «ожидаемых событий»! Если вы хотите повысить личную эффективность, считайте их «уже назначенными».

Еще один важный пункт — запланировать время, свободное от дел. Нет, не для отдыха на работе! А для выполнения неожиданных или срочных заданий. Это будет ваш неприкосновенный запас, резерв, ваше секретное оружие против неожиданностей.

Ведь если ваш день расписан по минутам, у вас нет права на ошибку, стояние в пробке, затягивание переговоров, опоздания партнеров. Вы должны отвечать за все. Но это обычно приводит только к стрессу и ощущению потери контроля над ситуацией и полной беспомощности.

Не очень похоже на самодовольное проставление галочек напротив выполненных в срок дел?

Поэтому оставьте 30% вашего рабочего времени на непредвиденные обстоятельства. А если таких не случится, просто продолжите делать свои дела. Подозреваю, у вас больше задач, чем копать «отсюда и до обеда», и вам всегда есть чем заняться.

Но гениальный план — еще только часть успеха. План надо выполнять. Так что сразу переходите ко второй части I-образного распорядка дня.

Этот этап начинается почти сразу же после завершения первого и продолжается 8–9 часов, когда вы непрерывно контролируете себя и свой план: отмечаете перемены, меняете время, отведенное на некоторые дела (кроме обеда и разминки!), переставляете, добавляете и вычеркиваете задачи и действия.

Регулярный контроль поможет вам научиться более четко планировать свои рабочие дни и больше дел переносить из блока «ожидаемых» в «назначенные». Ведь, положа руку на сердце, ваши дни в офисе не так уж сильно отличаются друг от друга?

Так, контролируя и редактируя свой план, вы доберетесь до основания буквы I, которое предполагает (конечно!) подведение итогов дня. За 10–15 минут до окончания своего рабочего дня вспомните все, что было, и откорректируйте свой рабочий график в ретроспективе, стараясь не пропустить ни одного события.

Вам это кажется пустой тратой времени? Ошибаетесь.

В действительности вы осуществляете два важных дела одновременно: вы завершаете свои сегодняшние дела и готовитесь к завтрашним, перенося неоконченные или невыполненные задачи на другие дни, чтобы ничего не упустить.

Во-вторых, вы накапливаете опыт для постоянного совершенствования, отмечая реальную продолжительность каждого события, вероятные проблемы и свои ошибки планирования.

Корректируя график прошедшего дня, спрашивайте себя, что вы можете сделать для его совершенствования. Например: «Почему сегодняшнее собрание продлилось так долго? Есть ли способ сократить длительность встречи в следующий раз?», «Сколько времени сегодня ушло на разъезды по городу? Как можно удачнее распланировать маршрут и вписать его в рабочий график?»

Конечно, я понимаю, что к вечеру вы уже порядочно устали и хотите поскорее уйти из опустевшего офиса.

Но вспомните, что успешные спортсмены, врачи, психологи, тренеры всегда уделяют много времени разбору прошедших событий, так как извлечение из прошлого уроков является частью их работы и залогом звездного успеха.

Почему бы и вам не использовать эти возможности I-образного обзора для постоянного совершенствования и более эффективной работы?

Ну а теперь, после работы или учебы, начинается ваше личное время. И, как ни странно, его тоже нужно планировать. А как это делать, мы поговорим с вами в другом материале.

Источник: http://ponedelnikmag.com/post/taym-menedzhment-idealnogo-dnya

Секреты time-менеджмента, или Как планировать рабочее время продуктивно

Time-менеджмент, планирование рабочего времени или управление рабочим временем – важный навык делового человека. Успех чаще всего воспринимается как высокая результативность и как достижение значимых целей. Но не стоит забывать: время, потраченное с большой отдачей, – еще один ключевой критерий успешности.

Цели time-менеджмента

Управление рабочим временем может решить массу целей и задач, современный ритм жизни заставляет относиться ко времени с большим вниманием, а модные и успешные коучеры разрабатывают массу методик, подчиняющих время деловому ритму жизни.

Но что удивительно: многие из законов подчинения времени были открыты и сформулированы в середине 20 века, некоторые и того раньше – сотню и даже более лет назад, когда бизнес только начинал заявлять о себе и ритм жизни только начал ускоряться.

Закон Паркинсона гласит: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Этот афоризм ироничен, однако его правильность доказывается непосредственной жизнью. Наблюдая за собой, за своими близкими, а затем и за работой органов власти и официальных учреждений английский историк заметил, что как в быту, так и в общественной жизни человек готов тратить время на бесполезные дела.

Если человек не ограничивает себя временными рамками, он может выполнять работу снова и снова, бесконечно исправляя что-либо, корректируя, ища недостатки, как бы стремясь довести дело да абсолютного совершенства, действуя не на результат, а погружаясь в процесс.

Однако, соблюдение этого закона не догма. Наоборот, задача любого успешного человека – преодолеть инерцию этого правила, подчинить этот закон своим планам и установкам.

Цель time-менеджмента – организация рабочего времени, расстановка приоритетов, контроль за временем и трата его рационально.

Принципы планирования

Планирование всегда состоит из нескольких уровней:

• стратегическое глобальное (планирование на несколько лет, это сверхцель или сверхцели, которые ставит перед собой человек)
• стратегическое планирование на год или полгода (те общие задачи, которые медленно, но верно будут приближать человека к его основной, главной цели)
• тактическое планирование на месяц и на неделю,
• тактическое планирование на день.

К каждому из них предъявляются различные требования, методы time-менеджмента тоже заметно отличаются. Они очень индивидуальны и во многом формируются личностью самостоятельно.

Матрица Эйзенхауэра

Планирование на день тоже, конечно, индивидуально, однако в этом случае в деловой сфере накоплен большой опыт управления временем. Главный принцип каждодневного time-менеджмента основывается на так называемой матрице Эйзенхауэра.

36 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр разработал матрицу приоритетов, чтобы оптимизировать свое загруженное рабочее время. Он понял: все дела, которые необходимо выполнить человеку за день, можно условно разделить на важные и неважные, срочные  и не срочные.  В результате образуется следующий квадрат с 4 зонами:

Самое сложное – распределить все обязанности и заботы в эти 4 группы: понять, какие дела на самом деле важные, а какие неважные. По мнению коучеров, важные дела те, что приближают нас к намеченной цели и связаны с планированием на год.

Первый квадрат в идеале должен быть свободным, потому что если он занят, то это говорит, что важные дела не выполнялись в срок и наступил цейтнот.

Неважные и несрочные дела (как правило, это социальные сети, бесцельные телефонные разговоры, компьютерные игры и т.п.) в идеале тоже можно смело отметать в сторону и концентрироваться на важных и несрочных, занимая в графике рабочего дня им ключевое место.

Срочным и неважным делам можно находить оставшееся время или делегировать их исполнение коллегам или подчиненным.

Принцип Парето

Второй важный принцип согласуется с матрицей Эйзенхауэра и был назван в честь социолога Вильфредо Парето. Второе название принципа – принцип 20 /80, Парето еще в XIX в. заметил: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». С этим действительно трудно спорить: большая часть усилий не дает желаемых результатов.

Однако принять этот факт как данность и применять его не только к результатам, но и к потраченному времени, окажется весьма эффективным. Главное – найти эти 20% важной информации из письма или деловой беседы, которые принесут эти 80% результата. В течение дня среди круговорота дел вычленить эти 20% своих планов, выполнение которых принесет 80% успеха.

Еще один принцип time-менеджмента основывается на физиологии человека и учете его биоритмов. В течение дня человеческий организм функционирует неравномерно, кривая биоритмов выглядит примерно следующим образом:

Планируя рабочий день, важно учитывать время высокой работоспособности и обязательно оставлять время для отдыха и возможности расслабиться и отключиться, это позволить избавиться от отрицательных последствий дневного стресса.

Четвертый принцип планирования  может показаться противоречащим всему, что было описано выше, но его соблюдение будет способствовать мягкому, спокойному ощущению течения времени, чувству, что оно подвластно человеку.

План не может довлеть над человеком: вариативность и гибкость планирования – может быть, важнейшая установка time-менеджмента. Этот принцип подразумевает умение вовремя поменять планы, выстроить новые цепочки связей между событиями.

Практически это значит – фиксировать важные и срочные дела как основные, образующие остов дня, оставляя так называемые буферные зоны для возможных изменений, новых обстоятельств, непредвиденных срочных дел.

Одним словом, продуктивность и занятость нельзя смешивать, планирование позволит избежать ситуаций нехватки времени и грамотно выстроить приоритеты, от чего продуктивность рабочего дня существенно увеличится.

10 правил планирования рабочего времени

На самом деле правил может быть столько, сколько каждый человек может выбрать из предложенного ниже списка.

• Правило уединения. На работе желательно иметь возможность оставаться в одиночестве: для этого закрыть двери, установить неприемные часы, включить автоответчик, попросить секретаря о тишине. Время для подобной работы можно установить утром или ближе к окончанию рабочего дня, когда рабочий настрой офиса снижен.
• Правило рабочих блоков. Всю работу в офисе можно условно разделить на блоки: телефонные переговоры и деловая переписка, совещания и встречи с коллегами, оформление документации и работа с бумагами. Выполняя работу подобными блоками, мы экономим усилия, не переключаемся с одного вида деятельности на другой.
• Правило небольших частей – правильных ломтиков. Большое, трудное дело, стратегическую задачу невозможно выполнить однократным приложением усилий, поэтому каждодневно и методично выполняя небольшие части крупного проекта, мы тактически приближаем глобальную цель.
• Правило делегирования обязанностей. Умение делегировать полномочия – тоже часть time-менеджмента.
• Правило регламента и  правило дедлайна. Установить четкие временные рамки деловой встречи, совещания или собеседования, а также рамки выполнения работы – значит сознательно и продуктивно нарушить закон Паркинсона, сделать его своим соратником.

• Правило расстановки приоритетов. Постепенно можно выработать навык при возникновении новых дел и ситуаций мысленно присваивать каждому из них статус из матрицы Эйзенхауэра: срочное — несрочное, важное – неважное. Тогда приоритеты выстроятся автоматически.
• Правило учета времени суток и биоритмов. Важные и срочные дела планировать лучше утром. Их выполнение будут создавать ситуацию успеха в течение рабочего дня. Планирование лучше осуществлять с вечера: по мнению психологов и коучеров, тогда подсознание за ночь само оптимально выстроит распорядок следующего дня.

• Правило ведения записей: «Думай на бумаге». Записи необходимы: они организуют сознание, формируют наглядную картинку в голове, помогают контролировать себя в течение дня.
• Правило итогов. Резюме в конце рабочего дня может создать ощущение успешности, продуктивности, поможет скоординировать свои действия и планы дальнейших дней.

Методы планирования рабочего времени

Основными методами time-менеджмента является ведение записей, календарей, карт рабочего дня. В этом случае за основу берётся один или несколько принципов time-менеджмента: создается общая схема, шаблон, который может быть адаптирован, использован конкретным человеком для своего распорядка и режима дня.

Одна из авторских методик изложена в книге Трейси Брайна и называется «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!», она подразумевает разделение планов на положительно окрашенные, приятные обязанности и неприятные.

Если внимательно и сознательно проанализировать планы на день, то обязательно найдутся дела, которые выполнять не хочется (их условно можно назвать лягушками или жабами).

Именно эти дела нужно сделать в первую очередь: отбросить брезгливость и метафорически «съесть это дело-лягушку в первую очередь».

В добавление к этой методике еще один совет: чтобы послевкусие было еще приятнее, после лягушки можно «съесть дело-десерт»: сделать нечто приятное, любимое, приносящее удовольствие и радость на рабочем месте.

Интересная методика планирования рабочего дня предложена Александром и Дмитрием Цыглиными, представителями школы Франклина:

Видео о составлении карты на день

Современная форма составления планов на день – специальные программы для смартфонов и КПК (органайзеры), которые за основу берут календарь или возможности электронной таблицы, что позволяет отражать дату, время, указывать временные рамки каждого события, оставлять записи и комментарии, а также создавать не только тактические планы на день, но и видеть стратегическое движение к главной цели. Они мобильны, удобны и главное – эффективны в современных условиях жизни.

Примерные программы

Объединяя несколько методик и учитывая как можно больше принципов и правил time-менеджмента, можно создать шаблон программы.

Важно понять главное: перечень дел – это еще не план. Планом он станет только тогда, когда он сможет соответствовать правилу Брайана Трейси: «Планированием предваряют правильные поступки и предотвращают плохие».

Если потратить несколько минут, то будет ясно, какие дела можно объединить в блоки, какие дела слишком глобальны, но важны и несрочны (их, наоборот, разделить на «ровные ломтики»), какие дела можно считать «лягушками», какие станут приятным и вкусным «десертом». Можно изобразить их в виду схем или диаграмм, можно выкрасить в различные цвета.

9:00 – важные дела + дела-лягушки 10:40 – деловая переписка + важные и срочные дела 11:04 – совещания, планерки 11:34 – деловые переговоры по телефону, собеседования 13:34 – деловой обед 14:00 – буферная зона + важные и срочные дела 15:30 – важные дела + дела-десерты

17:00 – деловой ужин

Источник: https://delovoi-etiket.ru/psihologiya/1104-sekrety-time-menedzhmenta-ili-kak-planirovat-rabochee-vremya-produktivno.html

Тайм менеджмент. Cекреты управления временем и качеством

Проблему стресса из-за нехватки времени способно решить грамотное планирование. Поговорим о секретах тайм менеджмента, чтобы успевать больше за то же время, выполнять работу более качественно и с меньшей затратой сил, а, значит, чувствовать от нее максимальное удовлетворение.

Итак, секреты управления временем и качеством:

1. Принцип Парето.
2. Матрица Эйзенхауэра.
3. Диаграмма Исикавы.
4. График Ганта.

Проясним, что представляет из себя каждый из них.

1. Принцип Парето: 20% приложенных человеком усилий порождают 80% результата. Лишь 1/5 нашей работы обычно протекает эффективно, а 4/5 деятельности характеризуются в 16 раз меньшей эффективностью.

“Принцип 80/20”: важнейшие положения:

• Значимых факторов немного, а факторов незначительных  множество — лишь единичные действия приводят к важным результатам.
• Большая часть усилий не приводит к желаемым результатам.
• Большинство удачных событий обусловлено действием небольшого числа высокопроизводительных сил; большинство неприятностей связано с действием небольшого числа высокодеструктивных сил.

Значимость принципа Парето для повышения эффективности использования времени не подлежит сомнению. Исследователи в связи с этим даже предлагают развивать специальное “мышление 80/20”: умение определять, что входит в те 20% усилий, которые могут принести 80% желаемого результата. Умение отсекать лишнее в работе может дать весьма существенные результаты.

Правила экономии усилий.

• Концентрируйтесь на ресурсах, приносящих наибольшую пользу, не пытайтесь повысить эффективность всех ресурсов сразу.
• Вместо того, чтобы выполнять повседневную или (с вашей точки зрения) рутинную работу самому, перепоручайте ее специалистам, которые могут сделать ее более профессионально.
• Выбирайте карьеру и работодателей с максимальной осторожностью и, как только это становится возможным, берите людей к себе в подчинение, а не нанимайтесь к кому-нибудь другому.
• Закон 80/20 означает, что нам следует поменьше действовать. Действие подавляет мысль. Мы транжирим или проматываем наше время именно потому, что у нас его слишком много. Если бы его не было, нечего было бы транжирить! Самый продуктивный переход в любой работе — последние 20% времени перед ее сдачей. Продуктивность работы над любым проектом можно удвоить, просто сократив время, выделенное на его реализацию.
• Тот, кто регулярно в течение 10 минут готовит план своего рабочего дня, может ежедневно экономить до двух часов рабочего времени.
• Не планируйте все свое рабочее время. Практика показывает, что целесообразно планировать примерно 60% времени, 20% оставлять на спонтанные действия (например, творчество) и 20% резервировать на незапланированные действия.
• Не забывайте, что на работу, как правило, уходит столько времени, сколько на нее выделено. Поэтому стремитесь установить конкретные сроки выполнения любого задания.

2. Матрица Эйзенхауэра.  

При планировании необходимо точно определять, что именно должны сделать вы, а что можно поручить другим.

 Задачи типа В целесообразно поручить выполнить специалистам, подчиненным, одним словом, не выполнять самому, поскольку эти дела должны быть сделаны срочно, но они не слишком важны.

Что касается задач типа Г нужно взять себя в руки  и сказать себе: “Эти задачи не стоят моих усилий и времени. О них нужно просто забыть”.

Ловушка, в которую попадает большинство людей, состоит в том, что они занимаются в основном делами типа Г и В, и не могут осилить дела типа А и Б. Почему? Часто просто потому, что дела типа Г и В сделать проще, и их результаты оказываются сразу налицо. Как избавиться от этой привычки?

Привычка заниматься мелочами имеет вполне отчетливое психологическое объяснение. Все мы живем и работаем, ориентируясь как бы на две перспективы — ближнюю и дальнюю. Лишь немногие люди, для которых характерна повышенная целеустремленность, руководствуются только дальней.

Необходимо просто правильно планировать последовательность работ в течение дня: начинать нужно с относительно важной, но достаточно простой задачи. В этом случае вероятность того, что вы с ней справитесь, велика, а это создаст хороший психологический настрой — ведь день-то прошел не зря.

В таком состоянии можно браться за действительно сложные задачи; даже если в этот день с ней справиться не удастся, это не вызовет фрустрации (расстройства, самокритики).

Еще один практический прием “уплотнения” времени — составление перечня мелких (требующих 10-15 минут) дел.

Действительно, практически никогда не удается так распланировать важные и срочные дела, чтобы рабочий график был абсолютно плотным. Кроме того, для переключения с одного важного дела на другое необходимо некоторое время.

Выполнение мелких дел позволяет эффективно использовать возникающие в работе паузы, да и добавляет удовлетворения — дела идут!

Очень важное умение, способствующее не только правильному планированию времени, но и реализации планов — это навык саморазгрузки. Поэтому полезно время от времени задавать себе следующие вопросы:

• Зачем вообще это делать? (Исключить!)
• Почему именно я? (Поручить!)
• Почему именно теперь? (Установить реалистичные сроки!)
• Почему именно так? (Рационализировать!)

Делегирование, или перепоручение части прав и обязанностей — основа экономии времени.  Но делегирование явно не целесообразно когда речь идет о единовременном случае. Делегирование просто необходимо при многоразовом варианте, но прежде чем его осуществить, делегирующий  должен выработать и согласовать с тем, кому делегируют политику в отношении передаваемой работы.

3. Диаграмма Исикавы.

Успех достижения цели зависит от множества факторов, более и менее важных, поддающихся влиянию и от нас независящих. Диаграмма Исикавы служит для выявления всех возможных причин и факторов, чтобы максимально приблизить успех, устранив все существующие и контролируемые помехи.

Диаграмма названа в честь одного из крупнейших японских теоретиков менеджмента профессора Каору Исикавы.  Метод Исикава внедрен на фирме “Тойота” и  доказал свою эффективность.

Этапы создания диаграммы Исикавы:

• Определить и собрать все факторы и причины, как-нибудь образом влияющие на результат.
• Сгруппировать факторы по смыслу и причинно-следственным блокам.
• Выделить более важные и менее важные факторы внутри каждого блока.
• Проанализировать что получилось.
• Переключить внимание с факторов, которые не поддаются управлению, а также малозначимых на те, которыми можно управлять и они являются существенными.

Когда такая создаваемая диаграмма является полной, она показывает все возможные основные причины определённой проблемы. Рассмотрим на простом примере, чтобы стало понятно.

Таким образом, диаграмма Исикавы используется  для анализа влияния возможных факторов и выделение наиболее важных причин, действие которых вызывает конкретные последствия и поддается управлению.

4. График Ганта.

Он применяется для планирования. Диаграмма Ганта состоит из полос, расположенных вдоль оси времени (т.е. горизонтальной).

Каждая полоса на диаграмме представляет отдельную задачу в общем проекте (вид работы), её концы — моменты начала и завершения работы, её протяженность — длительность работы. Вертикальной осью диаграммы служит перечень задач.

Помимо этого, на диаграмме могут быть отмечены общие задачи, какая часть уже сделана, в какой последовательности работы должны выполняться, метки важных моментов, метка текущего момента времени “Cегодня” и др.

Самое интересное и полезное в графике Ганта это “веха” – точка решающего момента в ходе выполнения работ, общая граница двух или более задач.

При помощи вех можно визуально отобразить в каком порядке работы должны выполняться, как завершение (или частичное выполнение) одной работы является толчком для начала другой.

 Вехи, как и другие границы на диаграмме, не являются календарными датами! Сдвиг вехи приводит к сдвигу всего проекта. Поэтому диаграмма Ганта не является, в прямом смысле слова, графиком работ.

Другие статьи, которые могут быть вам интересны:

• Назад: Психология богатства и бедности. Сколько денег нужно для счастья?
• Вперед: Что значит доверие к себе? Как научиться доверять другим?

Источник: https://psycabi.net/psikhologiya-samorazvitiya/kak-dobitsya-uspekha/285-tajm-menedzhment-cekrety-upravleniya-vremenem-i-kachestvom

Домашний тайм менеджмент — как организовать свой день | Как все успевать

Специалисты по ТМ рекомендуют тщательно планировать свою деятельность. На составление плана на день у вас уйдет всего несколько минут, зато сэкономите вы гораздо больше.

Для выработки какого-то навыка нужно, чтобы вы выполняли определенные действия в течение примерно 3-х недель. То есть, чтобы втянуться  в планирование, нужно составлять ежедневные планы всего три недели. После окончания этого срока вы увидите, что планирование органичным образом вошло в жизнь вашей семьи, а вы стали успевать намного больше!

Итак, вы приняли решение «начать новую жизнь». Организовать свой день. Начинаем с нуля. Что советуют нам специалисты по тайм менеджменту?

Для начала попробуйте представить, что планирование времени на самом деле ничем не отличается от планирования и организации пространства. Сравним беспорядок в шкафу с беспорядком в ваших текущих делах.

Точно так же, как шкаф является ограниченным пространством, где вы должны разложить определенное количество одежды, график или расписание — это пространство, в котором вы должны разместить определенное количество дел.

На самом деле каждый день вашей жизни — это просто контейнер, обладающий определенной емкостью, которую вы можете использовать.

Теперь все упростилось: ваши дела стали «предметами», которые вы должны правильно расположить в «пространстве» своего времени.

Разделим всю процедуру планирования вашей недели на 4 этапа.

Сегодня мы поговорим о том, как составить примерный план на неделю, которым вы сможете потом постоянно пользоваться. Сначала распределим дела.

В тайм менеджменте есть такое понятие – три разных типа дел. «Жесткие» дела – привязанные к конкретному времени, они могут быть регулярными — например, работа, забрать ребенка из ДС —  или разовыми, например, посещение врача.

«Гибкие» – те дела, которые хорошо бы сделать в течение дня – постирать, приготовить обед, позаниматься с ребенком.

И, наконец, емкие – не обязательно привязанные к конкретному часу, но важные и требующие достаточного времени и заранее спланированные — тщательная уборка квартиры, поход на фитнес, выбраться с ребенком по магазинам, чтобы обновить ему зимние вещи и т.п.

Шаг 1. Предварительный план буднего дня

Итак, посмотрим, как строится ваш «типовой» день в целом? Выходные пока не трогаем, оставим на потом. На листе бумаги или на компьютере (можно воспользоваться текстовым редактором Word, создав в нем таблицу из восьми колонок) попробуем изобразить предварительную форму для вашего плана.

Получится что-то типа бланка — он должен состоять из 8 столбцов (часы + 7 дней недели), а строчек пока оставьте побольше, потом вы сможете убрать лишнее.

Теперь в первом столбце сверху вниз запишите часы, как это обычно сделано в органайзерах, а в остальных столбцах вверху — названия дней недели.

В столбце «время» укажите промежутки времени – например, с 7.30 утра (когда вы встаете утром) до 11 вечера (или так, как вам удобнее). Начинаем заполнять таблицу, пока ориентировочно. Весь день примерно разбиваем на три блока – утренний (плюс работа), дневные дела, вечерний блок.

Если вы работаете по строго установленному графику, то сначала ограничьте в ежедневнике интервал, посвященный работе. Это время аккуратно вносим в расписание в первую очередь.

А если, к примеру, вы сидите дома с малышом и подрабатываете 3 раза по 4 часа в неделю? Тогда, кроме выходных дней, у вас будет два типа расписания: один — на полностью свободные дни и второй вариант – на те дни, когда вы работаете по 4 часа.

Возьмем второй вариант — работа 4 часа в день три раза в неделю. Аккуратно впишите в соответствующие строчки и заштрихуйте это время + обязательно добавьте с обеих сторон время на дорогу! Таким образом, у нас образовался «утренний блок» дел, в данном примере – 5 часов, учитывая время на дорогу туда и обратно по полчаса (например, с 8.30 до 13.30).

(Важное правило: чтобы никуда не опаздывать, для «удаленных» дел обязательно учитывайте время на дорогу и сборы). Таким образом, каждый день (или три дня в неделю) этот промежуток уже «выпал» из вашего резерва времени.

Предусмотрим и другой вариант: в тот день, когда вы не работаете, вы отвозите ребенка в детский сад и после этого едете в магазин за продуктами. Этот промежуток времени можно также жестко «зарезервировать», практически с точностью до 10 минут.

Допустим, на обратном пути вы забрали ребенка из детского сада и уложили спать. Если по дороге домой вы прогулялись, полчаса поиграли на площадке, не забудьте и это время внести в таблицу.

После того, как вы вернулись домой, начинается «дневной» блок дел.

Добавим в список «типового» дня и другие ваши дела — сначала те, которые должны происходить регулярно и в определенное время.

Например, в пятницу вечером вы обычно навещаете родителей мужа – отметьте и этот промежуток времени в вашей таблице.

Есть ли еще какие-то дела, которые вы делаете днем достаточно регулярно? Да, конечно! Это все те «домашние» дела, которые и съедают наше женское время. Позже мы попробуем и их «разложить» по нужным местам.

Теперь — вечерний блок. Когда ваш муж приходит с работы? С этого момента у нас реализуется блок «ежевечерних» дел – вы ужинаете все вместе, играете с ребенком, проверяете уроки у старшего, укладываете детей спать, доделываете какие-то мелкие дела (например, приготовить на завтра одежду).

Попробуйте примерно выделить в плане и этот «блок» ежевечерних мелких дел (крупные дела сюда не планируем!). Если вы уложили детей спать в 21.00 , то у вас еще останется по крайней мере час-полтора, чтобы отдохнуть или посмотреть фильм, почитать книгу, сделать пару телефонных звонков.

Таким образом, между утренним и вечерним блоком у нас образовался «контейнер», состоящий из двух-трех часов. Как их использовать? Пока отложим наш ежедневный план и попробуем примерно распределить «гибкие» еженедельные дела.

Для этого вам понадобится уже ежедневник на неделю, можно купить его в магазине или просто от руки расчертить обычную тетрадь. Самое главное – чтобы вы сразу увидели в нем полную неделю, 7 дней.

Потом постепенно вы решите для себя, какой вид ежедневника вам наиболее удобен.

Планируем пока только будние дела! Сначала составим список всех более или менее регулярных дела (каждодневных или тех, которые делаются несколько раз в неделю или месяц): сюда войдут уборка квартиры, стирка, приготовление еды, глажка, ремонт одежды, покупка продуктов и т.п. Но они относятся к категории «гибких» — то есть время для них вы выбираете сами!

Приготовление еды имеет смысл учитывать отдельно только в том случае, когда вы тратите на это около часа или больше. Многие хозяйки два дня в неделю делают еду на 2-3 дня.

Теперь нужно «встроить» все эти дела в наше недельное расписание, имея в виду пока свободный «дневной» блок.

Продолжение следует…

Хотите все успевать и добиться успеха?

Используйте наши тренинги и книги на тему планирования времени и повышения личной эффективности! Начните свой путь к лучшей жизни уже сегодня!

Источник: http://yspevator.ru/domashnij-tajm-menedzhment-obzor-nedeli/

Психология управления временем

Шлеин Е.А., Колесникова Е.Н.

Актуальность исследования — время представляет собой ценный ресурс особенно в управление, на современном этапе специалисты по тайм-менеджменту используют системы хронометража для борьбы с дефицитом времени, но психологи выделяют болезнь — прокрастинация, актуальность, в изучении которой в конце ХХ в.

выросла.

Состояние разработки проблемы — Дуайт Дэвид Эйзенхауэр — «Матрица Эйзенхауэра», Джозеф Джуран — «Принцип Парето» (1941), А.А. Любищев «Система учета времени Любищева» (1916-1972), Ноаха Милграма «Прокрастинация: болезнь современности» (1992), Стивен Кови «Управление временем по Франклину».

Наличие проблемной ситуации — Нехватка времени — дефицит временного ресурса.

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, затраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и производительность [1].

Дефицит рабочего времени — нехватка временного ресурса, вызванный неправильной организацией своей деятельности, что приводит к спешке, затягивание выполнения работ, некачественной работы, что существенно влияет на эффективность и результаты работы всего предприятия [1].

Современная научная организация труда (НОТ) предлагает использовать такие методы для управления временем: 1. Составление планов дня с помощью метода «Альпы» 2. Установление приоритетов с помощью анализа ABC 3. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра.

Специалисты по тайм-менеджменту считают, что проблема вовсе не в нехватке времени, и выделяют такие проблемы [2]

1. Важность. Времени всегда не хватает на важные дела, поэтому необходимо правильно распределять дела на срочные и важные и вообще не нужны. Совет: использовать матрицу Эйзенхауэра.

2. Объемы. Планировать было так же плохо, как планировать много. Поэтому необходимо адекватно относиться к планированию своего дня. С этой целью можно воспользоваться системой учета времени Любищева.

3. Эмоции. Очень часто сосредоточиться на выполнении важных задач нам мешают эмоции. Совет: научиться отгораживаться от посторонних мыслей (выключить телефон, закрыть окна и т.д.).

4. Неумение говорить «нет». Очень часто решать наши собственные задачи и добиваться целей нам мешают люди, которым мы так и не научились говорить «нет». Совет: говорить «нет» может не каждый. Гораздо проще сказать «давай через часик» или «зайди, пожалуйста, после обеда».

5. Рутинная работа. Очень часто сосредоточиться на важном, главном мешает большое количество мелких рутинных задач, в результате чего теряется время на выполнение важной работы. Совет. Стараться делать рутинную работу как только она появиться и использовать для этого образованные интервалы времени между большой работой.

6. Мотивация. Очень вероятно, что люди слишком долго «раскачиваются» и работают медленно из-за низкой мотивации.

Но психологи в отличие от специалистов по тайм-менеджменту утверждают, что результат нехватки времени — это результат психологической болезни.

Прокрастинация — понятие в психологии, обозначающее склонность к постоянному «откладыванию на потом» неприятных мыслей и дел, проявляется в том, что человек, осознавая необходимость выполнения вполне конкретных важных дел (например, своих должностных обязанностей), игнорирует эту необходимость и отвлекает свое внимание на бытовые мелочи или развлечения. [1].

Впервые исторический анализ феномена прокрастинации был сделан в работе Ноаха Милграма «Прокрастинация: болезнь современности» (1992). А широкие научные дискуссии о данном феномене начались двадцатью годами ранее.

Однако упоминания о прокрастинация и описания этого явления можно встретить гораздо раньше, в том числе в работах времен расцвета индустриальной революции в середине XVIII века, и в Оксфордском словаре 1548 года. Более глубокие исторические исследования показали, что еще римский консул Марк Цицерон в 40 году до н. е.

жаловался на проявления прокрастинации в высших кругах власти; Гесиод, греческий поэт, в 800 году до н. е. пишет о «откладывают на завтра».

Таким образом, можно сделать вывод, что прокрастинация была всегда. Но в конце XX века актуальность проблемы возросла настолько, что появилась необходимость ее изучения, были созданы теории и методики измерения уровня прокрастинации, техники ее ослабление.

Существует множество теорий, пытающихся объяснить данное явление, но ни одна из них не является универсальной.

1. Беспокойство. По этой теории, единственной и основной причиной прокрастинации является чувство беспокойства, стресс. Одним из источников беспокойства является страх перед будущим: переживания за невыполненную работу, не оправданы усилия подобное.

Другой источник — перфекционизм, что проявляется в попытке достичь совершенства, концентрации на деталях и игнорирование ограничений по времени. Перфекционисты также часто получают удовольствие от крайних сроков, от еще большего давления обстоятельств.

2. Самоограничение. По этой теории, прокрастинатор ограничивает себя из подсознательного страха стать успешным, выделиться из массы и показать себя лучше, чем другие.

3. Неповиновение (дух противоречия). Согласно данной теории, людей раздражают навязанные роли, программы, планы, и они откладываем дело, чтобы продемонстрировать окружающим, руководству, миру свою самостоятельность и способность действовать в соответствии со своим собственным решением.

4. Теория временной мотивации.

Согласно этой теории, субъективная полезность действия (Utility), которая и определяет желание человека его осуществлять, зависит от четырех параметров: уверенности в успехе (Expectancy), ценности, то есть предполагаемого вознаграждения (Value), срока до окончания работы (Delay) и уровня нетерпения, то есть чувствительности к задержкам (G).

Человек считает более полезным дело, если уверен в его удачном завершении и ждет его результатам большого вознаграждения. Напротив, субъективно менее полезными кажутся дела, до завершения которых осталось еще много времени. Кроме того, чем больнее мы переносим задержки, тем менее полезными нам кажутся дела, на завершение которых требуется некоторое время.

В рамках дисциплины «Time management» («Управление временем») существует целый ряд методик, позволяющих в большей или меньшей степени снизить уровень прокрастинации.

1. Категоризация использования времени. Эта техника рекомендуется для людей у ​​которых не возникает особых проблем в борьбе с прокрастинация, ее автор Люси Макдональд рекомендует ссылаться на идеи Дуайта Эйзенхауэра и Стивена Кови автора методики Franklin Time Management («Управление временем по Франклину») [3].

2. Воспитание трудолюбия. Человеку следует поддерживать позитивный настрой, находя позитивный настрой от выполнения любого предыдущего действия. Вариантом этой техники будет составление расписания, в котором центральное место занимают не дела с перерывами на отдых, а отдых, перемежающийся с делами.

3. Распределение усилий. Эта техника знакома всем спортсменам — необходимо научиться распределять свои силы, планировать свою деятельность так, чтобы все задуманное было осуществлено без надрыва.

Энергия тратится впустую, если мы не осуществляем то, что запланировали, и планируем то, чего никогда не осуществим.

Поэтому суть техники можно выразить следующими словами — не планируй вперед, если есть незаконченные дела.

Но необходимо акцентировать внимание на 2-х методиках борьбы с прокрастинация, которые в основном не используются в научном тайм-менеджменте.

4. Планирование дел. Одной из полезных для борьбы с прокрастинации методик планирования является Getting Things Done, GTD («Доведение до результата» или «тайм-драйв»), разработанная Дэвидом Алленом в 2002 году — методика повышения личной эффективности.

Идея методики: стресс возникает, из-за необходимости постоянно помнить о множестве дел различной важности и срочности. Поэтому необходимо разгрузить мозг, перенеся все планы на внешние носители, распределить их по категориям (текущие, проекты, постоянные обязанности и т.п.

), важности и срочности [4]. GTD не относят к тайм-менеджменту.

Методология GTD. В тайм-менеджменте приоритеты обычно играют центральную роль. GTD предлагает 2 других элемента — контроль и видение, используя три базовые модели:

1. Управление рабочим процессом; (используется для, того чтобы взять под контроль все задачи и поручения) состоит из пяти фаз: сбор; обработка; организация; осмотр; действия.

2. 6-уровневая модель обзора работы; используется для видения перспективы задач и поручений. По восходящей линии — текущие дела; текущие проекты; круг обязанностей; ближайшие годы (1-2 года) пятилетняя перспектива (3-5 лет) ; жизни.

3. Естественный метод планирования; Аллен отмечает, что первых двух моделей достаточно для получения контроля и видения. Однако существуют случаи, которые требуют более глубокого обдумывания и размышления.

Для этого используется третья главная модель.

Модель планирования состоит из 5 стадий: определение цели и принципов; видение желаемых результатов; мозговой штурм, организация, определение следующего конкретного действия.

GTD облегчает этот процесс, основываясь на хранении, отслеживание и использовании подробной информации, связанной с задачей, которая выполняется.

В качестве материальных носителей информации Аллен предлагает использовать систему «43 папок», 31 из папок используется на каждый день месяца и 12 на каждый месяц года.

Для удобного поиска и структурирования информации, Аллен рекомендует, использовать папки, таким образом, чтобы все документы, относящиеся к одному проекту, находились в одном месте.

Даже если к проекту принадлежит лишь один документ.

Электронные носители. До 2008 года состоялся «виртуальный взрыв» и элементы системы GTD поддерживали уже около 100 приложений. Некоторые из таких приложений Things, Remember The Milk, OmniFocus, MyLifeOrganized и LeaderTask.

5. Управление целями. Системы хронометража, которым учат на курсах управления временем, «направлены назад» — это учет уже использованного. Система Франклина «направлена ​​вперед» — она ​​работает с тем, что должно быть сделано. Визуально выглядит ступенчатой ​​пирамиды, а процесс ее применения — как процесс строительства этой пирамиды, состоит из:

1) Главные жизненные цели (чего хочет от жизни) — список жизненных ценностей;

2) Глобальная цель (достойная цель творческого человека) — цель жизни, максимум которого хочет достичь человек;

3) Главный план достижения цели — поставив перед собой цель, следует составить генеральный план достижения цели;

4) Долгосрочный план (на год) — промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков.

5) Долгосрочный план — план на срок от полумесяца до 3-х месяцев, будет исходным для осуществления долгосрочного плана; (см. рис. 1)

Рис.1. Пирамида Системы Франклина

6) План на день. В рамках одного дня Франклин использовал другой способ управления временем. Все задания делятся на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные. (см.рис.2)

Рис.2. План на день по Франклину

Все планы необходимо периодически пересматривать и раз в необходимо критически взглянуть на поставленную глобальную цель. Многие, те кто применял систему Франклина, отмечают, что она помогает значительно повысить эффективность работы. Одновременное использование системы Франклина и любой системы хронометража позволяет взглянуть и «вперед» и «назад».

Вывод.

С точки зрения борьбы с прокрастинации вышеупомянутые системы «управления по Франклину» и GTD, не гарантируют стопроцентного результата, но они необходимы для того, чтобы при выполнении любого действия люди хотя бы отдаленно, в перспективе, представляли, для чего (в масштабах всей жизни) это делается и на что влияет. Люди учатся понимать, чего они хотят, чего добиваются, что нужно для этого сделать, каждое действие наполняется конкретным личным содержанием, в результате люди реже откладывает по-настоящему важные дела.

Литература:

1. [Електронний ресурс] — Режим доступа: http://Wikipedia.org

2. [Електронний ресурс] — Статья: Марина Тумовская: Нехватка времени — Режим доступа: http://womanwiki.ru/w/Нехватка_времени

3. Lucy Macdonald, «Learn to make time», 2006. – 1 электрон. опт. диск (DVD-ROM): цвет. ; 12 см. — Систем. Требов.: Pentium ; 32 Mb RAM ; Windows 95, 98, 2000, XP ; MS Word 97-2003. – Название с контейнера.

4. Аллен Д. Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса = Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. — М.: Вильямс, 2007. — С. 368. — ISBN 978-5-8459-1234-3.

5. [Електронний ресурс] — Стаття: Александр Левитас: Управление временем по методу Франклина — Режим доступа: http://www.levitas.ru/franklin.htm

Источник: http://be5.biz/ekonomika1/r2012/3241.htm